A User-Centered Facilities Change Project
Karvonen, Lasse (2014)
Karvonen, Lasse
Laurea-ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201403203360
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201403203360
Tiivistelmä
Käyttäjälähtöinen tilamuutosprojekti
Opinnäytetyö tutkii voidaanko tilamuutosprojekteja parantaa muuttamalla projekteja nykyistä käyttäjälähtöisemmiksi. Käyttäjälähtöinen lähestymistapa tilamuutosprojekteihin voisi parantaa projektien laatua ja lopputulosta kaikkien osapuolten kannalta. Käyttäjälähtöisyyden merkitys muilla aloilla, kuten palvelu- ja tuotekehityksessä, on kasvanut vuosittain. Toimitilajohtamisessa aihe on yhä uusi ja sen tuomat mahdollisuudet ovat suurelta osin hyödyntämättä. Uusi lähestymistapa voisi kehittää alaa ja projektijohtamista monella tapaa.
Opinnäytetyön tarkoituksena on todistaa, että tuntemalla käyttäjien tarpeet entistä paremmin ja ottamalla käyttäjät osallisiksi muutosprojekteihin, voidaan saavuttaa huomattavia hyötyjä. Tutkimuksen tavoitteina on selvittää missä vaiheessa projektien tulisi muuttua aikaisempaa käyttäjälähtöisemmiksi, jotta lopputulos kokonaisuudessaan paranisi. Löytämällä tarkat kehityskohteet voidaan nykyistä perinteistä projektimallia muuttaa ja toteuttaa onnistuneempia projekteja. Tutkimuksen tulokset kehittävät tilamuutosprojekteja ja toimitila-alaa käyttäjälähtöisemmäksi, mutta myös parantavat projektijohtamista paikallisella ja yritystasolla.
Opinnäytetyön tärkeimpiä käsitteitä ovat toimitilajohtaminen, projektijohtaminen ja käyttäjälähtöisyys. Työ keskittyy tilamuutosprojekteihin, sillä ne ovat lähtökohdiltaan enemmän käyttäjiä huomioivia ja käyttäjät ovat niissä väistämättä vahvasti mukana. Työn ensivaiheet esittelevät perinteisen kirjallisuuteen pohjautuvan tilamuutosprosessin, sen vaiheet ja tärkeimmät osapuolet. Käyttäjälähtöisyyttä ja sen lisäämistä projekteissa selvitetään haastattelemalla viittä kokenutta asiantuntijaa. Haastattelut paljastavat tarkemmin prosessin eri osapuolten näkemykset ja yksityiskohtia käyttäjälähtöisyydestä projekteissa. Haastattelujen tuloksista selviää missä vaiheessa muutosprosessia projektimallia kannattaa muuttaa ja minkälaisia muutoksia tulisi malliin tehdä. Haastattelujen ja kirjallisuuden avulla projektimalliin tehtiin muutoksia, joiden tavoitteena on lisätä käyttäjälähtöisyyttä havaituissa kohdissa. Uutta projektimallia kokeiltiin testiryhmän avulla ja tulokset arvioidaan lopuksi.
Tulokset vahvistavat projektien osapuolten uskovan, että lisäämällä käyttäjälähtöisyyttä projekteissa voidaan saavuttaa huomattavia hyötyjä. Työn tuloksena kehitetyn uuden mallin käyttäminen onnistuneesti ei kuitenkaan ole mahdollista muuttamatta myös projektien osapuolia tai heidän tehtäviään. Uuden projektimallin käyttäminen vaatii uutta osaamista ja uusia rooleja projektiorganisaatioon. Toimitilajohtamisen organisaatiot ovat avainasemassa uusien toimintamallien ja muutosten toteuttamisessa. Tutkimuksessa kehitetty käyttäjien tarpeiden tutkimiseen keskittyvä vaihe antaa mahdollisuuden toteuttaa projekteja käyttäjälähtöisemmin osallistamalla käyttäjiä enemmän projektin alkupuolella. Toinen muutos, käyttäjistä koostuva katselmointiryhmä tuo huomattavia hyötyjä, mutta ryhmän hallinnoiminen sisältää enemmän haasteita. Yleisellä tasolla toimitilajohtajien on ohjattava projekteja eri tavalla ja huomioitava uuden mallin tuomat tarpeet ja haasteet. Myös projektien osapuolten on ymmärrettävä uudet tarpeet ja projektit on suunniteltava niiden mukaisesti. Pidemmällä tähtäimellä muutosten on vaikutettava yrityksen toimintamalleihin ja kulttuuriin, jotta voidaan saavuttaa pysyvämpi muutos yrityksessä ja uusi näkökulma projektijohtamiseen.
Opinnäytetyö tutkii voidaanko tilamuutosprojekteja parantaa muuttamalla projekteja nykyistä käyttäjälähtöisemmiksi. Käyttäjälähtöinen lähestymistapa tilamuutosprojekteihin voisi parantaa projektien laatua ja lopputulosta kaikkien osapuolten kannalta. Käyttäjälähtöisyyden merkitys muilla aloilla, kuten palvelu- ja tuotekehityksessä, on kasvanut vuosittain. Toimitilajohtamisessa aihe on yhä uusi ja sen tuomat mahdollisuudet ovat suurelta osin hyödyntämättä. Uusi lähestymistapa voisi kehittää alaa ja projektijohtamista monella tapaa.
Opinnäytetyön tarkoituksena on todistaa, että tuntemalla käyttäjien tarpeet entistä paremmin ja ottamalla käyttäjät osallisiksi muutosprojekteihin, voidaan saavuttaa huomattavia hyötyjä. Tutkimuksen tavoitteina on selvittää missä vaiheessa projektien tulisi muuttua aikaisempaa käyttäjälähtöisemmiksi, jotta lopputulos kokonaisuudessaan paranisi. Löytämällä tarkat kehityskohteet voidaan nykyistä perinteistä projektimallia muuttaa ja toteuttaa onnistuneempia projekteja. Tutkimuksen tulokset kehittävät tilamuutosprojekteja ja toimitila-alaa käyttäjälähtöisemmäksi, mutta myös parantavat projektijohtamista paikallisella ja yritystasolla.
Opinnäytetyön tärkeimpiä käsitteitä ovat toimitilajohtaminen, projektijohtaminen ja käyttäjälähtöisyys. Työ keskittyy tilamuutosprojekteihin, sillä ne ovat lähtökohdiltaan enemmän käyttäjiä huomioivia ja käyttäjät ovat niissä väistämättä vahvasti mukana. Työn ensivaiheet esittelevät perinteisen kirjallisuuteen pohjautuvan tilamuutosprosessin, sen vaiheet ja tärkeimmät osapuolet. Käyttäjälähtöisyyttä ja sen lisäämistä projekteissa selvitetään haastattelemalla viittä kokenutta asiantuntijaa. Haastattelut paljastavat tarkemmin prosessin eri osapuolten näkemykset ja yksityiskohtia käyttäjälähtöisyydestä projekteissa. Haastattelujen tuloksista selviää missä vaiheessa muutosprosessia projektimallia kannattaa muuttaa ja minkälaisia muutoksia tulisi malliin tehdä. Haastattelujen ja kirjallisuuden avulla projektimalliin tehtiin muutoksia, joiden tavoitteena on lisätä käyttäjälähtöisyyttä havaituissa kohdissa. Uutta projektimallia kokeiltiin testiryhmän avulla ja tulokset arvioidaan lopuksi.
Tulokset vahvistavat projektien osapuolten uskovan, että lisäämällä käyttäjälähtöisyyttä projekteissa voidaan saavuttaa huomattavia hyötyjä. Työn tuloksena kehitetyn uuden mallin käyttäminen onnistuneesti ei kuitenkaan ole mahdollista muuttamatta myös projektien osapuolia tai heidän tehtäviään. Uuden projektimallin käyttäminen vaatii uutta osaamista ja uusia rooleja projektiorganisaatioon. Toimitilajohtamisen organisaatiot ovat avainasemassa uusien toimintamallien ja muutosten toteuttamisessa. Tutkimuksessa kehitetty käyttäjien tarpeiden tutkimiseen keskittyvä vaihe antaa mahdollisuuden toteuttaa projekteja käyttäjälähtöisemmin osallistamalla käyttäjiä enemmän projektin alkupuolella. Toinen muutos, käyttäjistä koostuva katselmointiryhmä tuo huomattavia hyötyjä, mutta ryhmän hallinnoiminen sisältää enemmän haasteita. Yleisellä tasolla toimitilajohtajien on ohjattava projekteja eri tavalla ja huomioitava uuden mallin tuomat tarpeet ja haasteet. Myös projektien osapuolten on ymmärrettävä uudet tarpeet ja projektit on suunniteltava niiden mukaisesti. Pidemmällä tähtäimellä muutosten on vaikutettava yrityksen toimintamalleihin ja kulttuuriin, jotta voidaan saavuttaa pysyvämpi muutos yrityksessä ja uusi näkökulma projektijohtamiseen.