Urheilutapahtuman suunnittelu: KiekkoGolf -tapahtuman järjestämisen kirjallinen suunnitelma
Vilén, Sanna (2022)
Vilén, Sanna
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060917250
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022060917250
Tiivistelmä
Tämä työ on toiminnallinen opinnäytetyö, jonka tarkoituksena on tehdä KiekkoGolf -tapahtumalle kirjallinen tapahtuman järjestämisen suunnitelma, mikä pitää sisällään tapahtuman aikataulut ja vastuunjaot sekä markkinointiviestintäsuunnitelman ja markkinointimateriaalia viestintään ja jälkimarkkinointiin. Kirjallisen suunnitelman tavoitteena on tukea tapahtuman järjestämistä, korostaa suunnitelmallisuutta ja ajoitusta sekä parantaa tiedottamista. Tapahtuman, ja siitä saadun palautteen jälkeen, suunnitelmaa päivitetään vastaamaan tarpeita, ja kehittämään tapahtuman sisältöä ja laatua entisestään.
Työtä ohjaavat kysymykset ovat olleet; Miten urheilutapahtuma järjestetään? Kuinka urheilumarkkinointi ja urheilutapahtuman markkinointi toteutetaan? Miksi lasten juniorijääkiekkoa tulisi tukea? Miten golf toimii varainhankinnan välineenä? Työn toimeksiantaja on Toriseva Golf Oy, joka on yksi tapahtumaorganisaation osapuolista. Tapahtuman järjestämiseen osallistuvat myös Virtain Kiekko-Karhut ry sekä tapahtuman suojelijana toimiva Lauri Marjamäki.
KiekkoGolf -tapahtuma on golfkilpailu, joka pelataan neljän hengen joukkuepelinä. Joukkueen lähdöt eli fliitit myydään yrityksille 500 euron hintaan siten, että yrityksestä joukkueeseen osallistuu kolme pelaajaa. Tapahtumaan osallistuu hyväntekeväisyysajatuksella entisiä ja nykyisiä jääkiekkoilijoita SM-liigasta, KHL:sta ja NHL:sta. Heistä muodostuu yritysjoukkueen neljäs jäsen. Tapahtumassa on yleisölle oheistoimintaa ja mahdollisuus tavata jääkiekkotähtiä. Tuotto, joka tapahtumasta saadaan, menee Virtain Kiekko-Karhujen junioritoimintaan. Tuotolla järjestetään maksuton luistelu- ja kiekkokoulu kaikille innokkaille lapsille. KiekkoGolf järjestetään joka toinen vuosi, ja tähän asti maksuttomat koulut on pystytty järjestämään yhden tapahtuman tuotoilla kahden vuoden ajan.
Työn teoreettinen viitekehys rakentuu tapahtuma tapahtumajärjestämisen ja urheilumarkkinoinnin teoriasta. Suurin osa fliitin ostajista on jo mukana joko golfin tai jääkiekon sponsoroinnissa paikallisella tasolla. Tapahtuman myynti perustuu vahvasti PR-toimintaan ja henkilökohtaiseen markkinointikontaktiin. Lisäksi työssä on käsitelty jääkiekon seuratoimintaa ja kustannuksia tapahtuman tarkoituksen pohjana. Kirjallisen suunnitelman tekoon on käytetty tutkimusmenetelminä kirjallisten lähteiden analysointia sekä haastatteluja koskien aiempien tapahtumien järjestämäistä ja niiden onnistumisia ja epäonnistumisia. Haastattelut on toteutettu suunnittelupalavereiden yhteydessä.
KiekkoGolf 2022 järjestetään opinnäytetyön valmistumisen jälkeen heinäkuussa, jolloin voidaan varsinaisesti arvioida opinnäytetyössä tuotetun kirjallinen tapahtuman järjestämisen suunnitelman toteutumista ja onnistumista. Jo tässä vaiheessa voidaan todeta, että tehdyn suunnitelman myötä tapahtuman suunnittelu on ollut organisoidumpaa, ja sisäinen viestintä on toiminut paremmin aikaisempiin vuosiin verrattuna. Jatkokehittämisehdotukset muotoutuvat lopullisesti palautekyselyn jälkeen. Suunnittelun aikana esiin on noussut täyden 18. reiän mittaisen kilpailun pelaaminen. Lisäksi tapahtumalle tulisi vastaisuudessa nimetä yksi vastuuhenkilö neljän sijaan. Vaikka tapahtuman järjestelyvastuut on osa-alueittan jaettu selkeästi, tulisi kokonaisvastuun olla yhdellä. Tämä helpottaa muun muassa aikatauluissa pysymistä ja kokonaiskuvan hahmottamista järjestelyjen osalta. The purpose of this practice-based bachelor’s thesis was to help organizing KiekkoGolf event (Discgolf event) by creating a plan with timetable and responsibilities. The plan works as a tool when organizing KiekkoGolf in the future. The thesis was commissioned by Toriseva Golf Oy which is part of the event organization.
KiekkoGolf event is a golf competition played as a team of four. Teams, called as fleets, are sold to companies and one team has three players from the company. There is a charity aspect on the event as former and present ice hockey players from SM liiga (Finnish Hockey League), KHL and NHL are participating. Ice hockey players are the fourth member of the team. There will be program for the audience, and they also have a chance to meet the stars. The profit that comes from selling the fleets is used for junior activities of the local icehockey club, Virtain Kiekko-Karhut. The profit enables skating and ice hockey courses for children under school age free of charge. KiekkoGolf is organized every other year and so far, no-charge courses have been possible with the help of one event for two years.
The aim of the thesis was to support organizing the event, highlight the planning and timing and enhance informing. After the event when the feedback has been received, the plan will be updated to meet the needs and the content and quality will be developed even better.
The theoretical framework consists of event organization and sports marketing. Most of the companies buying the fleet sponsor either golf or ice hockey on the local level. Event selling is strongly based on public relations and personal selling. Club activity of ice hockey and fees are also covered as a purpose of the event.
KiekkoGolf 2022 will be held in July; thus, the success of the event and this thesis cannot be evaluated at this point. Nevertheless, the event organization is ahead of previous years and the planning has been more organized and the internal communication more functional.
Työtä ohjaavat kysymykset ovat olleet; Miten urheilutapahtuma järjestetään? Kuinka urheilumarkkinointi ja urheilutapahtuman markkinointi toteutetaan? Miksi lasten juniorijääkiekkoa tulisi tukea? Miten golf toimii varainhankinnan välineenä? Työn toimeksiantaja on Toriseva Golf Oy, joka on yksi tapahtumaorganisaation osapuolista. Tapahtuman järjestämiseen osallistuvat myös Virtain Kiekko-Karhut ry sekä tapahtuman suojelijana toimiva Lauri Marjamäki.
KiekkoGolf -tapahtuma on golfkilpailu, joka pelataan neljän hengen joukkuepelinä. Joukkueen lähdöt eli fliitit myydään yrityksille 500 euron hintaan siten, että yrityksestä joukkueeseen osallistuu kolme pelaajaa. Tapahtumaan osallistuu hyväntekeväisyysajatuksella entisiä ja nykyisiä jääkiekkoilijoita SM-liigasta, KHL:sta ja NHL:sta. Heistä muodostuu yritysjoukkueen neljäs jäsen. Tapahtumassa on yleisölle oheistoimintaa ja mahdollisuus tavata jääkiekkotähtiä. Tuotto, joka tapahtumasta saadaan, menee Virtain Kiekko-Karhujen junioritoimintaan. Tuotolla järjestetään maksuton luistelu- ja kiekkokoulu kaikille innokkaille lapsille. KiekkoGolf järjestetään joka toinen vuosi, ja tähän asti maksuttomat koulut on pystytty järjestämään yhden tapahtuman tuotoilla kahden vuoden ajan.
Työn teoreettinen viitekehys rakentuu tapahtuma tapahtumajärjestämisen ja urheilumarkkinoinnin teoriasta. Suurin osa fliitin ostajista on jo mukana joko golfin tai jääkiekon sponsoroinnissa paikallisella tasolla. Tapahtuman myynti perustuu vahvasti PR-toimintaan ja henkilökohtaiseen markkinointikontaktiin. Lisäksi työssä on käsitelty jääkiekon seuratoimintaa ja kustannuksia tapahtuman tarkoituksen pohjana. Kirjallisen suunnitelman tekoon on käytetty tutkimusmenetelminä kirjallisten lähteiden analysointia sekä haastatteluja koskien aiempien tapahtumien järjestämäistä ja niiden onnistumisia ja epäonnistumisia. Haastattelut on toteutettu suunnittelupalavereiden yhteydessä.
KiekkoGolf 2022 järjestetään opinnäytetyön valmistumisen jälkeen heinäkuussa, jolloin voidaan varsinaisesti arvioida opinnäytetyössä tuotetun kirjallinen tapahtuman järjestämisen suunnitelman toteutumista ja onnistumista. Jo tässä vaiheessa voidaan todeta, että tehdyn suunnitelman myötä tapahtuman suunnittelu on ollut organisoidumpaa, ja sisäinen viestintä on toiminut paremmin aikaisempiin vuosiin verrattuna. Jatkokehittämisehdotukset muotoutuvat lopullisesti palautekyselyn jälkeen. Suunnittelun aikana esiin on noussut täyden 18. reiän mittaisen kilpailun pelaaminen. Lisäksi tapahtumalle tulisi vastaisuudessa nimetä yksi vastuuhenkilö neljän sijaan. Vaikka tapahtuman järjestelyvastuut on osa-alueittan jaettu selkeästi, tulisi kokonaisvastuun olla yhdellä. Tämä helpottaa muun muassa aikatauluissa pysymistä ja kokonaiskuvan hahmottamista järjestelyjen osalta.
KiekkoGolf event is a golf competition played as a team of four. Teams, called as fleets, are sold to companies and one team has three players from the company. There is a charity aspect on the event as former and present ice hockey players from SM liiga (Finnish Hockey League), KHL and NHL are participating. Ice hockey players are the fourth member of the team. There will be program for the audience, and they also have a chance to meet the stars. The profit that comes from selling the fleets is used for junior activities of the local icehockey club, Virtain Kiekko-Karhut. The profit enables skating and ice hockey courses for children under school age free of charge. KiekkoGolf is organized every other year and so far, no-charge courses have been possible with the help of one event for two years.
The aim of the thesis was to support organizing the event, highlight the planning and timing and enhance informing. After the event when the feedback has been received, the plan will be updated to meet the needs and the content and quality will be developed even better.
The theoretical framework consists of event organization and sports marketing. Most of the companies buying the fleet sponsor either golf or ice hockey on the local level. Event selling is strongly based on public relations and personal selling. Club activity of ice hockey and fees are also covered as a purpose of the event.
KiekkoGolf 2022 will be held in July; thus, the success of the event and this thesis cannot be evaluated at this point. Nevertheless, the event organization is ahead of previous years and the planning has been more organized and the internal communication more functional.