An investigation of wiki as a company’s communication and knowledge management tool

Abstract

Wiki is a social media channel. It is an information storage site, which can be edited by anyone. The main idea in wiki is that it uses peoples’ knowledge to create the content. In companies internal communication wiki has restricted access due to data privacy. Wiki can be used inside companies as a brainstorming place and for example as a place to store project documentation.

This thesis is done as a research project for a company, referred as Company X, which is an international Information Technology (IT) company. The research is assigned inside Company X to Department X, which has approximately 1000 employees. The purpose of this case study was to investigate the wiki application and how it could work as the Department X’s internal communication channel. The second purpose was to make an initial implementation plan based on the research findings. The methods used to investigate the research questions were interviews and a SWOT analysis. Four persons from Department X were interviewed to get an overall opinion of wiki. The goal of the SWOT analysis was to investigate the team’s strengths, weaknesses, opportunities and threats related to the wiki application.

The findings conclude that the wiki application can be considered as useful for Department X. Due to the findings an implementation plan, which described what is needed in order to implement wiki inside Department X, was made. The research supports the assumption that wiki can be used as a part of an effective communication and knowledge management. However, other aspects of knowledge management should be investigated before implementation.

Wiki on sosiaalisen median työkalu, johon yksilöt voivat luoda, lisätä ja muokata tietoa. Wikin pääajatuksena on käyttää hyväkseen ihmisryhmän älykkyyttä olemalla avoin kaikille. Wikin tarkoituksena on loda tietoa yksilöllisesti, mutta yhteisöllisesti. Yrityksen sisäisissä wikeissä käyttäjäryhmä on kuitenkin rajattu tietoturvallisuus syistä. Näissä rajatuissa käyttöjäryhmissä wikiä voidaan käyttää ideoide luonti ja kehitys paikkana.

Tämä opinnäytetyö on tehty kansainvälisen IT alan yrityksen osaston käyttöön, johon viitataan Osasto X:nä ja jossa on noin 1000 työntekijää. Tarkoituksena oli tutkia, kuinka wiki toimisi Osasto X:n sisäisen viestinnän kanavana ja näiden tulosten perusteella tehdä alustava käyttöönottosuunnitelma. Tutkimusmenetelminä käytettiin haastatteluja ja SWOT analyysiä. Neljää Osasto X:n työntekijää haastateltiin, jotta saattiin selville henkilöstön milipide ja suhtautuminen wikiin. SWOT analyysin tavoitteena oli tutkia Osasti X:n vahvuuksia, heikkouksia, uhkia ja mahdollisuuksia wiki sovelluksen kannalta.

Tuloksena todettiin, että wiki olisi hyödyllinen Osasto X:lle ja näin ollen se kannattaisi ottaa käyttöön. Tastä johtuen tehtiin alustava käyttöönottosuunnitelma, joka kuvaa mitä kaikkea tarvitaan wikin käyttöönottoon. Tämä tutkimus tukee oletusta, että wikiä voidaan käyttää tehokkaana tiedon johtamisen ja viestinnän välineenä, mutta tiedon johtamisen muut näkökulmat olisi syytä tutkia ennen wikin käyttöönottoa.