SÄHKÖISEEN OSTOLASKUJEN KÄSITTELYYN SIIRTYMISEN SUUNNITTELUA JA OHJEISTUSTA PYHÄJÄRVEN KAUPUNGILLE

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mitä asioita toimeksiantaja Pyhäjärven kaupungin olisi hyvä huomioida ja selvittää suunniteltaessa ja toteutettaessa siirtymistä sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn. Tavoitteena oli myös ottaa selvää Pyhäjärven kaupungin ostolaskujen käsittelijöiden odotuksista ja koulutustarpeista liittyen sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn sekä Pyhäjärven kaupungin toimittajien valmiuksista sähköiseen laskutukseen. Teoreettinen viitekehys rajattiin käsittelemään kunnan taloutta, ohjelmiston hankintaprosessia ja sähköistä laskutusta, etenkin sähköistä ostolaskujen käsittelyä. Sähköisen laskutuksen tietoturvaa käsiteltiin myös. Empiirinen tutkimus toteutettiin haastattelemalla ostolaskujen käsittelijöitä Kainuun maakunta -kuntayhtymässä, Kiuruveden kaupungissa ja Pyhäjärven kaupungissa. Pyhäjärven kaupungin toimittajien valmiuksia sähköiseen laskutukseen selvitettiin Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n verkkolaskuosoitteistoa hyödyntämällä. Tutkimus osoitti, että sähköinen ostolaskujen käsittely nopeuttaa laskujen kiertoa, helpottaa kierron seurantaa ja nopeuttaa työskentelyä. Laskut myös löytyvät helposti sähköisestä arkistosta. Valittavan ostolaskujen kierrätysohjelmiston tärkeinä ominaisuuksina pidettiin Pyhäjärvellä helppokäyttöisyyttä ja käyttövarmuutta. Mahdollisimman kattava koulutus koettiin tarpeelliseksi järjestettävän kaikille tulevan ohjelmiston käyttäjille. Pieni osa Pyhäjärven kaupungin toimittajista laskutti sähköisesti selvityksen tekohetkellä. Valmistautuminen sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn siirtymiseen kannattaa aloittaa aikaisessa vaiheessa. Tulevaisuudessa, kun sähköisesti laskuttavien toimittajien määrä lisääntyy, siirtyminen sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn on hyödyllistä.

The purpose of the final year paper commissioned by Pyhäjärvi town was to clarify what matters would be important to pay attention to and clarify when planning and putting into practise the changeover to electronic processing of accounts payable. The purpose was also to find out the accounts payable clerks´ expectations and training requirements concerning the electronic processing of accounts in Pyhäjärvi and the preparedness of the suppliers of Pyhäjärvi for electronic invoicing. The theoretical background deals with local government finances, the process of acquiring software and electronic invoicing, especially electonic processing of accounts payable. Data security of electronic invoicing was also dealt with. The empirical research was made by interviewing accounts payable clerks in the Joint Authority of Kainuu, Kiuruvesi and Pyhäjärvi. The preparedness of the suppliers of Pyhäjärvi for electronic invoicing was clarified by making use of the e-invoice address register of Tietoyhteiskunta kehittämiskeskus ry. The research revealed that electronic processing of accounts payable speeds up the rotation speed of the invoices and makes easier to control the rotation. Invoices are also easy to find from the electronic archives. Important features of the software to be chosen in the future in Pyhäjärvi should include, among other things, user friendliness and reliability. Intensive training was found necessary for all the users of the software. Some of the suppliers of Pyhäjärvi already used electronic invoicing when the survey was made. Getting ready for electronic processing of accounts payable is useful to start early enough. In the future, when electronic invoicing becomes more common, the changeover to electronic processing of accounts payable is useful.