Hankinnan portaat: hankintatoiminnan kehittäminen osallistavalla strategiatyöllä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selittää, kuvata ja arvioida hankintastrategiaprosessiin liittyviä tekijöitä ja kehittää toimintatutkimuksen keinoin kohdeorganisaation Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hankintatoimintaa ja hyödyntää tutkimuksessa saatua tietoa organisaation strategiaprosesseissa.

Tutkimuksessa käytettiin teoriapohjana osallistavaa strategiatyöprosessia ja tutkimusongelmaksi muotoutui: Miten yhteistoiminnallisesti luodaan Rovaniemen koulutuskuntayhtymän toimintaa tukeva hankintastrategia? Tutkimuksen käynnistymisvaiheessa teoriapohjan kautta tutkimusongelmasta johdettuja kysymyksiä olivat: Miksi hankintastrategia laaditaan? Mitä lisäarvoa hankintastrategiasta on? Miten hankintastrategia laaditaan tukemaan organisaatioin toimintaa? Lähtökohtana oli käytännön toiminnan muutos ja kehittäminen aineistolähtöisesti.

Opinnäytetyön tutkimusaineisto sisältää eri tiedonkeruu menetelmiä (triangulation of evidence) osallistuva ha-vainnointi, työryhmä haastattelut ja kirjallinen aineisto. Aineistoa hankittiin kattavasti eri menetelmin. Tässä tut-kimuksessa keskeisessä roolissa on osallistaminen ja tiedonantajina ovat organisaation eri asemissa työskentelevät avainhenkilöt, hankintaprosessin asiantuntijoita eri tulosalueilta.

Tämän tutkimuksen tavoite on ollut haastava ja vaatinut onnistuakseen hankintatoiminnan asiantuntijoita, johdon sitoutumista ja päättäväisyyttä sekä aikaa osallistua strategiatyöhön.

Tutkimukselle asetetut tavoitteet toteutuivat hyvin. Vastauksia kaikkiin tutkimuskysymyksiin saatiin tutkimukses-sa kerätystä aineistosta.

Kehittämistyön ja tutkimustulokset toimeksiantaja koki hyödylliseksi. Tukimustuloksia toimeksiantaja käyttää kuntayhtymän käynnistyvässä strategiaprosessissa johdon sitouttamiseen ja eri tahojen osallistamiseen sekä yhteistoiminnan kehittämiseen. Kehittämistyön tuotoksena syntyneet Hankinnan portaat hankintastrategian linjaukset on jo prosessin aikana osittain viety käytäntöön ja jatkotyöstettäväksi hankintaprosessissa toimiville.

The objective of this thesis project was to explain, describe and evaluate factors related to a procurement strategy process, employ action research methods to develop the procurement activity of the target organisation—Rovaniemi Municipal Federation of Education—and utilise the information acquired in this study in the organisation’s strategy processes.

The theoretical basis of this study was a participative strategy work process, and the research problem that emerged was: How can a procurement strategy, which supports the commissioner's operation, be cooperatively created? The questions derived from the research problem via the theoretical basis during the start-up phase of the study were: Why is a procurement strategy being compiled? What added value does a procurement strategy offer? How should a procurement strategy be compiled to support the organisation’s operation? The starting point was change based on data and the development of the practical operation. The research material for this thesis project is based on triangulation of evidence: participative observation, work group interviews and written material. Participation plays a central role in this study, and the information providers are key persons employed in different positions in the organisation—procurement process specialists in different profit areas. Answers to all the research questions were found in the material gathered during the study.

The goal of this study has been challenging, and to be successful it has required specialists in the procurement activity, commitment and decisiveness from the management and time to participate in strategy work.

The commissioner of this study found the development work and research results beneficial. The commissioner is using the research results in the strategy process being started in the municipal federation to secure the commitment of the management, to ensure the participation of the various parties involved and to develop cooperation.The policy guidelines produced during the development work were partially employed in practice and further refined by those working in the procurement process already during the development process.