Tervetuloa vauvahoivaajaksi : perehdytysmateriaalin ja perehdytysprosessin kuvauksen koostaminen Vauvahoivalle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää yksityistä vauvaperhetyötä tekevän yrityksen, Vauvahoivan, perehdytystä toimintatutkimuksellisella otteella. Kehittämistarve tuli Vauvahoivalta, jolle perehdyttäminen oli uutta. Kehittämisprosessin aikana muodostui sähköinen perehdytysmateriaali vauvahoivaajana ja Vauvahoivan alihankkijana toimimiseen sekä Vauvahoivan perehdytysprosessin kuvaus.

Tietoperusta muodostui perehdytyksestä ja sosiaalialan yrittäjyydestä. Toimintaympäristönä toimi Vauvahoiva ja vauvaperhetyö. Opinnäytetyö on toimintatutkimuksellisella otteella toteutettu laadullinen tutkimus. Aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla yksilöteemahaastatteluilla ja työpajassa. Teemahaastattelut analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysilla.

Haastateltavat alihankkijat ja perustaja uskoivat, että työn aloitusta helpottaisi kirjallinen materiaali. Haastatteluista nousi aiheita perehdytysmateriaaliin, muun muassa vauvahoivaajan työn erityispiirteitä ja tietoa yrittäjänä aloittamisesta sekä perehdytysprosessin kuvaukseen, sovitut keskus-teluajat, perehdytyksen yksilöllisyys ja kollegojen tuen hyödyntäminen. Haastateltavat kertoivat, että perehdytyksessä oli ollut paljon hyvää, tukea oli saanut silloin, kun sitä oli tarvinnut, perehdytys oli ollut vastavuoroista, yhdessä opettelua ja heillä oli ollut mahdollisuus reflektointiin. Perehdytysmateriaalin kokoamisen ja perehdytysprosessin kuvauksen koostamisen jälkeen pidettiin työpaja, jossa oli mahdollisuus keskusteluun, kommentointiin ja kehittämisehdotuksiin. Työpajan jälkeen perehdytysmateriaaliin tehtiin muutoksia, muun muassa selkeytettiin asiakasprosessin kuvausta ja sopimusasioiden esittämistä. Perehdytysprosessin kuvaus koettiin sellaisenaan hyväksi pohjaksi perehdytykseen. Perehdytysmateriaalin koettiin kiteyttävän hyvin Vauvahoivan arvot, toimintatavat ja käytännön työn.

Opinnäytetyön tuotoksena syntynyt sähköinen perehdytysmateriaali ja perehdytysprosessin kuvaus tulivat Vauvahoivan käyttöön sekä avuksi perehdytykseen että työn tueksi ja oppaaksi nykyisille alihankkijoille. Perehdytysmateriaali kokosi Vauvahoivan käytännöt yhteen ja toi esille vauvahoivaajien vahvan ammattitaidon. Perehdytysprosessin kuvaus toi perehdytykseen suunnitelmallisuutta, siihen kirjattiin kollegan haastattelu sekä säännölliset tapaamiset perustajan ja aloittavan alihankkijan sekä koko tiimin kanssa. Perehdytyksen kehittäminen on myös asiakkaiden etu, sillä hyvin perehdytetyt alihankkijat tuottavat tasalaatuisia palveluita asiakkaille. Jatkossa tärkeää on perehdytysmateriaalin ja -prosessin kuvauksen säännöllinen päivittäminen. Jatkokehittämisen aiheita voisivat olla perehdytyssuunnitelman luominen, perehdytyksen seuranta ja sen arviointi sekä mahdollisesti Vauvahoivan kasvaessa perehdytysvastuun jakaminen ja sen organisointi.

The purpose of the thesis was to develop the orientation of a baby family work company, Vauvahoiva, with an action research approach. The need for development came from Vauvahoiva, for which onboarding was new. During the development process, an electronic orientation material package was created that describes how to act as a baby caregiver and a subcontractor for Vauvahoiva. The material also included a description of the baby caregiver orientation process.

The theoretical framework consisted of orientation and social entrepreneurship. The operating environment was Vauvahoiva and baby family work. The thesis is a qualitative study conducted with an action research approach. The material was collected through semi-structured individual thematic interviews and a workshop. The thematic interviews were analyzed by material-based content analysis.

The interviewees as well as the company founder said that having orientation material would be beneficial in onboarding new baby caregivers. Topics for the orientation material emerged from the interviews, such as the specifics of the baby caregiver's work and how to start as an entrepreneur, as well as the description of the orientation process, the agreed orientation discussion times, the individuality of the orientation and the use of colleagues' support. The subcontractors that were interviewed gave feedback that there’s a lot of good in the orientation: they had received support whenever they’d needed it, the orientation had been reciprocal, they had learned together and they had had the opportunity to reflect with others. After gathering the orientation material and creating the description of the orientation process, a workshop was held with the chance to give feedback, discuss or give development suggestions. Changes were made to the orientation material after the workshop, including clarification to the descriptions of the customer process and the contract details. As such, the description of the orientation process was perceived as a good basis for onboarding. The orientation material was seen to summarize the values, operating methods and practical work of the baby caregiver.

The electronic orientation material created as a result of the thesis and the description of the orientation process were taken into use at Vauvahoiva both as an aid to onboarding and as a support and guide for current subcontractors. The orientation material outlined the practices of Vauvahoiva and highlighted the strong professionalism of the baby caregivers. The description of the orientation process brought a systematic approach to the onboarding; it included an interview with a colleague and regular meetings with the founder and the starting subcontractor, as well as the entire team. Developing orientation is also in the interests of customers, as trained and inducted subcontractors provide consistent services to customers. In the future, it will be important to regularly update the description of the orientation material and process. Topics for further development could be the creation of an orientation plan, the monitoring and evaluation of the orientation, and organizing and sharing the responsibility of orientation as Vauvahoiva grows.