Taulukko-ohjelmiston hyötykäyttö mikroyrityksessä

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli tutkia, onko taulukko-ohjelmistosta mikroyritykselle muuta hyötyä kuin mihin ne ovat sitä tähän saakka käyttäneet. Näkökulmaksi otettiin erityisesti sovellusten tekeminen ohjelmistolla käyttäen makroja tekemään toimintoja. Samalla tarkasteltiin, olisiko sovelluksesta hyötyä yritykselle sen jokapäiväisessä työskentelyssä. Hyödyllisyyden määritelmiksi tässä tutkimuksessa otettiin helppokäyttöisyys, omaksuttavuus, sekä säästö, oli sitten kyseessä ajallinen tai rahallinen.

Tutkimus suoritettiin toimintatutkimuksena. Tulokset pohjautuvat itse tekemiseen, sen myötä kerättyyn havainnoitaviin tuloksiin, testaamiseen ja keskusteluihin loppukäyttäjän kanssa. Tutkimukselle on valittu kohdeyritykseksi pieni yhden hengen mikroyritys, jossa testataan sovellusta joka rakennetaan osana tutkimusta. Testin aikana kerättiin tuloksia havainnoimalla sovelluksen käyttöä kuin myös keräämällä kommentteja käyttäjältä. Testijakson lopuksi suoritettiin loppukeskustelu käyttäjän kanssa, jossa kerättiin tarkemmin kokemuksia sovelluksesta ja muuhunkin siihen liittyvästä.

Teoriaosassa käydään läpi, miten päädyttiin tutkimuksessa rakennettuun sovellukseen. Tarkastellaan yritystoiminnan eri osa-alueet, joista katsotaan miten niissä sillä hetkellä hyödynnetään ICT-ratkaisuja. Tämän pohjalta pohditaan eri kehitysratkaisu vaihtoehtoja. Esille tulleista vaihtoehdoista valitaan yksi toteutettavaksi. Teoriassa tutustutaan myös taulukko-ohjelmistoon. Mikä se on, mitä sillä voi peruskäytössä tehdä, sekä hieman niiden makro toimintaa. Tässä kyseissä tutkimuksessa toiminta perustuu Excel ohjelmiston käyttöön. Teoriaosassa tuodaan esille muitakin ohjelmistoja.

Taulukko-ohjelmisto voi tarjota hyötyä yrityksen toiminnassa. Erityisesti esille nousi sen mahdollisuudet toimia käytännöllisenä tiedonhallintajärjestelmänä. Tutkimuksessa tehty sovellus oli ollut käyttäjän mielestä hyödyllinen ja helppokäyttöinen, jonka myötä hän koki sen myös aikaa säästävänä. Tutkimuksen tuloksia voidaan pitää suuntaa antavina, johtuen pienestä otoksesta. Laajemman tutkimuksen myötä asiasta on mahdollista tehdä yleistävämpiä johtopäätöksiä.

The purpose of this study is to try to find out if there are other ways for micro-enterprises to use Excel software. This was approached from the point of view of making applications by using Excel software, and doing this by using macros to make functions. The aim was to find out whether the application would be useful in a company’s everyday work. The definition of usefulness in this study is the program's ease of use, its adaptability and its savings - be they time or money.

The approach of this study is functional. The results are based on program-creation, data observation, testing and discussions with the end user. The target company of the study is a small one-man business, which was the platform for testing the application that was created for this study. While testing, data was gathered by observing and getting comments from the user. At the end of the test period, there was one larger and more planned end conversation with the user, in which more precise experiences of the application were gathered.

In the theory section, the choice of application as the most suitable form of data collection is discussed. Different aspects of business are considered and how ICT solutions are used at the moment. After that, attention is paid to different kinds of improvement ideas, one of which was chosen for this study. The theory also includes information about spreadsheet software, what the basic uses include, and also some information about macros. The current study is based on working with Excel, but other software is also introduced in the theory section.

In the results the conclusion was made that spreadsheet software can have some benefits while using it on an everyday basis. It especially offers possibilities as a practical data handling system. The application created as a part of the study was found useful and easy to use by the end user, which made him think that it also saved time. These results can be seen as guidelines, because the sample is too small to make general conclusions. If in the future someone conducts a similar study with a bigger sample, it could offer possibilities for making general conclusions.