Rakennuttamisen loppudokumentaatio

Abstract

Sähköinen dokumenttien hallintajärjestelmä perustuu metatietoon, joka on tietoa tiedosta. Metatieto sanana ei ole välttämättä tuttu, mutta arkielämässä siihen törmää esimerkiksi verkkokaupoissa: metatieto on tällöin tietoa tuotteista. Metatietopohjaisessa järjestelmässä kaikki asiakirjat ovat ”yhdessä korissa”, ja niiden käytettävyys perustuu niille määriteltyjen metatietojen ja metatietojen arvojen perusteella. Asiakirjojen löydettävyys asettaa metatietojen määrittelemiselle vaatimuksia ja kurinalaisuutta käyttäjiltä. Ajan saatossa metatietovaatimukset muuttuvat. Mikäli muutoksia ei käyttöönoteta vanhoille asiakirjoille, ei voida saavuttaa samankaltaista löydettävyyttä kaikilla asiakirjoilla.

Fennovoimalla sähköisessä dokumenttien hallintajärjestelmässä (EDMS) on kaikkien rakennusten tai infrastruktuurin asiakirjat. Asiakirjojen löydettävyys ei ole vaaditulla tasolla, koska asiakirjojen metatiedot eivät ole riittävän yhteneviä ja yrityksen tiedonohjaussuunnitelma on työn alla.

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on määritellä rakennushankkeen asiakirjoille yhtenäinen metatietorakenne. Metatietorakenteen määrittäminen ja metatietojen harmonisointi asiakirjoilla takaa niiden samankaltaisen löydettävyyden. Metatietojen yhtenäistämisen jälkeen vanhan ja uuden rakennuksen dokumentaatio löytyy samalla tavalla luetteloituna. Metatietojen yhtenäistämisen jälkeen on mahdollista löytää kaikkien rakennusten loppudokumentaatio rakennuttamis- ja kiinteistöpidon määrittelemällä tavalla luetteloituna ja luotettavasti löydettävinä.

Asiakirjahallinnan tärkeys ja perusperiaatteet ovat yleispäteviä alasta riippumatta. Metatietopohjaiset järjestelmät ja tietomallit ovat tulevaisuutta, ja niiden käytettävyys perustuu useimmiten standardisoituun tietoon ja nimikkeistöihin hankkeen sidosryhmien välillä sekä kurinalaisuuteen metatietojen käytössä.