Improving an order-delivery process with Process Management and Lean methodology : case: Startex Oy

Abstract

Office work processes have developed in the recent years at a fast rate, and with the help of information technology the pace of business operations has increased even more. It is therefore important to examine office work processes more closely and evaluate their performance. By paying more attention to the daily actions taking place at the office, companies can improve their internal efficiency, and thus improve their external effectiveness.

The purpose of this thesis is to examine Lean methodology and process management, and to find out how the ideas of these two could work in the office environment. The main objective of the study is to present Lean improvement suggestions to a company called Startex Oy for their order-delivery process.

Startex Oy is chosen as the case company because of their innovative approach to their business field and for their international contacts around the world. The research questions strive to model the order-delivery process of the case company, and to suggest ideas for improvement from the point of view of Lean.

The theoretical part of the thesis introduces office work on a more general level and it also examines both process management and Lean methodology in more detail. The empirical part puts theory into practice by improving the modelled process with Lean methodology. Ideas for improvement derive also from making a comparison between the case company’s and one domestic private company’s parallel processes.

The study offers practical ideas for improvement from the Lean point of view to implement within the order-delivery process. The study results are gathered by making use of both interviews and observation in the case company and by comparing the order-delivery process with a parallel process of one other domestic private company. The main results of the study show that the order-delivery process can be both shortened and simplified with the help of Lean methodology and process management.

Toimistoprosessit ovat kehittyneet viime vuosina nopeasti, ja tietotekniikan avulla liiketoiminta on nopeutunut entisestään. Tämän vuoksi on tärkeää tutkia toimistoprosesseja lähemmin ja niiden suorituskykyä tulee arvioida kehittämistä varten. Kun toimistoprosessien nykytilaan kiinnitetään enemmän huomiota, yritykset voivat parantaa sekä sisäistä että ulkoista tehokkuuttaan.

Tämän opinnäytetyön tavoite on tutkia Lean-metodologiaa ja prosessien hallintaa sekä selvittää, kuinka näitä kahta voidaan soveltaa yhteen toimistoprosessiin. Työn päätavoite on tehdä kehitysehdotuksia Lean-metodologian näkökulmasta kohdeyritys Startex Oy:n tilaus- toimitusprosessille.

Startex Oy on valittu kohdeyritykseksi sen innovatiivisuuden ja kansainvälisyyden takia. Tutkimusongelmat käsittelevät valitun prosessin mallintamista kohdeyrityksessä ja parannusehdotusten esittämistä Lean-metodologian näkökulmasta.

Työn teoreettinen osuus esittelee toimistotyötä yleisemmällä tasolla ja käsittelee prosessien hallintaa ja Lean-metodologiaa laaja-alaisesti. Empiirinen osuus soveltaa teoriaa käytäntöön esittämällä käytännöllisiä Lean-parannusideoita kohdeyrityksen tilaus- toimitusprosessille. Parannusideoita saadaan myös prosessin vertaamisesta toisen kotimaisen yrityksen vastaavaan prosessiin.

Työ tarjoaa kohdeyritykselle käytännöllisiä tilaus- toimitusprosessin Leanparannusehdotuksia. Työn tulokset on koottu hyödyntämällä sekä haastatteluja että havainnointia kohdeyrityksessä sekä hyödyntämällä tilaus- toimitusprosessin vertaamista toisen kotimaisen yrityksen vastaavaan prosessiin. Tulokset osoittavat, että tilaus- toimitusprosessia voi parantaa sekä lyhentämällä että yksinkertaistamalla sitä Lean-metodologian ja prosessien hallinnan avulla.