Järjestämisohje tapahtuman laadun kehittämisen työkaluna – Case: Kainuun Rastiviikko
Karhukorpi, Katri (2022)
Karhukorpi, Katri
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022061117472
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022061117472
Tiivistelmä
Kainuun Rastiviikko on Suomen suurin suunnistusviikkotapahtuma. Tapahtuma järjestetään vuosittain ja
sen järjestäjäorganisaatio muuttuu jatkuvasti. Jotta tapahtuman järjestelyt sujuisivat tehokkaammin ja tapahtuma
pysyisi laadukkaana, tuli tarve laatia tapahtumalle järjestämisohje. Järjestämisohje on dokumentti,
joka sisältää käytännössä koko tapahtuman järjestämisprosessin ja vastuunjaon eri henkilöiden välillä.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kehittää Kainuun Rastiviikkoa toimimalla järjestämisohjeen laatimisprosessissa
tapahtuman laadun kehittämisen asiantuntijana. Tavoitteena on parantaa Kainuun Rastiviikkoa
nykyaikaisemmaksi ja laadukkaammaksi tapahtumaksi järjestämisohjeen avulla ja kehittää omaa
ammatillista osaamista. Työn toimeksiantajana on tapahtuman järjestämisestä vastaava Kainuun Rastiviikko ry.
Tapahtuman laadun kehittämisen keskiössä ovat asiakasymmärrys ja henkilöstö. On tärkeää ymmärtää asiakkaiden
tarpeet ja arvot, jotta osataan järjestää niitä vastaava tapahtuma. Asiakkaat toimivat laadun arvioijina,
joten tapahtuma on laadukas, jos asiakkaat kokevat niin. Jotta henkilöstö osaisi toimia asiakkaiden
tarpeiden ja arvojen mukaisesti, on heitä osattava johtaa oikein. Henkilöstöjohtamisella varmistetaan, että
henkilöstö työskentelee yhteisten tavoitteiden eteen ja jaksaa työssään. Henkilöstöjohtamiseen kuuluu
myös työnkuvan muotoilu ja vastuiden kirjaaminen, jotka ovat myös järjestämisohjeen keskeisiä sisältöjä.
Tapahtuman kehittämisessä nykyaikaiseksi on huomioitava vastuullisuuden eri osa-alueet ja pyrittävä toimimaan
niiden mukaisesti. Työssä käytettyjä menetelmiä olivat viikoittaiset palaverit toimeksiantajan
kanssa ja kyselytutkimus, jonka tavoitteena oli selvittää, mitä asioita tapahtuman vastuuhenkilöt haluaisivat
järjestämisohjeen sisältävän. Kyselyn tulosten analysoinnissa käytettiin tyypittelymenetelmää, jonka
avulla löydettiin yhtenäisiä linjoja vastauksien välillä. Järjestämisohjeen runko laadittiin kyselyn tulosten perusteella.
Järjestämisohjeen pääsisältöjä ovat tapahtuman taustat ja arvot, tapahtuman brändin kuvaus, organisaation
kuvaus, johon sisältyy myös esimerkiksi henkilöstöjohtaminen, ja lopuksi eri osa-alueiden järjestämisohjeet,
joiden rakenne määräytyi kyselyssä ja palavereissa nousseiden asioiden perusteella. Opinnäytetyön
myötä toimeksiantaja sai uusia näkökulmia Kainuun Rastiviikon laadun kehittämiseen ja kehittämisen työkaluna
toimivan järjestämisohjeen. Mahdollisia jatkokehityskohteita Kainuun Rastiviikolla ovat laatujärjestelmän
käyttöönotto ja ympäristösertifikaatin hankkiminen.
sen järjestäjäorganisaatio muuttuu jatkuvasti. Jotta tapahtuman järjestelyt sujuisivat tehokkaammin ja tapahtuma
pysyisi laadukkaana, tuli tarve laatia tapahtumalle järjestämisohje. Järjestämisohje on dokumentti,
joka sisältää käytännössä koko tapahtuman järjestämisprosessin ja vastuunjaon eri henkilöiden välillä.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kehittää Kainuun Rastiviikkoa toimimalla järjestämisohjeen laatimisprosessissa
tapahtuman laadun kehittämisen asiantuntijana. Tavoitteena on parantaa Kainuun Rastiviikkoa
nykyaikaisemmaksi ja laadukkaammaksi tapahtumaksi järjestämisohjeen avulla ja kehittää omaa
ammatillista osaamista. Työn toimeksiantajana on tapahtuman järjestämisestä vastaava Kainuun Rastiviikko ry.
Tapahtuman laadun kehittämisen keskiössä ovat asiakasymmärrys ja henkilöstö. On tärkeää ymmärtää asiakkaiden
tarpeet ja arvot, jotta osataan järjestää niitä vastaava tapahtuma. Asiakkaat toimivat laadun arvioijina,
joten tapahtuma on laadukas, jos asiakkaat kokevat niin. Jotta henkilöstö osaisi toimia asiakkaiden
tarpeiden ja arvojen mukaisesti, on heitä osattava johtaa oikein. Henkilöstöjohtamisella varmistetaan, että
henkilöstö työskentelee yhteisten tavoitteiden eteen ja jaksaa työssään. Henkilöstöjohtamiseen kuuluu
myös työnkuvan muotoilu ja vastuiden kirjaaminen, jotka ovat myös järjestämisohjeen keskeisiä sisältöjä.
Tapahtuman kehittämisessä nykyaikaiseksi on huomioitava vastuullisuuden eri osa-alueet ja pyrittävä toimimaan
niiden mukaisesti. Työssä käytettyjä menetelmiä olivat viikoittaiset palaverit toimeksiantajan
kanssa ja kyselytutkimus, jonka tavoitteena oli selvittää, mitä asioita tapahtuman vastuuhenkilöt haluaisivat
järjestämisohjeen sisältävän. Kyselyn tulosten analysoinnissa käytettiin tyypittelymenetelmää, jonka
avulla löydettiin yhtenäisiä linjoja vastauksien välillä. Järjestämisohjeen runko laadittiin kyselyn tulosten perusteella.
Järjestämisohjeen pääsisältöjä ovat tapahtuman taustat ja arvot, tapahtuman brändin kuvaus, organisaation
kuvaus, johon sisältyy myös esimerkiksi henkilöstöjohtaminen, ja lopuksi eri osa-alueiden järjestämisohjeet,
joiden rakenne määräytyi kyselyssä ja palavereissa nousseiden asioiden perusteella. Opinnäytetyön
myötä toimeksiantaja sai uusia näkökulmia Kainuun Rastiviikon laadun kehittämiseen ja kehittämisen työkaluna
toimivan järjestämisohjeen. Mahdollisia jatkokehityskohteita Kainuun Rastiviikolla ovat laatujärjestelmän
käyttöönotto ja ympäristösertifikaatin hankkiminen.