Asiakirjojen julkisuus Kouvolan seurakuntayhtymän hallinnossa

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee asiakirjojen julkisuutta Kouvolan seurakuntayhtymän hallinnossa. Työn tarkoituksena oli selvittää, mitkä asiakirjat Kouvolan seurakuntayhtymän hallinnossa ovat julkisia ja mitkä salassa pidettäviä ja mihin lain pykälään tämä salassapito perustuu. Tavoitteena on, että tutkimus ja sen tulokset auttaisivat ja tukisivat Kouvolan seurakuntayhtymän henkilöstöä julkisuuslain ymmärtämisessä ja soveltamisessa. Tutkimukseen on koottu ajantasainen tietopaketti asiakirjojen julkisuudesta yhtymän henkilöstölle.

Tutkimustapana käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää eli perehtymistä asiakirjajulkisuuteen lakien, alan kirjallisuuden ja oikeuskäytäntöjen avulla. Tutkimusta varten haastateltiin yhtymän henkilöstöä ja lakimiesasessoria Lapuan hiippakunnasta. Työssä esiintyvän eduskunnan oikeusasiamiehen ratkaisun ja tietosuojavaltuutetun kannanoton tarkoitus on antaa käytännön esimerkit lakien soveltamisesta seurakunnissa.

Työn alussa esitellään seurakunnan asiakirjajulkisuuteen vaikuttavat lait ja niiden sisältö lyhyesti. Tämän jälkeen käsitellään julkisuusperiaatetta ja siihen liittyviä käsitteitä, asiakirjojen julkiseksi tulon säännöksiä, tietojen luovuttamista, salassapitoa viranomaistoiminnassa sekä henkilötietojen käsittelyn periaatteita. Tutkimusosuudessa työhön otettujen asiakirjojen julkisuusasteet on käsitelty Kouvolan seurakuntayhtymän palveluyksiköiden mukaisessa järjestyksessä.

Tutkimuksen tuloksista voidaan päätellä, että valtaosa tutkimukseen otetuista asiakirjoista on julkisia. Johtopäätöksenä voidaan kuitenkin todeta, että yksiselitteistä jakoa julkisiin ja salassa pidettäviin asiakirjoihin on vaikea tehdä. Tähän vaikuttaa aina kunkin asiakirjan sisältämä tieto, joka voi olla joko julkista tai salassa pidettävää tapauskohtaisesti. Työ toimii yleiskuvauksena näiden asiakirjojen julkisuudesta ja sitä toivottavasti voidaan hyödyntää tulevaisuudessa.

This thesis deals with the publicity of documents in the Kouvola Parish Union management. The purpose of the thesis was to examine which documents are public and which must be kept secret and what law section is this based on. The aim is that the thesis and its results would help and support the personnel of the Kouvola Parish Union to understand and apply the act on the openness of government activities. Current information of the publicity of documents for the Parish Union personnel has been collected for this thesis.

This thesis is a qualitative research that is based on legislation, literature in this field and legal praxis. Personnel of the Parish Union and a lawyer assessor from Lapua Diocese were interviewed for this thesis. The study deals with the parliamentary ombudsman’s decision and the data protection ombudsman’s comment in order to give practical examples of applying the law in parishes.

Legislation related to the publicity of documents in parishes is presented briefly in the beginning of the thesis. Furthermore, this study describes the right-of-access principle and terms related to that, regulations based on documents becoming public, releasing information, confidentiality and handling personal data. Documents that are included in this study are handled in the order of the Kouvola Parish Union services.

According to the results, majority of the documents that have been involved in this research are public. As a conclusion of this study, it can be mentioned that it is difficult to do an unambiguous division between public and confidential documents. The publicity of a document is always affected by the information of the document which can be either public or confidential. This thesis is an overview of the publicity of these documents and hopefully it can be used in the future.