Perehdyttämiskansio Scandic Kiannon Kuohujen vastaanottoon

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Scandic Kiannon Kuohuille. Kyseessä on toiminnallinen opinnäytetyö, jonka tuotoksena oli perehdyttämiskansio hotellin vastaanottoon. Tavoitteena oli luoda perehdyttämisen tueksi selkeä perehdyttämiskansio, jonka avulla harjoittelijat ja uudet työntekijät saisivat tukea omaan oppimisprosessiinsa. Vastaanoton työhön liittyvän yleisen tiedon lisäksi kansioon oli tarkoitus sisällyttää myös yksityiskohtaisempia ohjeita varsinaisiin työtehtäviin.

Perehdyttämiskansion kokoamisprosessi oli pitkä. Materiaali kirjoitettiin suurelta osin omien havaintojen ja kokemusten pohjalta, sillä valmiin materiaalin määrä oli vähäistä. Sisällöstä keskusteltiin vastaanoton työntekijöiden kanssa, ja heidän toiveensa otettiin huomioon perehdyttämiskansion sisällössä. Harjoittelijoiden tai uusien työntekijöiden tullessa taloon, auttaa perehdyttämiskansio heitä työtehtävien ja toimintatapojen sisäistämisessä ja mahdollistaa nopeammin itsenäisen työskentelyn.

Perehdyttäminen on monivaiheinen prosessi, jonka aikana uudelle työntekijälle opetetaan olennaisia asioita tulevasta työstä. Siihen kuuluvat ne toimenpiteet, joiden avulla kehitetään uuden työntekijän osaamista niin, että hän pääsee työssään mahdollisimman hyvin alkuun. Hyvin suoritettu perehdyttäminen synnyttää luontevan suhteen esimieheen ja työtovereihin sekä auttaa työympäristön ja työtehtävien oppimisessa.

Perehdyttämisellä voidaan suuresti vaikuttaa myös työntekijän työmotivaatioon. Oppimisvaiheessa motivaatio syntyy pääosin onnistumisen todennäköisyydestä, tekemisen ilosta ja siitä, kuinka tärkeää asia on oppijalle. Työmotivaatiota käsiteltäessä tarkasteltiin ensin erilaisia motivaatioteorioita, jotta pystyttiin ymmärtämään paremmin motivaation syntymiseen vaikuttavia tekijöitä. Mitä korkeampi työntekijän motivaatio on, sitä ahkerammin hän työskentelee saavuttaakseen hänelle asetetut työtavoitteet.

Perehdyttämiskansiolla tuetaan perehdyttämistä sekä edesautetaan motivaation syntymistä ja ylläpitämistä. Harjoittelijat ja uudet työntekijät saavat itsevarmuutta työn tekemiseen, kun asiat on helppo tarkistaa yhdestä kansiosta tarpeen tullen. Kansio selkiyttää myös perehdyttämisjärjestelmää, koska perehdyttämistilanteessa voidaan edetä järjestelmällisesti kansion sisällön mukaan.

This thesis was done for Scandic Kiannon Kuohut as a commission. The product of this functional thesis was a job orientation guide to the reception of the hotel. The goal was to create a clear orientation guide for trainees and new employees to support the orientation and learning process. The guide was designed to include general information about work at the reception but also some detailed instructions to actual tasks.

The orientation guide was put together within a long period of time. The material was written mostly based on personal observations and experience because there was not much ready material at the hotel. Conversations about the contents were held with the employees at the reception and their wishes were noticed. The orientation guide helps trainees and new employees to adopt work tasks and methods, and makes the transfer into independent work smoother.

Orientation is a multi-phased process during which the new employee is taught essential things about the future work. It includes measures that help to develop the skills of the new employees so that they are enabled a good start to their work. Well performed orientation creates a natural relationship between the employer and employees, and helps to learn about the work environment and tasks.

Employees’ motivation to work can be greatly influenced by orientation, as well. Motivation is mainly formed by the probability of success, joy of activity and the importance of the tasks to the learner. When dealing with motivation to work, different motivation theories were studied to understand the different factors that influence motivation. Employees work harder to achieve the goals that are set to them when they are motivated.

The orientation guide was made to support the orientation and to help forming and maintaining the motivation. Trainees and new employees receive confidence to work when things are easy to check from one guide as needed. The guide also clears up the orientation system because the orientation process can be carried out systematically along with the contents of the guide.