TALOUSHALLINNON PROSESSIT OIVA YHTIÖT OY:SSÄ

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata Oiva Yhtiöt Oy:n ta loushallinnon nykytila sekä osto- ja myyntilaskuprosessit. Keskeisenä kehittämistehtävänä oli tehdä parannussuunnitelmat osto- ja myyntilaskuprosesseille. Lisäksi tarkoituksena oli tehdä kirjalliset ohjeet laskujen käsittelystä. Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu prosessiajattelusta osana laatujärjestelmää sekä sähköisen taloushallinnon teoriasta. Yritys on siirtynyt käyttämään sähköistä taloushallintojärjestelmää vuoden 2008 alussa. Sähköisen taloushallinnon seurauksena osto- ja myyntilaskujen käsittely on muuttunut. Yritys on tarvinnut selkeät kirjalliset ohjeet laskujen käsittelystä. Prosessien kehittäminen aloitettiin kuvaamalla Oiva Yhtiöt Oy:n taloushallinnon nykytila. Osto- ja myyntilaskuille tehtiin nykytilan kartoitukset, joissa luotiin prosessikuvaukset ja kuvattiin prosessikaaviot. Seuraavaksi prosesseille tehtiin prosessianalyysit, joissa selvitettiin ongelmat. Lopuksi prosesseille tehtiin parannussuunnitelmat. Osto- ja myyntilaskujen käsittelyprosesseille luotiin laatujärjestelmän mukaiset tunnusluvut mittaamaan työn tehokkuutta ja laatua. Tunnuslukujen käyttöönotto kuvattiin prosessien parantamissuunnitelmissa, ja tunnusluvut otetaan käyttöön lähiaikoina. Opinnäytetyön tuloksena Oiva Yhtiöt Oy:n osto- ja myyntilaskujen käsittelyprosessit on kuvattu. Lisäksi on tehty kirjalliset ohjeet laskujen käsittelystä. Opinnäytetyön prosessiajatteluteoriaa voidaan hyödyntää myös yrityksen muiden prosessien kehittämisessä.

The purpose of this thesis is to decribe current state of fin ancial administration at Oiva Yhtiöt Oy. Also, the thesis aims to describe the processing of accounts receivable and accounts payable. The main development task was to make an improvement plan for invoice processes, as well as to draft written instructions on how to manage invoices. The theoretical part of this study consists of process-thinking as a part of the quality system and the theory of electronic financial administration. Electronic financial administration was taken into use in Oiva Yhtiöt Oy at the beginning of the year 2008 when the processing of accounts receivable and accounts payable was changed. The company has needed clear written instructions concerning the new processes. The development of the processes was started by describing the current state of financial administration at Oiva Yhtiöt Oy. Then the current state of invoice processes was studied and process descriptions and diagrams were created. The next step was to analyze the processes and discover the problems. Finally, improvement plans for the processes were made. Measuring instruments were created for the invoice processes to be able to measure the efficiency and quality of work. The introduction of the instruments was described in the improvement plans. The measuring instruments will be taken into use in the near future. As a result of this thesis the invoice processes at Oiva Yhtiöt Oy were described. The company has also received written instructions on the invoice processes. The theory of process-thinking can also be taken advantage of when developing other processes at Oiva Yhtiöt Oy.