Ostotoiminnan kehittäminen: Elintarvikkeiden osto-ohjeistus ravintolaryhmälle

Abstract

Onnistuneella ostotoiminnalla voi olla ratkaiseva merkitys yrityksen kannattavuuteen ja kilpailukykyyn. Ravintola-ala on suhdanneherkkä ja tällä hetkellä alan tulevaisuus näyttää heikolta. Elintarvikkeiden ja muiden kustannusten jatkuva hinnannousu on aikaa sitten havahduttanut alalla toimivat tarkastelemaan vaihtoehtoisia hankinnan keinoja ja -kohteita. Ravintola-alalla toimivien tulisi tarkastella myös kokonaisvaltaisesti omaa toimintaansa ja toimintatapojensa merkitystä yrityksen kannattavuuteen.

Tämän opinnäytetyön aiheena on elintarvikkeiden osto-ohjeistuksen kehittäminen ravintolaryhmälle. Elintarvikkeiden osto-ohjeistuksen avulla yrityksessä on mahdollista varmistaa tehokas ostotoiminta lakien ja vaatimusten mukaan sekä huomioida yrityksen omat elintarvikkeille asettamat laatuvaatimukset. Osto-ohjeistuksen avulla voidaan varmistaa yrityksen yhtenäisten toimintatapojen toteutuminen ja yksinkertaistaa toimintoja, kuten tavarantoimittajien kilpailuttamista sekä yksittäisostojen hallintaa. Elintarvikkeiden osto-ohjeistus voi helpottaa tulevaisuudessa elintarvikkeiden ostosta vastuussa olevan työhön perehdyttämistä. Vaikka opinnäytetyöstä on rajattu taloudelliset merkitykset ja tutkimukset pois, ne ovat taustalla tukemassa kokonaisuutta.

Opinnäytetyö on toiminnallinen ja siinä yhdistyy teoria ja työelämän kehittäminen. Opinnäytetyö koostuu kahdesta osasta. Teoriaosuudessa määritellään elintarvikkeiden ostotoiminta ravintolayrityksen näkökulmasta ja huomioidaan ostostrategia, ostojen hallinta sekä ostotoiminta käytännössä. Teorian kautta perehdytään elintarvikkeisiin, laatuun ja laadun määrittelemiseen, elintarvikelakiin ja -turvallisuuteen sekä elintarvikkeiden muihin vaatimuksiin. Toinen osio, elintarvikkeiden ostotoiminnan kehittäminen ravintolalle kertoo elintarvikkeiden osto-oppaan luomisprosessin. Se sisältää empiirisen aineiston, joka hankittiin teemahaastatteluilla, benchmarkingilla ja havainnoinnilla sekä yrityksen sisäisiä tietoja ja raportteja hyödyntämällä.

Kehittämistyön tulos, elintarvikkeiden osto-ohjeistus ravintolaryhmälle, on tarkoitettu vain toimeksiantajan omaan käyttöön sen sisältämien luottamuksellisien tietoja vuoksi. Sen sisällysluettelo on kuitenkin liitetty opinnäytetyöhön ja kerrottu tehdyt toimenpiteet. Kohdeyrityksen toimitusjohtajan arvio ohjeistuksen käytettävyydestä on liitetty raporttiin.

Successful purchasing can have a crucial role in an organizations profitability and competitiveness. The restaurant business is vulnerable due to volatile economic cycles and at the moment the future outlook is poor. The continuous increase of food and other costs has made restaurant businesses consider different ways of purchasing. People operating within the restaurant business should also look into their own actions and procedures and consider how those factors affect profitability.

The subject of this thesis is developing a guide for the food purchasing procedures in a restaurant group. The guide can help the organization to ensure procurement according to law and requirements and according to the organization’s own quality standards. It can also help secure coherent procedures and simplify functions, for example when tendering suppliers or the management of purchasing single products. The guide for the restaurant group can facilitate the induction of the purchasing procedures. Financials and economic research are excluded from the thesis, but they have facilitated in the working progress.

This thesis is functional and it combines theory and the development of a business. It consists of two sections. The theoretical section defines the food purchasing procedure from the restaurants’ point of view with consideration for purchasing strategies, the management of purchasing and purchasing in practice. Food, quality and defining quality, food law and legislation and other requirements for food, are covered through theory. The second section of the thesis focuses on the process of developing the food purchasing procedure for the restaurants. The process includes empirical data, which was acquired from theme interviews, benchmarking and observation. The organizations internal information and reports were utilized for this part.

The result of the development, the food-purchasing procedure for the restaurant group, is only for the commissioner’s use because of confidentiality. The table of contents is appended to the thesis and the procedure is explained. The managing director of the restaurant group evaluated the guide for the food purchasing procedure and his assessment is appended to the report.