ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessi Abloy oy:n taloushallinnon henkilöstön näkökulmasta

Abstract

Yritysten kiinnostus toiminnanohjausjärjestelmiä (ERP-järjestelmä, ERP) kohtaan on ollut alati kasvavaa aina 1990-luvulta alkaen. Toiminnanohjausjärjestelmien yleistymisestä huolimatta järjestelmän käyttöönottoa voidaan kuitenkin kuvata vain harvoin yksinkertaiseksi ja ongelmitta eteneväksi prosessiksi. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa on toisinaan kuvattu yhdeksi suurimmista ja vaikeimmista muutosprosesseista, jonka organisaatio on käynyt koskaan läpi.

Opinnäytetyön tarkoituksena on tarkastella ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessia erityisesti taloushallinnon henkilöstön näkökulmasta. Työ on laadittu toimeksiantona Abloy Oy:lle, yhdelle maailman johtavista lukkojen ja lukitusjärjestelmien valmistajista.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu ERP-järjestelmien lisäksi muutosjohtamiseen kytkeytyvien teemojen varaan. Tarkasteltavaksi on otettu erityisesti ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessiin mahdollisesti liittyvä muutosvastarinta sekä viestinnän ja henkilöstön osallistamisen merkitys projektin kannalta.

Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jonka tiimoilta kohdeyrityksessä tehtiin seitsemän teemahaastattelua. Tutkimus vahvistaa osaltaan käsitystä onnistuneen ja oikea-aikaisen projektiviestinnän tärkeydestä sekä henkilöstön osallistamisen merkityksestä. Lisäksi tutkimus luo kuvaa siitä, kuinka pitkä ja kuormittava prosessi ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessi voi olla.

Companies' interest toward Enterprise Resource Planning Systems (ERP) has continuously increased since the 1990s. Despite the fact that ERP systems have become more common, the implementation of new ERP solution can rarely be described as a simple and easily floating process. At times ERP implementation has been narrated to be one of the biggest and hardest processes which an organization has ever faced.

The aim of this thesis is to observe the implementation process of a new ERP system from the viewpoint of financial administration personnel. The thesis has been made as an assignment for Abloy Ltd – one of the leading companies in the global locking system industry.

In addition to ERP systems, the theoretical framework of this thesis is based on themes around change management. In this context, special attention has been given to potential change resistance to ERP implementation. The meaning of communication and employee involvement has also been observed from the perspective of the project.

The current thesis was carried out as a qualitative study which included seven theme interviews. The study confirms preconceptions about successful and well-timed project communication and the importance of employee involvement. In addition the study depicts a picture that ERP implementation is a long and demanding process.