PROSESSIAJATTELULLA LISÄÄ LAATUA TILITOIMISTON TILINPÄÄTÖSTYÖHÖN

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää miten tilitoimistossa tehtävän tilinpäätöksen laatua voisi parantaa. Työ laadittiin siten, että sitä voidaan tulevaisuudessa käyttää pohjana laatutyössä. Asiakaspalaute ja johdon asettamat tavoitteet olivat lähtökohtana opinnäytetyölle. Opinnäytetyön teoriaosa rakentui laadusta ja sen historiasta, laadun eri näkökulmista ja yleisimmistä laadun parantamisen ja mittaamisen apuvälineistä. Laatujärjestelmä on yritysjohdon apuväline, joka helpottaa toiminnan johtamista, suunnittelua, toteuttamista ja valvontaa. Teorian pohjalta päädyttiin kuvaamaan tilinpäätösprosessi ja sen alaprosessi tilinpäätöksen laadinta. Tilinpäätösprosessi on tilitoimiston avainprosessi, joten laatutyö aloitettiin sen kuvaamisesta. Prosessikuvausten laadintaa varten perehdyttiin prosessiajattelun teoriaan ja käytännön esimerkkeihin. Laatujärjestelmään kuuluva laatukäsikirja edellyttää kaikkien prosessien tunnistamista ja kuvaamista. Tilinpäätösprosessiin liittyvien laatulomakkeiden käyttö on ohjeistettu tilinpäätöksen laadintaprosessin yhteydessä. Lomakkeet ovat osa Taloushallintoliiton tuottamaa ja tilitoimistoille tarkoitettua laatujärjestelmään perustuvaa aineistoa. Prosessi- ja työtapakuvaukset laadittiin tilitoimiston kirjanpitäjiä ja johtoa varten. Prosessien kuvaamisen kautta käytiin läpi koko tilinpäätösprosessin toiminta ja sen toimivuuteen vaikuttavat tekijät. Prosessit kuvattiin vuokaavioina, koska ne havainnollistavat parhaiten tapahtumia ja työvaiheita. Nykytilan kartoitus ja tulevaisuuden tavoite ovat osa laadun parantamista. Asiakkaille pyritään jatkossa tuottamaan laadukkaampia tilinpäätöksiä ja tarjoamaan parempaa palvelua. Henkilökunnan työhyvinvointia parannetaan riittävällä ohjeistuksella. Tilitoimiston johto saa prosessin kehittämistyön tuloksena paremmin analysoitua tietoa päätöksenteon tueksi. Opinnäytetyössä laaditut prosessikaaviot ja työohjeet otetaan käyttöön asiakkaiden kulumassa olevien tilikausien aikana ja seuraavat tilinpäätökset laaditaan näiden ohjeiden perusteella. Prosessin toimintaa tullaan mittaamaan tasapainoitetun mittariston avulla. Mittariston laadinta ei kuulu tähän opinnäytetyöhön.

The objective of this study was to find out how the quality of the financial statement made by an accounting firm could be improved. The study gives an opportunity for the firm to use it as the basis for Quality System in the future. Feedback from clients and the aims of the management were the important starting points for the thesis. The theoretical part of this study consists of quality, history of quality, different aspects of quality and most general quality improvement and measuring tools. The Quality System is a tool, which helps management to manage, design, implement and supervise operations. Its goal is to confirm that the products and the services are of high quality and include only few errors. Additionally, it helps to improve productivity and create consistent customs with the help of documented methods. On the basis of the theoretical issues and because it is a key process of an accounting firm, the process of closing of the books was chosen to be described first. To get the standardized Quality System an organisation needs the Quality Handbook that should contain the description of every process in the named company. The quality forms to be used by accounting firms have been made by Taloushallintoliitto. The use of quality forms has been guided in the process description of composing the financial statement. The process descriptions and working instructions were made by mapping all the operations included in the process of closing the books. The processes are illustrated by flowcharts because they make it easier to recognize the functions and different phases. Current functions were described to serve as the basis for development and improvement. The objective is was be able to provide the customer with financial statements of better quality and service. Adequate instructions will increase the well being of the employees. Analysed information of the improved process will help the management in its decision- making.