Designing a Booking System for Media Agency Use

Abstract

The aim for this Master’s thesis is to describe how a userfriendly booking system can be designed. A booking system is a system used in media agencies which is used for booking TV advertising campaigns. The Finnish commercial TV sector is dominated by four major players: MTV, Nelonen Media, SBS Discovery Channels and FOX International Channels. Advertising accounts for an important part of commercial media sector’s business.

My employer FOX International Channels (FIC) is a fairly new company in Finland. Its TV channel FOX was launched in Finland in April 2012. Since the launch FIC has established its position within Finnish TV market. FIC has transformed from a small player to a medium sized company. At the moment FIC does not have a booking system for media agency use. The current method used in campaign bookings is ‘e-mail booking’. This method is time-consuming and fraught with error on either side of the trade.

During summer 2013 FIC replaced its internal advertising management system to a new one. A business-to-business module will be added into the system in spring 2014. This module will be a password-protected extranet, which will enable campaign booking.

The theoretical part of this study concentrates on two methods of system design; Interactive System Design and Contextual Design. The practical part concentrates on how a combination of these two system design methods can be used in a booking system design process. Research methods used in this study are semi-structured qualitative interviews and benchmarking.

The results for the study reveal different requirements that the booking system should have. The next step in the system development process is to start paper prototype testing on the basis of these requirements.

Mainonnanvarausjärjestelmän suunnittelu mediatoimistokäyttöön

Tutkimuksen tarkoitus on kuvata käyttäjäystävällisen mainonnanvarausjärjestelmän suunnitteluprosessi. Mainonnanvarausjärjestelmä on järjestelmä, jota mediatoimistot käyttävät vara-tessaan televisiomainoskampanjoita. Suomen kaupallisen televisiokentän suurimmat toimijat ovat MTV, Nelonen Media, SBS Discovery Channels ja FOX International Channels. Mainosmyynti on merkittävä osa kaupallisten medioiden liiketoimintaa.

Työnantajani FOX International Channels (FIC) on suhteellisen uusi yritys Suomessa. FOX-kanava aloitti lähetykset Suomessa huhtikuussa 2012. FIC on vakiinnuttanut paikkansa keskikokoisena kanavana. Tällä hetkellä FIC:lla ei ole tarjota mainonnanvarausjärjestelmää mediatoimistojen käyttöön vaan televisiomainoskampanjat varataan sähköpostin välityksellä. Tapa on hidas ja se lisää virheiden mahdollisuutta.

Kesällä 2013 FIC vaihtoi sisäisen mainonnanhallintajärjestelmän. Siihen lisätään kevään 2014 aikana moduuli, joka toimii kuten extranet. Tämä moduuli mahdollistaa kampanjabuukkauksen suoraan mediatoimistoista.

Tutkimuksen teoreettinen osa käsittelee kahta järjestelmäsuunnittelun metodia: Interactive System Design -menetelmää ja Contextual Design -menetelmää. Käytännön osassa käydään läpi, miten näiden kahden metodin yhdistelmää voidaan käyttää buukkausjärjestelmän suunnittelussa. Tutkimusmenetelminä on käytetty semi-strukturoituja kvalitatiivisia haastatteluja ja benchmarkingia.

Tutkimustuloksista käy ilmi, minkälaisia toiminnallisuuksia buukkausjärjestelmässä täytyisi olla. Seuraava vaihe buukkausjärjestelmän kehitysprosessissa on testaus paperiprototyyppien avulla.