Asiakastietojärjestelmän käyttöönottoprosessin kehittäminen Rikosseuraamuslaitoksessa

Abstract

Työelämä on digitaalisaation myötä jatkuvassa murroksessa. Yhä enemmän erilaisissa organisaatioissa otetaan käyttöön uusia tietojärjestelmiä vanhojen tilalle ja niiden käyttöönottoon tulee valmistautua huolella. Rikosseuraamuslaitoksessa ollaan ottamassa uutta asiakastietojärjestelmää käyttöön kevään 2022 aikana. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kehittää asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa Rikosseuraamuslaitoksessa, sekä tuottaa hyödyllistä tietoa vastaavien tietojärjestelmäuudistusten käyttöönottoprosessien tueksi. Työn tavoitteena on kuvata asiakastietojärjestelmän toiminnalliseen käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä sekä sitä, miten käyttöönottoon liittyvä tuki tulisi organisoida.

Työn tietoperustassa on kuvattu tietojärjestelmien käyttöönottoon liittyviä haasteita, digitalisaation vaikutuksia työelämän taitoihin sekä muutosta ja muutosjohtajuutta. Toimintaympäristönä työssä toimii Rikosseuraamuslaitos, jossa uusi asiakastietojärjestelmä tulee muuttamaan suuresti koko henkilöstön tapaa tehdä työtä tulevaisuudessa.

Tutkimusaineisto kerättiin Rikosseuraamuslaitoksessa työskenteleviltä lähitukihenkilöiltä sähköisen kyselylomakkeen avulla (n=41). Yksi keskeisin tekijä asiakastietojärjestelmän käyttöönoton onnistumisen kannalta on johdolta ja esimiehiltä saatu tuki. Johdon ja esimiesten tulee toimia suunnan näyttäjinä sekä mahdollistaa tuleva muutoksen aikaansaaminen omissa yksiköissään esimerkiksi luomalla positiivista ilmapiiriä sekä mahdollistamalla työrauha. Johdon ja esimiesten tulee olla sitoutuneita muutokseen ja ottaa vastuuta uusien toimintatapojen jalkauttamisesta. Käyttöönottoa tulee myös tukea erilaisin tukimuodoin, joista yksi tärkeimmistä Rikosseuraamuslaitoksen tapauksessa on yksiköissä työskentelevät lähitukihenkilöt. Muina tukimuotoina esiin nousivat kattava ohjeistus ja valtakunnallinen tukikanava.

Opinnäytetyön tulosten perusteella muotoiltiin suositukset vastaavien tietojärjestelmäuudistusten käyttöönottoprosessien tueksi. Asiakastietojärjestelmän käyttöönottoon valmistautumisen ja käyttöönoton aika tulee rauhoittaa ylimääräisiltä häiriötekijöiltä mahdollisuuksien mukaan sekä yksikkö-, että organisaatiotasolla. Johdon ja esimiesten koulutukseen ja muutokseen sitoutumiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Johdon ja esimiesten tulee johtaa muutosta yksikkötasolla. Henkilöstön ICT-taitoihin tulee kiinnittää säännöllisesti huomiota. Tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvän tuen tulee olla mahdollisimman lähellä yksittäistä työntekijää. Lisäksi käyttöönottoon liittyvään viestintään tulee panostaa osana käyttöönottoprosessia.