Sähköinen perehdytysopas itseohjautuvuuden tueksi asiantuntijatyöhön etänä perehtyessä
Ottavainen, Kaisu (2022)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060315329
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060315329
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä toimeksiantona oli laatia itseohjautuvaa perehdytystä tukeva opas vapaaehtoisten ajoneuvovakuutusten korvauskäsittelyyn perehdytystä varten korvausratkaisijana aloittaville henkilöille. Tavoitteena oli tuottaa sähköinen perehdytysopas sekä ehdotus itseohjautuvasta perehdytysmateriaalista oppimisalustalla osana perehdytysprosessia. Sähköi sen perehdytysoppaan toisena tavoitteena oli lisätä sen avulla itseohjautuvuutta osana etäperehdytystä ja näin vapauttaa perehdytysresursseja muihin työtehtäviin osastolla. Toimeksiantajana toimi suomalainen vakuutusyhtiö ja opinnäytetyö toteutettiin organisaation ajoneuvovakuutus- ja vahinko-osastolle.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostui asiantuntijatyöhön perehdytyksestä ja etäperehdytysprosessista. Aihetta tarkasteltiin etäperehdytyksen erityispiirteiden, mahdollisuuksien ja haasteiden sekä henkilön sitoutumisen näkökulmasta. Tämän lisäksi teoriassa käsiteltiin etäperehdytystä hyödyttäviä digitaalisista työkaluja. Perehtyminen etäperehdytykseen ja sitä käsittelevään aiempaan tutkimukseen toi esille, että se oli aiheena vielä melko vähän tutkittu. Etenkin kvantitatiivista tutkimusta aiheesta oli saatavilla vähän.
Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyötä. Teoriaan ja aiempaan tutkimukseen perehtymisen pohjalta toteutettiin teemahaastatteluja, joiden avulla kartoitettiin etäperehdytyksen nyky- ja tavoitetilaa osastolla perehdyttäjien näkökulmasta. Kartoitus tuki aiempia tutkimustuloksia. Kartoituksen mukaan etäperehdytyksessä haastavimmaksi koettiin se, ettei perehdytettävän kanssa vuorovaikutuksessa pääse näkemään, miten hän on omaksunut perehdytettävät asiat. Haasteena koettiin myös, ettei perehtyjä näe kollegojen päivittäisiä toimintatapoja ja pääse oppimaan näistä. Etäperehdytyksellä ei nähty olevan vaikutusta henkilön sitoutumiseen, mutta työyhteisöön mukaan pääseminen nähtiin haastavampana kuin läsnä tapahtuvassa perehdytyksessä. Opasta kehitettiin haastattelujen keskeisten tulosten pohjalta.
Opinnäytteen lopullisena tuotoksena kehittyi etäperehdytystä tukeva sähköinen opas, jonka toimeksiantaja on jo ottanut käyttöön. Sähköinen perehdytysopas on luovutettu osaston käyttöön ja uusilta korvauskäsittelijöiltä kerättiin palautetta sen sisällöstä. Opasta kehitettiin saadun palautteen perusteella. Tämän jälkeen opas luovutettiin valmiina osaston käyttöön.
Jatkokehitysehdotuksena esitetään etäperehdytystä tukevan oppimisalustan käyttöönotto osastolla. Sen käyttöönoton tueksi laadittiin esimerkki alustalle sopivasta perehdytyspelistä. Yhteisöllisyyden vahvistamiseksi ehdotetaan käytäntöä, jossa perehtyjä keskustelisi perehdytyksen loppuvaiheessa päivittäin vaihtuvan kollegan kanssa. Näin perehdyttäjän työpanos vapautuisi perehdytyksen päätteeksi muihin tehtäviin ja uusi työntekijä pääsisi tutustumaan kollegoihinsa, kun apua tulisi aina pyytää uudelta henkilöltä yhden perehdyttäjän sijaan.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostui asiantuntijatyöhön perehdytyksestä ja etäperehdytysprosessista. Aihetta tarkasteltiin etäperehdytyksen erityispiirteiden, mahdollisuuksien ja haasteiden sekä henkilön sitoutumisen näkökulmasta. Tämän lisäksi teoriassa käsiteltiin etäperehdytystä hyödyttäviä digitaalisista työkaluja. Perehtyminen etäperehdytykseen ja sitä käsittelevään aiempaan tutkimukseen toi esille, että se oli aiheena vielä melko vähän tutkittu. Etenkin kvantitatiivista tutkimusta aiheesta oli saatavilla vähän.
Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyötä. Teoriaan ja aiempaan tutkimukseen perehtymisen pohjalta toteutettiin teemahaastatteluja, joiden avulla kartoitettiin etäperehdytyksen nyky- ja tavoitetilaa osastolla perehdyttäjien näkökulmasta. Kartoitus tuki aiempia tutkimustuloksia. Kartoituksen mukaan etäperehdytyksessä haastavimmaksi koettiin se, ettei perehdytettävän kanssa vuorovaikutuksessa pääse näkemään, miten hän on omaksunut perehdytettävät asiat. Haasteena koettiin myös, ettei perehtyjä näe kollegojen päivittäisiä toimintatapoja ja pääse oppimaan näistä. Etäperehdytyksellä ei nähty olevan vaikutusta henkilön sitoutumiseen, mutta työyhteisöön mukaan pääseminen nähtiin haastavampana kuin läsnä tapahtuvassa perehdytyksessä. Opasta kehitettiin haastattelujen keskeisten tulosten pohjalta.
Opinnäytteen lopullisena tuotoksena kehittyi etäperehdytystä tukeva sähköinen opas, jonka toimeksiantaja on jo ottanut käyttöön. Sähköinen perehdytysopas on luovutettu osaston käyttöön ja uusilta korvauskäsittelijöiltä kerättiin palautetta sen sisällöstä. Opasta kehitettiin saadun palautteen perusteella. Tämän jälkeen opas luovutettiin valmiina osaston käyttöön.
Jatkokehitysehdotuksena esitetään etäperehdytystä tukevan oppimisalustan käyttöönotto osastolla. Sen käyttöönoton tueksi laadittiin esimerkki alustalle sopivasta perehdytyspelistä. Yhteisöllisyyden vahvistamiseksi ehdotetaan käytäntöä, jossa perehtyjä keskustelisi perehdytyksen loppuvaiheessa päivittäin vaihtuvan kollegan kanssa. Näin perehdyttäjän työpanos vapautuisi perehdytyksen päätteeksi muihin tehtäviin ja uusi työntekijä pääsisi tutustumaan kollegoihinsa, kun apua tulisi aina pyytää uudelta henkilöltä yhden perehdyttäjän sijaan.