Pienen asiantuntijaorganisaation menestystekijät julkishallinnon tarjouskilpailutuksessa

Abstract

Tämä ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetyö käsittelee pienen asiantuntijaorganisaation menestymisen mahdollisuuksia julkishallinnon kilpailutuksissa sekä sitä kuinka laatu- ja ympäristöasioiden hallinta tulee kuvata julkisten hankintojen kilpailutuksissa.

Tietoperustassa käsitellään julkisten hankintojen pääpiirteitä ja hyviä käytänteitä kilpailutuksiin osallistumisesta ja tarjouksen laadinnasta. Lisäksi avataan laatu- ja ympäristöajattelua, niiden hallintaa ja kehittämistä sekä prosessien perusteita ja niiden mallintamisen merkitystä. Työssä esitellään myös kehittämisen tukena käytettäviä työkaluja, malleja ja standardeja sekä kerrotaan verkostoitumisen hyötyjä.

Opinnäytetyön toimeksiantajayritys on KontaktiVerkko Suomi Oy, lahtelainen asiantuntijaorganisaatio. Tutkimusmenetelmänä oli puolistrukturoitu haastattelu ja vastauksia saatiin kuudelta eri henkilöltä viidestä organisaatiosta, jotka laativat tarjouspyyntöjä Lahden alueen hankintojen osalta. Saatuja vastauksia peilattiin tietoperustaan.

Opinnäytetyön keskeisenä tuloksena saatiin selville, että asiantuntijaorganisaation menestymiseen vaikuttavia tekijöitä julkisessa hankinnoissa ovat: tarjouksen sisältö ja ulkonäkö, hintalaatu suhde, resurssit, verkostoituminen, innovatiivisuus, yhteydenpito ja tapaamiset sekä muut menestystekijät. Menestymiseen vaikuttavat myös hankintayksikön laadukas tarjouspyyntöprosessi sekä arviointi ja pisteytys. Opinnäytetyön tuloksena saatiin muodostettua kuvauksia asiantuntijaorganisaation laadun hallinnasta ja ympäristön hallinnasta, joka on kuvattu ympäristölainsäädännön yleisten velvoitteiden mukaan.

Tulosten perusteella voidaan todeta, asiantuntijapalveluiden hankinnassa tarjoajan kuvauksilla yrityksen laadunhallinnasta on merkitystä, mutta kuvauksilla ympäristöasioiden hallinnasta yrityksessä ei ole. Myös hankintayksiköllä on tärkeä rooli pienen asiantuntijaorganisaation menestymiseen julkishallinnon kilpailutuksissa.

This thesis examines deals with the possibilities of success of a small specialist organisation involved in public tenders and how the management of quality and environmental issues can bedescribed in tendering for public procurements.

The theoretical part deals with the main features of public procurements and good practices in participating in tenders and preparing such tenders. Moreover, quality and environmental thinking is explored in addition to their management and development, as well as the principles of processes and the significance of their modelling. The work also presents tools, models and standards that are used to support developments, and describes the benefits of networking.

The company commissioning the thesis is KontaktiVerkko Suomi Oy, a specialist organisation from Lahti. The research method used was a semi-structured interview. Responses were received from six different persons from five organisations, who prepare tenders for procurements in the Lahti region. In addition, the responses were analysed with the theory.

The main result of this thesis showed that the factors affecting the success of a specialist organisation in public tenders are: the content and appearance of the tender, the price quality ratio, resources, networking, innovation, communication and meetings, and other factors towards success. The quality of the procurement entity’s tender request process as well as their evaluation and scoring procedures also have an effect on the degrees of success. As a result of this study, general descriptions could be made on the quality management and environmental management of a specialist organisation, which is done in accordance to the general obligations concerning environmental legislation.

Based on the results it can be said that when procuring specialist services, the tenderer´s description of the guality management of the company is relevant, while the description of environmental management is not.In addition, the procurement entity holds an important role in the success of a specialist organisation in public tenders.