Asiakkaan kyky tunnistaa omat tarpeet ja vaatimukset verkkosivuprojektissa : case: Lahden musiikkiopisto

Abstract

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä selvitetään, miten hyvin asiakas on kykenevä määrittelemään verkkosivun vaatimukset verkkosivuprojektissa sekä muuttuvatko tai lisääntyvätkö vaatimukset verkkosivuprojektin aikana. Työssä selvitetään myös sidosryhmien näkemyksiä sekä niiden eroavaisuuksia. Edellämainittuja asioita tutkimalla luodaan käsitys, kuinka hyvin asiakas on kykenevä tunnistamaan omat tarpeet ja vaatimukset verkkosivuprojektissa. Tutkimuksen yhteydessä toteutetaan uusi verkkosivusto opinnäytetyön asiakkaalle, Lahden musiikkiopistolle. Työssä käydään läpi myös verkkosivuprojektin lähtökohdat, tavoitteet sekä siihen liittyvät vaiheet.

Tämän tutkimuksen aineisto kerättiin haastatteluilla sekä sähköposteilla. Päähaastateltava on Lahden musiikkiopiston markkinointisuunnittelija, joka toimi projektin ohjaushenkilönä sekä asiakkaan edustajana. Hänen kanssaan tehtiin verkkosivun vaatimusmäärittely sekä seurattiin miten vaatimukset muuttuivat järjestämällä välipalavereja sekä vaihtamalla sähköposteja. Tämän lisäksi haastateltiin eri sidosryhmiä erilaisten näkökulmien selvittämiseksi. Opiston sidosryhmiä ovat opettajat, oppilaat, ulkoiset asiakkaat sekä hallintohenkilöstö.

Tämän tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että asiakkaan kyky tunnistaa omat vaatimuksensa ja tarpeensa on hyvin pintapuolinen. Tutkimuksesta selvisi, että asiakas ei osaa kertoa tarkasti mitä haluaa verkkosivuilta ennen kuin näkee ensimmäisiä ulkoasusuunnitelmia uusista verkkosivuista. Uusia ulkoasutoiveita sekä toiminnallisia vaatimuksia ilmeni projektin aikana. Tulokset olivat teorian kanssa pääosin yhteneviä. Tutkimuksessa selvisi myös, ettei sidosryhmien näkemyksissä ollut suuria eroavaisuuksia. Suurin osa sidosryhmistä oli tyytyväisiä nykyisiin verkkosivuihin, mutta kaipasi lähinnä selkeyttä.

This thesis studies the ability of a web development project’s client to assess the scope of requirement specification, and how the client’s demands for the website increase or evolve over the course of the project. Further, this thesis also studies the views and differences in the interests of the stakeholders concerned. The central research question in the study is ‘how well is a client of a web site development project capable of determining own needs and requirements. Along with the research study a new website was developed for the case company of the thesis, the Music Institute of Lahti.

The data for this study was collected utilizing recorded interviews and e-mail. The Music Institute’s contact person for the study also acted as a stakeholder in the interviews and as the client’s representative in the website development project’s steering group meetings.

The requirement specification for the site and the monitoring of the evolving requirements were conducted using steering meetings and exchanging e-mails. In addition to this members of different stakeholder groups were interviewed to include the input from different user groups during development. The stakeholder groups consisted of teachers, students, external customers and the administrative staff.

The findings of this study indicate the client’s initial ability to identify requirements and demands to be quite low.The client had difficulties in describing her needs for the new website before being displayed the first drafts of the layout designs. Several new requirements for both the layout and the base functionality of the website emerged during the development. The findings of the study are mostly in line with the theoretical framework of previous studies and sources on the related issues. The study also finds the interests of stakeholder groups concerning the requirements for the website to be atypically closely aligned with each other in comparison to what the framework suggested. Most stakeholders were mostly satisfied with the general qualities of the original website, only wishing increased ease of access and readability.