Tiedonhallinnan kehittäminen Kainuun ammattiopiston opintosihteeritiimissä
Rantala-Sorsa, Eija (2022)
Rantala-Sorsa, Eija
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202201261685
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202201261685
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tutkia, mitä tarkoittaa tieto, tiedonhallinta, tietojohtaminen, tietovarannot, prosessien kehittäminen ja laatu kehitettäessä tieto- ja tiimityön tiedonhallintaa pilvipalveluiden avulla. Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää organisaation opiskelijapalvelutiimin tiedonhallinnan ongelmia ja kehittää konstruktiona pilvipalvelupohjaiset työohjedokumentit hyödynnettäviksi osaksi organisaation prosesseja. Toisena konstruktiona luodaan tiedonhallintalain mukainen tietoaineistotaulukko toimeksiantajalle, joka on Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitos, Kajaanin kaupunki, Kainuun ammattiopiston opiskelijapalvelut.
Opinnäytetyön tutkimusstrategiana käytetään konstruktiivista tutkimusta pyrittäessä käytännönläheiseen ongelmanratkaisuun teoreettisen tiedon ja käytännöstä tutkimuksen kautta kerättävän tiedon avulla. Opinnäytetyö toteutetaan laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena. Opintosihteeritiimin työntekijöille tehdään toivelistatekniikalla alkukartoituskysely, jonka tavoitteena on antaa aihe-ehdotuksia tälle opinnäytetyölle ja selvittää tiedonhallinnan nykytilaa. Kyselyn vastauksia analysoidaan Excelistä tulkiten ja opinnäytetyön aihe-ehdotusosiota sisällönanalyysin avulla. Tiedonhallinnan kehittämisen työpajoissa hyödynnetään Choon (2002) tiedonhallinnan prosessimallia ja kartoitetaan, mitä tietoa työyhteisössä tarvitaan, miksi tietoa tarvitaan, miten sitä käytetään ja mistä tietoa saadaan. Lisäksi kuvataan, kenelle tietoa jaetaan, mihin tietoa tallennetaan, mihin tietoa käytetään ja miten tiedonhallintaa voidaan kehittää saadun tiedon avulla.
Tutkimuksen perusteella havaittiin, että työyhteisössä on tiedonhallinnan haasteita, sillä tietoa ja työohjeita on liikaa, eikä tietoaineistoa ole lain mukaisesti vielä luotu. Työntekijät kokevat, että työohjeet ja tietoaineisto olisi helpoin löytää yhdestä sähköisestä paikasta. Pilvipohjainen tiedosto edesauttaa tietojen päivitystä. Tutkimus toi esille, että tiedonhallintaa voidaan kehittää pilvipalveluiden avulla työpajoissa, joissa fasilitoiden, ekskursiotekniikan ja PDCA-menetelmän avulla saatiin aikaiseksi pilvipalvelupohjainen tietoaineistotaulukko ja lisäksi työohjedokumentit, jotka ovat liitettävissä organisaation prosesseihin. Prosesseja voidaan kehittää liittämällä työohjedokumentit prosesseihin työvaiheen kannalta sopiviin kohtiin käyttämällä avuksi työvaiheessa työskentelevää asiantuntijaa ja tulevaisuudessa mittaamalla prosessien toimivuutta. Tietoaineiston ja työohjeiden päivittämisen vastuut tulee jakaa nimeämällä päivittämisestä vastuussa olevat henkilöt. Päivittämisestä lähtee automaattisesti tieto kaikille tietoa hyödyntäville.
Tutkijan positiosta mainittakoon, että opinnäytetyön tekijä kuuluu tutkimuksen kohteena olevaan työyhteisöön, mutta pyrkii objektiivisuuteen ja toimimaan niin, että tutkimuksen luotettavuus säilyy. Työ lisää toimeksiantajaorganisaatiossa työn ja tiedon hallintaa, mahdollistaa toimivammat työtavat ja parantaa asiakaspalvelua sekä tuo uusia ideoita työn edelleen kehittämiseksi. Lisäksi työn laatu ja prosessien kautta koko organisaation toiminta kehittyy, opiskelijapalvelut-tiimin ja varsinkin opintosihteerien työ avautuu laajemmalle ja työn ymmärrys lisääntyy. Työ on hyödynnettävissä osittain samantapaisiin kehittämistöihin, mutta myös vastaaviin oppilaitosympäristöihin työohjeiden osalta varsinkin, jos käytössä on sama opiskelijahallintajärjestelmä. Työ antaa myös ideoita työtä kehittävistä menetelmistä organisaatioalasta riippumatta.
Opinnäytetyön tutkimusstrategiana käytetään konstruktiivista tutkimusta pyrittäessä käytännönläheiseen ongelmanratkaisuun teoreettisen tiedon ja käytännöstä tutkimuksen kautta kerättävän tiedon avulla. Opinnäytetyö toteutetaan laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena. Opintosihteeritiimin työntekijöille tehdään toivelistatekniikalla alkukartoituskysely, jonka tavoitteena on antaa aihe-ehdotuksia tälle opinnäytetyölle ja selvittää tiedonhallinnan nykytilaa. Kyselyn vastauksia analysoidaan Excelistä tulkiten ja opinnäytetyön aihe-ehdotusosiota sisällönanalyysin avulla. Tiedonhallinnan kehittämisen työpajoissa hyödynnetään Choon (2002) tiedonhallinnan prosessimallia ja kartoitetaan, mitä tietoa työyhteisössä tarvitaan, miksi tietoa tarvitaan, miten sitä käytetään ja mistä tietoa saadaan. Lisäksi kuvataan, kenelle tietoa jaetaan, mihin tietoa tallennetaan, mihin tietoa käytetään ja miten tiedonhallintaa voidaan kehittää saadun tiedon avulla.
Tutkimuksen perusteella havaittiin, että työyhteisössä on tiedonhallinnan haasteita, sillä tietoa ja työohjeita on liikaa, eikä tietoaineistoa ole lain mukaisesti vielä luotu. Työntekijät kokevat, että työohjeet ja tietoaineisto olisi helpoin löytää yhdestä sähköisestä paikasta. Pilvipohjainen tiedosto edesauttaa tietojen päivitystä. Tutkimus toi esille, että tiedonhallintaa voidaan kehittää pilvipalveluiden avulla työpajoissa, joissa fasilitoiden, ekskursiotekniikan ja PDCA-menetelmän avulla saatiin aikaiseksi pilvipalvelupohjainen tietoaineistotaulukko ja lisäksi työohjedokumentit, jotka ovat liitettävissä organisaation prosesseihin. Prosesseja voidaan kehittää liittämällä työohjedokumentit prosesseihin työvaiheen kannalta sopiviin kohtiin käyttämällä avuksi työvaiheessa työskentelevää asiantuntijaa ja tulevaisuudessa mittaamalla prosessien toimivuutta. Tietoaineiston ja työohjeiden päivittämisen vastuut tulee jakaa nimeämällä päivittämisestä vastuussa olevat henkilöt. Päivittämisestä lähtee automaattisesti tieto kaikille tietoa hyödyntäville.
Tutkijan positiosta mainittakoon, että opinnäytetyön tekijä kuuluu tutkimuksen kohteena olevaan työyhteisöön, mutta pyrkii objektiivisuuteen ja toimimaan niin, että tutkimuksen luotettavuus säilyy. Työ lisää toimeksiantajaorganisaatiossa työn ja tiedon hallintaa, mahdollistaa toimivammat työtavat ja parantaa asiakaspalvelua sekä tuo uusia ideoita työn edelleen kehittämiseksi. Lisäksi työn laatu ja prosessien kautta koko organisaation toiminta kehittyy, opiskelijapalvelut-tiimin ja varsinkin opintosihteerien työ avautuu laajemmalle ja työn ymmärrys lisääntyy. Työ on hyödynnettävissä osittain samantapaisiin kehittämistöihin, mutta myös vastaaviin oppilaitosympäristöihin työohjeiden osalta varsinkin, jos käytössä on sama opiskelijahallintajärjestelmä. Työ antaa myös ideoita työtä kehittävistä menetelmistä organisaatioalasta riippumatta.