Projektin päättämisen prosessikuvaus

Abstract

Tämän työelämään tehdyn kehittämistyön tavoitteena oli muodostaa toimeksiantajan projektiliiketoimintaan projektin päättämisvaiheen prosessikuvaus sekä siihen liittyvät oheismateriaalit. Tavoitteena oli myös tarkastella koko projektin prosessi tarpeellisin osin ja antaa ehdotuksia prosessin kehittämiseen.

Opinnäytetyön tutkimusnäkökulmaksi valittiin tapaustutkimus, ja tutkimusmenetelminä käytettiin henkilöhaastatteluja sekä työpajoja. Henkilöhaastattelut toteutettiin yksilö- ja ryhmähaastatteluina toimeksiantajayrityksen projektipäälliköille ja projektivastaaville sekä myynnin ja taloushallinnon henkilöille. Haastattelujen pohjalta muodostettiin prosessikaavio sekä prosessin tehtävien kuvaukset, ja näiden viimeistely tehtiin työpajassa kahden projektipäällikön tehtävissä työskennelleen kanssa.

Kehittämistyön tuloksena syntyi projektin päättämisen prosessikuvaus prosessikaaviona ja sanallinen kuvaus prosessin jokaisesta vaiheesta. Sanallisissa kuvauksissa käsiteltiin, kuka työvaiheen vastuuhenkilö on, siihen liittyvät tehtävät ja arvioitiin työvaiheen riskit sekä turvallisuus- ja ympäristönäkökohdat. Projektin päättämisvaiheeseen luotiin oheismateriaalina vakioitu loppuraporttipohja, oman työn tarkistuslomake ja palautelomake.

Työn tuloksena syntyi kehitysehdotuksia, kuinka usein prosessia ja sen oheismateriaalia kannattaa päivittää, millä tavoin loppuraportin kirjoittamista voi helpottaa sekä kuinka henkilöstön tietämystä lisäämällä prosessia saadaan sujuvammaksi. Kehittämisehdotukset sisälsivät myös vinkkejä koko projektiliiketoiminnan prosessin kehittämiseen sekä organisaation toimintaan yleisesti.