Organisaation tiedonhallinnan kehittäminen
Jalkanen, Anne (2022)
Jalkanen, Anne
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202204014306
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202204014306
Tiivistelmä
Tutkimuksessa tavoitteena oli selvittää Puolustusvoimien kohdeorganisaation tiedonhallinnan nykytilaa ja pyrkiä tunnistamaan nykytilan kartoituksen kautta tiedonhallinnan kehittämiskohteita. Havaituista kehittämiskohteista muodostettiin organisaatiolle tiedonhallinnan kehittämissuunnitelma.
Tutkimus oli tyypiltään case-tutkimus, jossa hyödynnettiin sekä laadullisia että määrällisiä tutkimusmenetelmiä. Tutkimuksen teoriaosuus koostui tietoa, tiedonhallintaa ja tiedonhallinnan kehittämistä käsittelevistä artikkeleista sekä joistakin alan perusteoksista. Lisäksi tausta-aineistona hyödynnettiin tiedonhallintaa säätelevää lainsäädäntöä ja vähäisissä määrin kohdeorganisaation omaa normistoa. Tutkimuksen empiirinen aineisto koskien organisaation tiedonhallinnan nykytilaa kerättiin teemahaastatteluiden ja kyselylomakkeen avulla kohdeorganisaation työntekijöiltä.
Tutkimuksen tuloksena voidaan todeta, että kohdeorganisaation tiedonhallinnassa on runsaasti kehitettävää. Keskeisimmät kehityskohteet liittyvät organisaation toimintaan, teknisiin ratkaisuihin sekä hallintoon ja johtamiseen. Organisaation toimintatavat ja prosessit täytyy kuvata ja vakiinnuttaa käytäntöön. Vanhoista tietojärjestelmistä tulee luopua ja samalla vähentää päivittäisessä käytössä olevien järjestelmien määrää huomioiden kuitenkin tietoturvan sekä luokiteltujen tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvät haasteet.
Kohdeorganisaation tiedonhallinnan kehittäminen on laaja kokonaisuus, jossa tulee huomioida prosessit ja toimintatavat, tietotekniset ratkaisut, tietoturva sekä toimintaympäristö. Työ on pitkäjänteistä ja onnistuakseen se vaatii johdon tuen, eri alojen asiantuntemusta, aikaa sekä muita resursseja. The objective of this study was to examine the current state of organization’s knowledge management and through that try to find out the development targets of the organization’s knowledge management. The study was commissioned by one division of the Finnish Army Command.
The study was a case-study and both qualitative and quantitative research methods were used. The theoretical part examines articles and literature concerning knowledge types, knowledge management and developing knowledge management. The theoretical data were gathered also partly from legislation and organization’s standards.
The empirical part consists of the examination of the current state of knowledge management. The data were gathered partly by theme interviews and by conducting a survey among employees.
The results indicate that there is a lot to develop in organization’s knowledge management. Processes and courses of action must be defined, standardized, and start using them. There are challenges in information security and classified data sets which must be solved. Organization must put off legacy systems or otherwise reduce the number of systems used in daily work.
Developing organization’s knowledge management is long-term process which takes time, expertise, and other resources. Processes, information technology, information security and operational environment must be considered, and the support of the management is critical for success.
Tutkimus oli tyypiltään case-tutkimus, jossa hyödynnettiin sekä laadullisia että määrällisiä tutkimusmenetelmiä. Tutkimuksen teoriaosuus koostui tietoa, tiedonhallintaa ja tiedonhallinnan kehittämistä käsittelevistä artikkeleista sekä joistakin alan perusteoksista. Lisäksi tausta-aineistona hyödynnettiin tiedonhallintaa säätelevää lainsäädäntöä ja vähäisissä määrin kohdeorganisaation omaa normistoa. Tutkimuksen empiirinen aineisto koskien organisaation tiedonhallinnan nykytilaa kerättiin teemahaastatteluiden ja kyselylomakkeen avulla kohdeorganisaation työntekijöiltä.
Tutkimuksen tuloksena voidaan todeta, että kohdeorganisaation tiedonhallinnassa on runsaasti kehitettävää. Keskeisimmät kehityskohteet liittyvät organisaation toimintaan, teknisiin ratkaisuihin sekä hallintoon ja johtamiseen. Organisaation toimintatavat ja prosessit täytyy kuvata ja vakiinnuttaa käytäntöön. Vanhoista tietojärjestelmistä tulee luopua ja samalla vähentää päivittäisessä käytössä olevien järjestelmien määrää huomioiden kuitenkin tietoturvan sekä luokiteltujen tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvät haasteet.
Kohdeorganisaation tiedonhallinnan kehittäminen on laaja kokonaisuus, jossa tulee huomioida prosessit ja toimintatavat, tietotekniset ratkaisut, tietoturva sekä toimintaympäristö. Työ on pitkäjänteistä ja onnistuakseen se vaatii johdon tuen, eri alojen asiantuntemusta, aikaa sekä muita resursseja.
The study was a case-study and both qualitative and quantitative research methods were used. The theoretical part examines articles and literature concerning knowledge types, knowledge management and developing knowledge management. The theoretical data were gathered also partly from legislation and organization’s standards.
The empirical part consists of the examination of the current state of knowledge management. The data were gathered partly by theme interviews and by conducting a survey among employees.
The results indicate that there is a lot to develop in organization’s knowledge management. Processes and courses of action must be defined, standardized, and start using them. There are challenges in information security and classified data sets which must be solved. Organization must put off legacy systems or otherwise reduce the number of systems used in daily work.
Developing organization’s knowledge management is long-term process which takes time, expertise, and other resources. Processes, information technology, information security and operational environment must be considered, and the support of the management is critical for success.