Sähköisen laskutuksen ja palkanlaskennan käyttöönotto

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli sähköisen laskutuksen ja palkanlaskennan käyttöönotto toimeksiantajalle, joka oli KS-Talotekniikka Oy. Yritys halusi laskutuksensa sähköiseksi, ja palkanlaskenta-ohjelman palvelimelle, jotta palkat voidaan alkaa laskea itse tulevaisuudessa.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tarkastella sähköisen laskutuksen ja palkanlaskennan käsitteitä ja prosesseja, sekä sitä, miten näitä käytetään toimeksiantajan taloushallinnon ohjelmalla. Tarkoituksena oli ottaa toimeksiantajalle käyttöön nämä toiminnot ja selvittää, millaisia vaikutuksia käyttöönotoilla on toimeksiantajalle.

Opinnäytetyö oli kvalitatiivinen tutkimus. Teoreettinen viitekehys koostui sähköisestä laskutuksesta ja palkanlaskennasta, niiden prosesseista ja siitä, miten niitä käytetään toimeksiantajan taloushallinnon ohjelmassa. Tutkimusaineisto koostui alan kirjallisuudesta, Internet-lähteistä, palkanlaskentaan vaikuttavasta lainsäädännöstä ja toimeksiantajan taloushallinnon ohjelman ohjekirjoista.

Empiirisessä osassa sähköinen laskutus ja palkanlaskenta otettiin käyttöön toimeksiantajalle. Laskut alkoivat käyttöönoton myötä kulkea sähköisesti. Palkanlaskenta-ohjelma asennettiin taloushallinnon järjestelmään ja asetukset määritettiin valmiiksi palkkojen laskemista varten. Empiirisessä osassa myös haastateltiin toimeksiantajaa käyttöönottojen vaikutuksista. Se suoritettiin puhelimitse. Haastattelua varten toimeksiantajalle lähetettiin sähköpostitse kysely. Haastattelu suoritettiin kyseisen lomakkeen pohjalta.

Opinnäytetyön johdosta toimeksiantajayritys alkoi lähettää ja vastaanottaa laskunsa sähköistä kautta. Palkkoja se alkaa laskea myöhemmin tulevaisuudessa. Käyttöönottojen myötä ainakin työntekijöiden työaikaa säästyy ja eri työprosessit nopeutuvat. Kustannussäästöjä ei vielä tiedetä.

The topic of this thesis was the introduction of electronic invoicing and payroll to the commissioner KS-Talotekniikka Oy. The company wanted to change their paper-based invoicing into electronic invoicing, as well as introduce a payroll program to the financial management system to be able to calculate wages in the future.

Purpose of thesis was to study the concepts and processes of electronic invoicing and payroll, as well as how they are used in the client's financial management program. One important aim was to introduce these functions and also to clarify what kinds of effects they might have on the operations.

The thesis was a qualitative research. The theoretical framework consisted of electronic invoicing and payroll, their processes and how they are used in client's financial management program. The research material consisted of literature, websites, legislation affecting payroll and the client's instruction manuals of financial management program.

In the empirical part electronic invoicing and payroll was introduced to the client. Invoices started to move electronically after the introduction. The payroll program was installed into the financial management system and settings were predetermined for payroll. In the empirical part, the client also was interviewed by phone concerning the effects. For the interview the client was sent a questionnaire by e-mail and the interview was conducted on the basis of the e-mail.

Based on the results of thesis the client company started sending and receiving its invoices electrically and it will start calculating wages later in the future. Due to the introduction of the new system at least working time of employees will be saved and different work processes become faster. The possible cost savings will be revealed later.