Tulevaisuuden kokous- ja kongressipalvelut

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkitaan tulevaisuuden kokouspalveluita teemahaastattelujen avulla, joiden tarkoituksena on selvittää kokousasiakkaiden mielipiteitä ja kokemuksia liittyen etäkokouksiin suhteessa kasvokkain kokoustamiseen. Tavoitteena on luoda toimeksiantajayritykselle, yksityiselle kokoushotellille kehitysideoita tulevaisuuden kokouspalveluiden järjestämiseen etäkokousten määrän kasvaessa ja kasvokkain järjestettävien kokousten vähentyessä.

Teoreettinen viitekehys muodostuu kokouspalveluista, etäkokoustamisesta ja etätyöskentelystä, asiakaskokemuksesta, tulevaisuuden ennakoimisesta ja megatrendeistä. Tutkimuksen teoria pohjautuu matkailualan kirjallisiin ja sähköisiin teoksiin ja artikkeleihin, keskittyen kokouspalveluihin liittyvään teoriaan.

Opinnäytetyö perustuu laadulliseen tutkimukseen ja tutkimusmenetelmänä on käytetty teemahaastattelua. Teemahaastatteluun valittiin viisi eri alojen kokousasiakasta, joilla oli kokemusta sekä kasvokkain kokoustamisesta että etäkokoustamisesta.

Teemahaastattelusta saatiin selville, että haastateltavat kokivat yleisesti kasvokkain kokoustamisen paremmaksi vaihtoehdoksi etäkokousten sijaan. Etäkokousten suurimmiksi ongelmiksi koettiin huonot verkostoitumisen mahdollisuudet, sosiaalisten suhteiden muuttuminen, verkon kasvottomuus, keskittymiskyvyn haasteet ja huonon ergonomian aiheuttamat terveydelliset ongelmat. Hybridityöskentelyä toivottiin tulevaisuudessa sen tarjoaman vaihtelevan työympäristön takia.

Kokouspalveluiden suhteen suurimpina kehityskohteina nähtiin henkilökunnan teknillisen osaamisen kehittäminen, sijainnin ja tilojen esteettömyyden parantaminen, terveellisempien ja laadukkaampien ruokavaihtoehtojen tarjoaminen ja ohjelmapalveluiden parempi tarjonta. Teemahaastattelun kysymykset ja tulokset löytyvät opinnäytetyön liitteistä.

Toimeksiantajalle tarjottiin kehitysideoita liittyen yleisesti digitaalisten palveluiden parannuksiin. Toimeksiantajan nettisivuista tarjottiin kehitysideoita sivujen selkeyden, helppokäyttöisyyden ja visuaalisen ilmeen parantamiseen. Toimeksiantajalle ehdotettiin myös kokouspakettimallien ja räätälöityjen ohjelmapalveluiden kehittämistä esimerkein.