Toiminnanohjausjärjestelmän valintaprosessi tilitoimistolle

Abstract

Työntoimeksiantaja on Tilitoimisto Ky Kuosmanen. Työssä etsittiin toimeksiantajalle sopivaa toiminnanohjausjärjestelmää, koska yrityksellä ei ole ollut aiemmin toiminnanohjausjärjestelmää käytössään. Työn tehtävänä ei ollut saada toiminnanohjausjärjestelmää yritykselle käyttöön vaan tarkoitus oli etsiä yritykselle sopivat vaihtoehdot ja esittää ne toimeksiantajalle, joka sitten tekee lopullisen päätöksen järjestelmästä. Toimeksiantajalta oli saatu muutama toive järjestelmän ominaisuuksiin ja toimintaan liittyen. Ensimmäinen toive oli soveltuvuus tilitoimistolle, toinen toive oli rajapinta Emceen ja kolmas toive oli, että rahanpesulaki olisi järjestelmässä huomioitu. Opinnäytetyön teoria osassa käytiin läpi tilitoimiston palveluja toimeksiantajayrityksen jaottelun mukaisesti. Luvussa käsiteltiin mm. kirjanpitoa, palkanlaskentaa ja reskontrien hoitamista. Myös tilitoimistotyön historiaa, yhteiskäyttöisyyttä ja automatisointia käsiteltiin lyhyesti. Historiassa käsiteltiin reikäkortteja ja tietokoneiden tuloa kirjanpidon avuksi. Lopuksi käytiin läpi toiminnanohjausjärjestelmien historiaa ja tulevaisuutta. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusta. Tutkimus tehtiin käyttäen apuna internetsivustoja, sähköpostikeskusteluja, verkkokeskusteluja ja järjestelmien esittelyjä. Internet mahdollisti tutustumisen helposti useisiin toiminnanohjausjärjestelmiin ja näin saatiin ensimmäiset valinnat tehtyä sopivista järjestelmistä. Tutkimuksessa edettiin niin, että ensin etsittiin tilitoimistoille sopivat vaihtoehdot. tämän jälkeen etsittiin ja keskusteltiin sähköpostitse toimittajien kanssa vaihtoehdoista, joissa on rajapinta Emceen ja rahanpesulaki huomioitu. Jäljelle jääneiden kanssa käydään keskustelua ja katsotaan esittelyjä. Työn lopputuloksena on kaksi eri vaihtoehtoa, joissa kaikki kolme toivottua ominaisuutta on huomioitu. Kummatkin vaihtoehdot ovat kotimaisia. Toisen toimijan osuus markkinoista on noin 40 prosenttia. toinen toimittaja on perheyritys. Toisen toimijan sivustot ovat värikkäämmät ja silmää miellyttävämmät kuin toisen, koska he ovat panostaan ulkoasuun. Toisen toimijan sivuilla on keskitytty enemmän toiminnallisuuteen. Toimeksiantajalle tämä tulee tarpeeseen, koska työajanseuranta helpottuu, työajan merkintä tapahtuu sähköisesti ja myös töiden laskutus helpottuu. Asiakkaantunnistaminen tapahtuu järjestelmän kautta ja riskiarvion saa suoraan järjestelmän kautta tehtyä. Tämä on yksi askel kohti paperitonta toimistoa. Kun järjestelmä on saatu otettua käyttöön niin sitten varmasti tulee mieleen, miten voidaan edelleen kehittää toimintaa tai valittua järjestelmää. Aina tulee jotain kehitettävää, jos haluaa omalla alallaan olla hyvä.