Sisäinen viestintä työyhteisössä - opas työntekijöille Case: Kouvolan viisumipalvelukeskus

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön aiheena on yhteisöviestintä ja etenkin sisäinen viestintä työyhteisössä. Työn tavoitteena on kehittää sisäistä viestintää kokonaisuudessaan yhteisössä. Opinnäytetyön toiminnallisessa osuudessa tehtiin opas Kouvolan viisumipalvelukeskuksen työntekijöille, toimeksiantaja on Kouvolan viisumipalvelukeskus. Opas sisältää jo ennalta sovitun aineiston.

Työn teoriaosuudessa perehdytään yhteisöviestinnän ja sisäisen viestinnän teoriaan. Teoria alkaa opinnäytetyön kolmannesta luvusta, jossa käsitellään yhteisöviestintää ja siihen kuuluvia viestinnän alueita: sisäistä ja ulkoista viestintää, uutta työyhteisöviestintää, johtamis- ja muutosviestintää, tulosviestintää, viestinnän foorumeita ja kanavia sekä häiriöitä. Tämän jälkeen luvussa neljä käsitellään tarkemmin sisäisen viestinnän teoriaa, käydään läpi yhteystoiminta, tiedotus, markkinointi, perehdyttäminen, luotaus, työtiedotus, sisäisen viestinnän kanavat ja foorumit sekä hyvä teksti sähköpostissa ja verkossa. Teorian viimeisessä osuudessa, luvussa viisi, kerrotaan oppaan kirjoittamisesta Kouvolan viisumipalvelukeskuksen työntekijöille.

Opinnäytetyön toiminnallinen osuus, opas viisumipalvelukeskuksen työntekijöille, sisältää perustietoa esimiesten vastuualueista, salassapidosta ja tietoturvasta sekä muista työhön liittyvistä asioista. Oppaan tarkoituksena on koota aiemmin hajallaan ollut tieto yhteen. Opas on selkeä ja tiivis tietopaketti viisumipalvelukeskuksen työntekijöille, ja se on tarkoitettu jokapäiväiseen käyttöön.

Opinnäytetyön johtopäätöksinä voidaan todeta, että yrityksen on panostettava sisäiseen viestintäänsä, sillä se vaikuttaa työntekijöiden työmotivaatioon, työtyytyväisyyteen ja me-henkeen. Sisäisen viestinnän tulee olla vuorovaikutuksellista ja jatkuvaa, koska tietotyhjiöt täytetään nopeasti puskaradion välittämillä huhuilla.

The subject of this functional thesis is workplace communication and especially internal communication in the workplace. The goal of this thesis is to develop a working community’s internal communication as a whole. The functional part of the thesis was to compile a guide for the employees of the Remote Visa Processing Centre in Kouvola, which is the commissioner of this thesis. The guide already contains scheduled data.

The theoretical part of this thesis includes familiarizing with workplace communication and internal communication theory. The theory begins in the third chapter and it deals with workplace communication and its areas, such as, internal and external communication, a new workplace communication, management and rate of communication, result of communication, forums and channels of communication and problems of communication. The fourth chapter deals more in detail with internal communication theory, such as connection function, informing, marketing, orientation, sounding, informing on workplace, channels and forums of internal communication and what kind of text is appropriate in an e-mail and online. The last section of the theoretical part, in the fifth chapter, deals with writing the guide to employees.

The guide to employees includes basic information about supervisors’ responsibilities, secrecy and information security and other work-related issues. The main purpose of this guide is to bring together information that has previously been scattered in one booklet. The guide is a clear and compact information package for the employees in Kouvola Remote Visa Processing Centre. It is intended for everyday use.

The results show, that the organization has to invest in its internal communication, since it affects the employee’s work motivation, work satisfaction and atmosphere in the workplace. Internal communication has to be interactional and long-lasting, be-cause knowledge gaps are quickly filled with rumors.