Yrityksen yksikkö Y:n ja yksikkö X:n välisen sisäisen viestinnän kehittäminen

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää Yrityksen yksikkö Y:n ja yksikkö X:n välistä sisäistä viestintää. Tavoitteen saavuttamiseksi syvennyttiin sisäisen viestinnän teoriaan ja toteutettiin kyselylomake. Teoriaosuudessa painotetaan Juholin uuden agendan nä-kökulmaa. Teoriaosuuden tavoitteena oli käsitellä aihealueita, jotka liittyvät läheisesti tutkimuksen ja toimeksiantajan aihepiiriin. Teoria avaa yhteisöviestinnän käsitekenttää, sisäistä viestintää, foorumeita ja johtamisviestinnän ulottuvuuksia delegoinnin, koordinoinnin, palautteen, muutosviestinnän ja maantieteellisen hajautuneisuuden vaikutusten kautta.

Tutkimus toteutettiin tekemällä sähköinen kyselylomake. Kyselylomakkeen vastausten perusteella pyrittiin löytämään sisäisestä viestinnästä sen heikkouksia ja vahvuuksia. Kysely suunnattiin molempien yksiköiden esimiehille, lähiesimiehille ja muille erikoistehtäviä suorittaville työntekijöille, jotka eniten viestivät yksiköstä toiseen. Kysely lähetettiin sähköisesti 17 henkilölle. Kysely sisälsi monipuolisesti suljettuja, sekamuotoisia ja avoimia kysymyksiä. Kyselyssä hyödynnettiin myös Likert-asteikkoa.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa toimeksiantajalle konkreettisia työkaluja sisäisen viestinnän parantamiseksi, kuten vastuita ilmaisevan yhteyshenkilö taulukon ja sähköposti-ohjelman erikoisominaisuuksien käyttöohjeita. Toimeksiantajan osuus on salattu toimeksiantajan pyynnöstä.

The purpose of this study was to develop the internal communications between yksikkö Y and yksikkö X. To achieve this purpose the thesis focused on the theory of internal communications and a survey was implemented. Theory introduces the concepts of organizational communication, internal communication, forums and management communication.

The empirical study consisted of an online survey. Based on the survey’s results the aim was to find the strengths and weaknesses of the internal communications between the units. The questionnaire was sent to the managers, immediate superiors and to other employees who communicate frequently from one unit to the other. The study was sent to 17 participants and it included closed, hybrid and open questions.

The objective was to produce practical measures to the client and to develop their internal communications. The suggested tangible measures regard the clarification of the responsibilities and assignments, the utilisation of the most popular forums and improving the content of messages. Measures included e.g. contact information table and instructions for the Outlook 2010 email. The practical part will be kept confidential at the request of the client.