Kuntien tietotarpeet Suomi.fi-palveluväylän käyttöönottoprosessin selvitysvaiheessa

Abstract

Ympärillämme on paljon erilaista tietoa. Tietoa on tallennettu sekä erilaisiin dokumentteihin ja tietojärjestelmiin mutta hiljaista tietoa – ymmärrystä ja osaamista – on valtavasti myös ihmisissä itsessään. Vaikka toimintamme perustuu pääasiallisesti tietoon ei tiedon merkitystä erilaisten organisaatioiden keskeisenä resurssina ole tunnistettu laajasti vasta kuin 1990-luvun loppupuolella. Tuolloin tieto- ja viestintäteknologia kehittyi nopeasti ja mahdollisti mm. tiedon varastointiin, analysointiin ja välittämiseen liittyvät uudenlaiset ratkaisut ja palvelut. Ympärillämme olevien tietoresurssien hyödyntäminen vaatii tiedon suunnitelmallista hallinnointia. Ensimmäinen askel tiedon suunnitelmallisessa hallinnoinnissa on organisaatiolle merkityksellisen tiedon tunnistaminen. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, mitä tietoa kunnat tarvitsevat Suomi.fi-palveluväylän käyttöönottoprosessin selvitysvaiheessa. Tavoitteena oli antaa Digi- ja väestötietovirastolle kuvaus kuntien tietotarpeista sekä kehittämisehdotus, joiden avulla Digi- ja väestötietovirasto voi vastata kuntien tietotarpeisiin. Tavoitteena oli, että kuvaus tietotarpeista ja tietotarpeita koskeva kehittämisehdotus auttavat Digi- ja väestötietovirastoa tuottamaan kunnille tarpeellista tietoa. Tutkimuksellinen kehittämistyö toteutettiin tapaustutkimuksena hyödyntämällä Digi- ja väestötietoviraston sekä tarkastelun kohteena olleen kunnan dokumentaatiota, havainnoimalla sekä haastattelemalla kuntien toimijoita, jotka olivat mukana Suomi.fi-palveluväylän käyttöönottoprosessin selvitysvaiheessa. Opinnäytetyön viitekehys koostui tietojohtamisen ja informaatiotutkimuksen keskeisimmistä termeistä ja tietojärjestelmän käyttöönottoa kuvaavista prosesseista ja rooleista. Opinnäytetyössä havaittiin, että Digi- ja väestötietoviraston oli haasteellista tunnistaa Suomi.fi-palveluväylän käyttöönottoprosessin selvitysvaiheeseen osallistuvat toimijat ja kokonaisuudet, joista kunnat tarvitsivat tietoa. Lisäksi havaittiin, että Digi- ja väestötietoviraston oli haasteellista tuottaa tietoa kunnille hyödyllisessä muodossa ja tukea Suomi.fi-palveluväylän käyttöönottoprosessia asiakaslähtöisesti. Avainasemassa tiedon tuotannon kehittämisessä on Suomi.fi-ratkaisuiden ja niihin liittyvien tukiprosessien rakentaminen ja tarjoaminen asiakaslähtöisesti hallinnollisen rakenteen sijaan.