Laurea Leppävaarassa järjestettävien ulkoisten tapahtumien ydinprosessikuvaus

Abstract

Tapahtumat ovat erilaisia tilaisuuksia, joille yhteistä on niiden moniulotteisuus järjestäjän kannalta. Häyrisen ja Vallon (2003, 73–74) kokemuksen mukaan tapahtumien järjestäminen luo tekijöille ja organisaatiolle parhaimmillaan suuren osaamispääoman sekä markkinoinnillisen kilpailuedun.

Prosesseilla on useita eri määritelmiä. Laamasen (2002, 19) mukaan prosessit voidaan mieltää muutoksena, kehityksenä tai toimintana. Tässä työssä kuvaan liiketoimintaprosessia, joka tarkoittaa toisiinsa liittyviä toimintoja ja resursseja joita voidaan mallintaa ja kehittää.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kuvata Laurea-ammattikorkeakoulu Leppävaaran yksikössä järjestettävien ulkoisten tapahtumien ydinprosessia. Prosessikuvaus toimii työkaluna tapahtumanjärjestämisen ympärillä työskenteleville. Laureassa suunnitellaan ja toteutetaan paljon erilaisia ulkoisia tapahtumia. Toimintaa ei ole aikaisemmin mallinnettu, josta syystä kehittämispäällikkö tilasi prosessikuvauksen ulkoisten tapahtumien järjestämisestä Laureassa. Työn tavoitteena on laatia selkeä ja ymmärrettävä prosessikuvaus toiminnan ja perehdyttämisen tueksi. Tavoitteena on saada prosessin avainhenkilöt ymmärtämään prosessin kulun sekä oman roolinsa prosessissa.

Prosessikuvauksissa on käytetty apuna Laamasen mallia vuokaaviosta. Prosessin lähtökohtana ovat asiakkaat sekä heidän tarpeensa ja prosessi päättyy asiakkaaseen. Olen kuvannut Laurean tapahtuman järjestämisen nykyhetken ydinprosessit. Prosessien kuvaamisen apuna olen käyttänyt tutkimusmenetelmänä benchmarkkausta. Tutkin Laurea Leppävaarassa aikaisemmin järjestettyjen ulkoisten tapahtumien materiaalia prosessikuvausten pohjana.

Ydinprosessi on jaettu neljään osaprosessiin, jotka ovat valmisteluvaihe, suunnitteluvaihe, toteutusvaihe sekä päättäminen ja arviointi. Prosessikaaviot on toteutettu Microsoft Power Point – ohjelmalla. Kaavioiden tukena ovat sanalliset prosessikuvaukset. Prosessikuvaus tulee käyttöön optima – työtilaan, joka on Laurean verkossa toimiva interaktiivinen työtila opiskelijoiden ja opettajien tiedonkulkua varten.

Prosessien käyttöönotto, arviointi, mittareiden luominen sekä kehittäminen jäävät prosessien käyttäjien tehtäväksi. Olen kuvannut näitä vaiheita työssäni, jotta jatkotoimenpiteiden aloittaminen sujuisi helpommin.

Laurea Leppävaarassa järjestettävien ulkoisten tapahtumien ydinprosessikuvaus

Events are different kinds of functions and what they have in common is that events are multidimensional from the organizer’s point of view. There are many different definitions for process. This thesis describes a business process, which means functions and resources that are interrelated and that can be modelled and developed.

The purpose of this thesis is to create a core process mapping of extend events organized at Laurea Leppävaara. The process mapping operates as a tool for the people working with events. There are many different kinds of event organized and held in Laurea. There have been no guidelines for these processes before. That is why the development manager ordered a core process mapping of extend events organized at Laurea. The aim of this thesis is to create a clear and understandable process mapping to support operations and orientation. The aim of this thesis is also to make the main characters to understand the course of process and their own part in the process.

This process mapping uses Laamanen´s pattern of flow chart. The process starts from the client and their wants and ends with a client. The present condition of core process is created of extend event planning at Laurea. The research method is benchmarking. Materials from previously organized events at Laurea Leppävaara are explored, to help the writer create process mapping.

The core process is divided into four different parts, which are the preparation phase, planning phase, execution phase and closing and evaluating. Process mapping is made with Microsoft Power Point program. To help to understand the flow charts there’s also verbal explanations. Process mapping will be used in interaction workspace Optima, which is a workspace for student and teachers to communicate.