KUNTOILUTAPAHTUMIEN OSALLISTUJAREKISTERI

Abstract

Tämän työn tarkoituksena oli suunnitella urheilutapahtumille tietokanta Microsoft Access 2007:lla. Opinnäytetyön toimeksiantajana on kajaanilainen urheiluseura Tekniikan Urheilijat – Kajaani ry. Yhdistys on perustettu vuonna 1991 ja sen toimipaikka on Kajaanissa. Toteutettavasta tietokantasovelluksesta ei seuralla ollut aikaisempaa versiota olemassa, joten työn tekeminen aloitettiin aivan alusta lähtien. Tavoitteena oli laatia nykyisiä vaatimuksia täyttävä tietokantasovellus, jonka avulla pystytään helposti ylläpitämään henkilörekisteriä. Tämän rekisterin tarkoitus oli tietokannan tekemisen myötä selkeyttää Tekniikan Urheilijat – Kajaani ry:n arkistointia, helpottaa työntekoa ja tehostaa ajankäyttöä. Tietokannan toimivuuden perustaksi laadittiin teoreettinen käyttöohje. Työkaluksi valittiin Access 2007, koska seuralla on käytössä tarvittavat lisenssit. Teoreettisessa viitekehyksessä tutkittiin henkilötietojen tiedonkäsittelyn merkitystä henkilötietolain näkökulmasta. Henkilötiedolla tarkoitetaan sellaisia merkintöjä henkilöstä, joista hänet voidaan tunnistaa. Henkilötietojen käsittelyä ja kehitystä valvoo ja ohjaa Tietosuojavaltuutettu, joka on henkilötietoasiain tärkein päättävä elin. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan muun muassa henkilön tietojen keräämistä, tallentamista, muokkaamista ja poistamista. Kirjallisessa osiossa tarkasteltiin myös, mitä kaikkea tulisi ottaa huomioon henkilörekisteriä suunniteltaessa. Lisäksi tutustuttiin tietosuojalainsäädännön merkitykseen rekisterinpitäjän käyttöön perustetun henkilörekisterin sisältämiin tietotyyppeihin. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilöä tai säätiötä, jonka toimintaa varten rekisteri perustetaan. Henkilötietolaissa on määrätty, minkä tyyppisiä velvollisuuksia on rekisterinpitäjällä. Opinnäytetyön aikarajoissa tietokantaan ei saatu kaikkia toiminnallisia vaatimuksia, joita siihen oli tarkoitus asettaa. Toteutunut tietokantarakenne on kuitenkin yksinkertainen, joka näin ollen mahdollistaa sen jatkokehittämisen ja poistettujen toimintojen lisäämisen myöhemmässä vaiheessa.

The purpose of this thesis commissioned by Tekniikan Urheilijat – Kajaani ry was to plan and make a database for sports events by using Microsoft Access 2007. The sports club was founded in 1991 and it operates in Kajaani. There was not any earlier version of the database; therefore, the work was started by determining all the functional requirements first. The aim was to create a new welding database application for the demands of today. The users could easily maintain their person register to clarify the archiving process and to simplify and rationalize the work. Theoretical instructions to support the whole database process were written. The tool chosen was Microsoft Access 2007, because the sports club has the necessary software licence. The theoretical part covers the consequences of the processing of personal data in the Personal Data Act. Personal data means any information on a private person enabling his or her identification. The Data Protection Ombudsman and the Office of the Data Protection Ombudsman provide guidance and advice on all issues related to the processing of personal data and controls the observance of the law. The processing of personal data means collection, saving, edition and deletion. The study deals also with the essential issues that must be taken into consideration when designing a person register. In addition, the project studied the effects of data protection legislation on the register data types. The register controller means a person or corporation for whose use the register is established. The duties of the controller are defined in the Personal Data Act. Within the thesis time limit, some of the functional requirements were removed from the database. The database is simple in the finished program; therefore, further development is possible and the removed functions could be added to the database later.