Hyvä intranet : case: ISLAB

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tutkimus taustatietojen keräämisestä ISLAB:n intranetin päivittämistä varten. ISLAB:n nykyinen intranet on ollut käytössä vuodesta 2008 saakka, jonka jälkeen se on vanhentuessaan jäänyt kehityksessä jälkeen, eikä enää tarjoa parasta mahdollista intranetin käyttökokemusta. Tämän seurauksena sain toimeksiannon kyselytutkimuksen toteuttamiseksi aiheesta.

Tutkimus toteutettiin sähköisellä kyselylomakkeella, jossa käytettiin hyväksi monivalintakysymysten lisäksi paljon avoimia kysymyksiä. Näiden avulla pyrittiin löytämään nykyisen intranetin ongelmakohtia sekä kehitysehdotuksia tulevaa intranetiä varten suuremmalla tarkkuudella, kuin pelkällä määrällisellä tutkimuksella olisi ollut mahdollista. Kyselylomake lähetettiin jokaiselle ISLAB:n työntekijälle, joista 19,2 prosenttia vastasi koko lomakkeeseen.

Tutkimuksen tuloksista kävi ilmi, että nykyiseen intranetiin oltiin suhteellisen tyytyväisiä, mutta selkeitä puutteitakin löytyi. Eniten kritiikkiä sai osakseen aineistonhallinta ja sen hakutoiminto. Myös ulkoasuun ja käyttöliittymään toivottiin parannuksia. Nykyisen ulkoasun sanottiin olevan tylsä ja vanhanaikainen, eikä se näin ollen houkuttele käyttämään intranetiä.

Tutkimustuloksia vertaillessa aiempiin tutkimuksiin huomattiin paljon samankaltaisuuksia. Vertailun perusteella tutkimustuloksia voidaan pitää ainakin jossain määrin yleistettävissä. Suurimmat erot löytyivät toiseen vastaavaan tutkimukseen verratessa, mutta kyseisessä yrityksessä intranetin käyttötarkoitus oli myös hieman erilainen kuin ISLAB:ssa.

Kaiken kaikkiaan tutkimuksen tavoitteissa onnistuttiin hyvin, ja kehitysehdotuksia löytyi kiitettävästi. Tärkein jatkotutkimuksen kohde tulee olemaan uuden intranetin käytön tyytyväisyyttä mittaava tutkimus, jotta nähdään kuinka hyvin tästä tutkimuksesta saadut tulokset todellisuudessa auttoivat uutta intranetiä kehittäessä.

The subject of this thesis is a study about the intranet of ISLAB. ISLAB's current intranet has been in use since 2008 and has since been outdated in its features and updatability. For this reason I was assigned to conduct a study with the objective of finding out the shortcomings of ISLAB's current intranet, and to get ideas on how to fix them.

The study was mostly conducted using a questionnaire which was sent to all employees. The questionnaire utilized many open questions for more extensive and detailed feedback than would have been possible with just multiple-choice questions. Out of 694 employees 133 finished the questionnaire giving a response rate of 19.2 percent.

The results of this study show that while the current intranet still does its job fairly well, there is plenty of room for improvement. The main issue with ISLAB's current intranet from the users perspective is the content management system and its search function. Also the layout of the intranet was described as being boring and old-fashioned making the user experience less pleasant than it could be.

Compared to previous studies on this subject, plenty of similarities were found. This means that the results of this study can be applied to other organisations intranets as well, at least to some extent. This depends heavily on what the organisation wants it's intranet to be. For some it is used mostly for communication, whereas others may use it as a tool for assisting them in everyday work.

The goals of this study were met as the areas needing improvement were clearly found. Further studies could be conducted during or after the development process of the new intranet to see how accurate the results of this study actually were once implemented.