Yritys X:n turvallisuusilmoitusprosessin käyttäjäkokemus

Abstract

Kokonaisvaltainen ja toimiva turvallisuusilmoitusmenettely on keskeinen osa onnistunutta ja osallistavaa turvallisuustyötä. Sillä pyritään muun muassa edistämään liiketoiminnalle laadittuja tavoitteita ja varmistamaan toiminnan jatkuvuus. Järjestelmällisellä ilmoitusmenettelyllä on mahdollista kerätä tietoa työpaikalla sattuvista läheltä piti -tilanteista, poikkeamista ja vaaroista. Menettelyn toteuttaminen on tärkeää, jotta vahingot ja vakavat turvallisuuspoikkeamat voitaisiin estää ennalta. Toimiva turvallisuusilmoitusprosessi helpottaa kokonaiskuvan muodostamista turvallisuustilanteesta ja turvallisuustoiminnan kehittämistä, sillä työkalun kautta saatua tietoa voidaan hyödyntää koko organisaatiossa. Ennen kaikkea toimiva turvallisuusilmoitusprosessi tukee sekä työnantajaa lakisääteisten velvollisuuksien hoitamisessa että yrityksen omaehtoista turvallisuustyötä.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia analyysi Yritys X:n turvallisuusilmoitusprosessin käyttäjäkokemuksesta ja tunnistaa sen mahdolliset ongelmakohdat käyttäjien näkökulmasta. Toimeksiannon antanutta yritystä kutsutaan nimellä Yritys X tässä opinnäytetyössä toimeksiantajan toiveesta. Yritys X:n intressinä oli kehittää turvallisuusilmoitusprosessin toimivuutta, teknisiä ominaisuuksia ja tunnettavuutta. Näin ollen opinnäytetyön tavoitteena oli, että Yritys X hyötyisi saaduista tuloksista sekä mahdollisista ratkaisuehdotuksista ja kykenisi niiden pohjalta kehittämään turvallisuusilmoitusprosessiaan.

Opinnäytetyön muoto oli tutkimuksellinen kehittämistyö ja sen lähestymistapana tapaustutkimus. Menetelmäsuunta tässä opinnäytetyössä oli monimenetelmällisyys eli metodologinen pluralismi, jossa yhdistellään sekä kvalitatiivista että kvantitatiivista tutkimusmenetelmää. Vaikka opinnäytetyön tutkimuskysymykset, aineiston analysointi ja tulosten esittely onkin laadittu pääsääntöisesti kvalitatiivisella menetelmällä, tulosten ymmärrettävyyttä, jakautumista, ja luotettavuutta pyrittiin tukemaan kvantitatiivisella menetelmällä. Opinnäytetyössä käytetyt menetelmät olivat dokumenttianalyysi ja puolistrukturoidut kyselyt. Opinnäytetyön tietoperustana toimi Yritys X:ltä saadut dokumentit sekä turvallisuusjohtamiseen liittyvä kirjallisuus. Monipuoliseen lähdemateriaaliin perehtymisen, dokumenttianalyysin sekä toimeksiantajan kanssa käytyjen keskustelujen perusteella luotiin keskeisimmät kyselykysymykset, jotka palvelivat Yritys X:än sekä opinnäytetyön tavoitteita.

Opinnäytetyön keskeisimpien tulosten mukaan Yritys X:n henkilöstö ja käsittelijät pitävät turvallisuusilmoitusprosessia varsin selkeänä. Vastauksista nousi esiin kuitenkin toiveita lisäkoulutuksiin, roolien selkeyttämisiin, prosessin läpinäkyvyyteen sekä turvallisuusilmoituksen saavutettavuuteen, palautejärjestelmään ja viestintään liittyen. Näihin liittyen annetaan myös kehitysehdotuksia, joita huomioon ottamalla Yritys X:n turvallisuusilmoitusprosessista on mahdollista rakentaa entistä toimivampi.

A comprehensive and functioning safety notice procedure is a central part of successful participatory safety work. Its aim inter alia is to improve the objectives that are set to business activities and to ensure of business continuity. By an organized notice procedure it is possible to gather information of the touch and go situations, deviations and dangers that take place in the workplace. Implementing the procedure is important so that preventing accidents and serious safety deviations is possible. A functioning safety notice procedure simplifies composing an overall view of the safety situation and helps develop safety activities as the tool provides information that is utilizable in the whole organization. Above all a functioning safety notice procedure supports both the employer in fulfilling its statutory responsibilities and the independent safety work of the company.

The purpose of this thesis was to prepare an analysis of the user experience of Company X´s safety notice procedure from the users’ point of view. The commisioner company is called Company X in this thesis at the company’s request. The interests of Company X are to develop the functionality, the technical features and the awareness of its safety notice procedure. Therefore, the objective of this thesis is that Company X would benefit from the results along with the possible proposed decisions and that it would be able to develop its safety notice procedure.

The thesis is executed research development work and the approach is case study. The direction of method in this thesis is mixed methods or methodological pluralism in which both quantitative and qualitative methods are combined. Even though the research questions, the analysis of the materials and the reporting of the results in the thesis are mostly written with qualitative methods, the purpose was to support among other things the intelligibility, the distribution and the reliability of the results with the quantitative method. The methods used are document analysis and semi-structured surveys. The theoretical framework of the thesis are the documents received from Company X and literature on safety leadership. The theoretical framework, document analysis and discussions with Company X enabled the creation of survey questions that served both the interests of Company X and the purposes of the thesis.

According to the key results, the personnel and handlers of Company X consider the safety notice procedure to be quite clear. However, wishes for extra training, clarifying the roles, transparency, the accessibility and the interpersonal communication of the safety notice procedure were hoped for. Suggestions for development are provided for these topics. By acknowledging these it is possible for Company X to build its safety notice procedure to be even more functional.