Toimintamallin kehittäminen tilitoimiston sopimusprosessiin

Abstract

Opinnäytetyö on toteutettu toimeksiantona auktorisoidulle tilitoimistolle Laskenta-10 Oy:lle. Tämän työn tavoitteena oli löytää keinoja yrityksen sopimusprosessin tehostamiseen ja selkeyttämiseen. Opinnäytetyö aloitettiin kartoittamalla yrityksen tilanne. Tämän jälkeen määriteltiin työn tavoite, tarkoitus ja viitekehys. Opinnäytetyön alussa esiteltiin toimeksiantoyritys, jonka jälkeen työ etenee vaiheittain kohti lopullista toiminta mallia. Työ jaettiin neljään eri vaiheeseen selkeyttämään työn etenemistä. Työn ensimmäisessä osassa käsiteltiin työn tarkoitus ja tavoite. Toisessa osuudessa käsiteltiin tutkimukselle tärkeää teoriaa. Sopimusprosessia käydään teoriaosiossa läpi aluksi yleisellä tasolla, jonka jälkeen sopimusprosessin vaiheita tarkastellaan yksityiskohtaisemmin. Teoria osuudessa käsiteltiin toimeksiantosopimuksen, rahanpesulain ja tunnistautumiseen liittyviä tekijöitä, koska ne olivat tärkeä osa sopimusprosessia. Teoria osuudessa käsitellyt asiat ovat tärkeitä ja määrittävät sen, miksi sopimusprosessin selkeyttäminen, ja toimintamallin rakentaminen ovat eduksi yritykselle.

Työn kolmas osio oli sekoitus teoriaa ja empiriaa. Osiossa esiteltiin tarkemmin toimeksiantajan toimivan yrityksen nykytilanne, siinä esiintyvät ongelmat ja haasteet sekä ratkaisut niihin. Sopimusprosessissa esiintyvien ongelmien havaitseminen ja niiden ratkaisemisen jälkeen oli vaivatonta siirtyä rakentamaan toimintamallia yritykselle. Opinnäytetyön tarkoituksen oli luoda sellainen toimintamalli, joka helpottaa sopimusprosessia jatkossa. Toimintamallin kehittäminen helpotti uusien sopimusten tekemistä, vanhojen sopimusten päivittämistä ja asiakkaiden tunnistautumista sekä riskiarvioiden tekemistä.

Työn tuloksena pystyttiin tunnistamaan sellaisia tekijöitä, joilla oli vaikutuksia sopimusprosessin tehottomuuteen. Saatujen havaintojen pohjalta sopimusprosessin ongelmakohtia pystyttiin purkamaan. Ongelmat käytiin yhdessä yrityksen toimitusjohtajan kanssa läpi. Ongelmien pohjalta pystyttiin laatimaan sopimusprosessia tukevat listat sekä ottamaan käytössä oleva ohjelma osaksi prosessia hyödyntäen sen koko potentiaali maximaalisesti. Kehitetyt listat ja käytössä oleva ohjelma tehostavat ja nopeuttavat sopimusprosessia jatkossa.