Tietojärjestelmän versionvaihdon suunnittelun esiselvitys yrityksessä X

Abstract

Tietojärjestelmien tehtävänä on tukea yrityksen liiketoimintaa sekä helpottaa toimintojen suorittamista. Nykyaikana yritykset ovat yhä riippuvaisempia tietojärjestelmistä ja niiden toiminnasta, koska järjestelmät ovat tuotannontekovälineitä, jotka kasvattavat merkitystään liiketoiminnalle jatkuvasti. Tietojärjestelmiä on pidettävä ajan tasalla ja huollettava kuten koneitakin.

Tietojärjestelmien toimittajat julkaisevat järjestelmistä uusia versioita, joiden päivittäminen voi olla perusteltua. Tietojärjestelmien pitäminen ajan tasalla lisää yrityksen kilpailukykyä ja kustannustehokkuutta sekä voi mahdollistaa tärkeiden tietoteknisten ratkaisujen toteuttamisen.

Tietojärjestelmän version vaihtaminen voi olla ajallisesti pitkä prosessi, joka sitoo yrityksen resursseja monella eri tavalla. Version vaihtamista harkittaessa on mietittävä sitä, onko lopputulos tarkoituksen mukainen eli saadaanko panostuksilla vaadittu lopputulos, joka tukee yrityksen strategiaa. Tietojärjestelmän päivitys on suuri järjestelmäprojekti sekä mittava investointi.

Opinnäytetyössä selvitetään tietojärjestelmän versionvaihdon liittymistä tietohallintostrategiaan. Lisäksi käsitellään versionvaihtoa järjestelmäinvestointina ja tietojärjestelmäprojektina yrityksen sisällä. Työn tarkoituksena on toimia versionvaihtoa edeltävänä esiselvityksenä ja tuoda esiin seikkoja, jotka on syytä selvittää ennen kuin projektia käynnistetään tai aletaan toteuttaa. Näin vältytään toteutukseen liittyviltä riskeiltä, jotka olisivat ennakoinnilla estettävissä.

Työn teoriaosassa käytetään hyväksi kirjallisuutta strategian muodostamisen ja projektin hallinnan alalta sekä tutkijan omaa kokemusta yrityksestä. Aikaisempien tietojärjestelmäprojektikokemuksien kautta voidaan todeta, että perusteellinen suunnittelu ja aikataulutus maksavat itsensä takaisin mahdollisesti jo projektin alkuvaiheessa. Versionvaihto ei ole kaikissa tapauksissa vain nopea yön yli toteutettava päivitys, vaan se vaatii sitoutumista ja osaamista sekä asiakasyrityksen, että ohjelmistotoimittajan organisaatiossa.

An Assessment of a Planned Business Management System Upgrade in Company X

The primary function of an information management system is to support the business aims of a company and provide support to its operations. Nowadays, companies are increasingly dependent on information management systems and their functionality as these systems are production tools of constantly increasing importance to the business operations. Therefore, businesses need to keep their information management systems updated and serviced, just as they do with their more tangible machinery and tools.

Suppliers of information management systems continue to launch new versions of their existing systems and sometimes upgrading to a newer version is justified. Keeping systems up-to-date has an impact on the company's competitiveness and cost-effectiveness. It can also provide the company with ability to create new technical solutions.

Upgrading an existing system to a new version can become a long process and a burden on the company's resources in many ways. When considering an upgrade, its aim needs to be clearly defined so that it fully supports the company's overall strategy. Upgrading the system can be a large-scale project and a considerable investment for the organisation.

The aim of this thesis is to pre-assess the plans made for an information management system upgrade project and also highlight issues that need to be clarified and resolved before starting the upgrade project itself, so that any risks associated with its implementation can be minimised. The research of this thesis is focused on how the upgrading of an information system links to the company's data administration strategy. The research also focuses on the upgrading process as an investment in the company’s information systems and its role as an information systems project within the organisation.

The theory section of this thesis is based on literature on strategy formulation, project management and technical implementation of Microsoft Dynamics AX business management system. Also knowledge and experience of the author in the field is utilised.

The results of this thesis support earlier research in that the time spent on careful planning and scheduling pays back when carrying out the project, most likely already at its early stages. Upgrading a system is not always a quick overnight update, but requires both commitment and knowledge from both the customer and the supplier.