Käytännön esimerkkejä verovapaista matkakustannusten korvauksista

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tarkastella verovapaita matkakustannusten korvauksia käytännön esimerkkien avulla. Tavoitteena oli selvittää verovapaiden kustannusten korvauksien ehdot eri työntekemispaikkojen välillä, sekä miten verovapaa korvaus vaikuttaa työnantajamaksuissa ja mitä seurauksia voi mahdollisesti aiheutua väärin maksetuista korvauksista.

Tutkimus suoritettiin toiminnallisena opinnäytetyönä. Toiminnallisen työn tuloksena syntyi ohjeistus työnantajille, jotka pohtivat verovapaan ja veronalaisen matkakustannuksen korvauksen rajaa. Tutkimusta ei ole kuitenkaan tarkoitettu tyhjentäväksi oppaaksi. Tarkempia tietoja, kuten verovapaiden korvausten euromääräisiä rajoja löytää Verohallinnon päätöksestä.

Selvitin tutkimuksessani, mitä työasiamatkalla ja eri työntekemispaikoilla tarkoitetaan. Työasiamatka oikeuttaa verovapaaseen matkakustannusten korvaukseen. Asunnon ja varsinaisen työpaikan välisistä matkoista aiheutuneita kustannuksia ei voida korvata verovapaasti. Tämän vuoksi matkaa varsinaiselle työntekemispaikalle ei kutsuta lain mukaiseksi työasiamatkaksi. Tutkimuksessani ilmeni, että työnantaja voi korvata verovapaasti toissijaiseen työntekemispaikkaan suoritetusta matkasta aiheutuneet matkakustannukset sekä kohtuulliset majoittumiskustannukset. Toissijainen työpaikka ei voi kuitenkaan olla työntekijän koti, vaikka työntekijä työskentelisi kotonaan etätyön tapaan. Matkasta erityiselle työpaikalle työnantaja voi korvata matkoista aiheutuneet korvaukset verovapaasti. Jos erityisellä työntekemispaikalla tehty työ ylittää kuitenkin puolet työntekijän koko työmäärästä, kustannusten korvaukset ovat veronalaista tuloa.

Palkanmaksuesimerkeissäni verovapaasta ja veronalaisesta kilometrikorvauksesta huomattiin, miksi verovapaiden korvauksien maksu houkuttaa työnantajia. Tällä tavoin työnantaja säästää muun muassa sosiaalivakuutusmaksuissa. Verovapaiden korvausten maksussa tulee ottaa huomioon niiden sääntelykeinot sekä ehtojen määräytymishierarkia. Mikäli työnantaja on epävarma korvausperusteiden oikeellisuudesta, tapaukselle voi hakea ennakkopäätöstä. Työnantaja, joka harjoittaa veronkiertoa, aiheuttaa harmaalla taloudella yhteiskunnalle verotulojen menetyksiä sekä vaikeuttaa laillisesti toimivien yritysten kilpailumahdollisuuksia ja heikentää yleistä veromoraalia.

Practical examples of tax-exempt allowances for travel expenses'

The purpose of this thesis was to review the tax-exempt allowances for travel expenses with the help of practical examples. The objective was to find out the terms of tax-exempt allowances for travel expenses between different kinds of workplaces and how these tax-exempt allowances affect employers’ contributions and what consequences could possibly arise from incorrectly paid allowances.

Research was conducted as a functional thesis. The result of this thesis is a guide to employers, who maybe considering and assessing the limit between tax-exempt and taxable allowance. This research is not intended to be an exhaustive guide because more accurate information like tax-exempt allowances euro limits can be found in “Decisions of the Tax Administration”.

In my research I assessed and considered the legal importance of business trips and workplaces. A business trip justifies tax-exempt allowances for travel expenses. You can’t reimburse the expenses tax-exemptly if you are travelling or commuting between home and regular place of work. So these kind of trips can’t be referred to as business trips. My research revealed that an employer can compensate by providing both tax-exempt expenses and reasonable accommodation costs from travel to the secondary workplace. A secondary workplace can’t be an employee’s home even if an employee does teleworking. The employer can reimburse tax-exempt travel expenses if it involves traveling to a place where the employee temporarily performs his or her duties. Allowances of travel expenses are taxable if work that has been made in the temporary workplace is more than half of the employees total working hours.

In my examples of payment of wages between tax-exempt and taxable kilometric allowances you can see why tax-exempt allowances are attractive for employers. This is how an employer can minimize social insurance contributions. When paying tax-exempt allowances it should be taken into account the methods of regulation and relevant conditions and terms. If an employer is unsure about the correctness of reimbursement rates, it is possible to apply for a preliminary decision for the case. An employer who practices tax avoidance will cause loss of tax revenue for society and this has an effect on the competition of legally-based companies and also reduces tax morality.