Tietojen luovuttaminen hätäkeskustietojärjestelmä Ericasta

Abstract

Tässä opinnäytetyössä perehdyttiin poliisille tuleviin tietopyyntöihin ja niihin liittyvään lainsäädäntöön sekä erityisesti tietojen luovuttamiseen hätäkeskustietojärjestelmä Ericasta eli ns. todistusten kirjoittamiseen. Aiheeseen päädyttiin sen ajankohtaisuuden ja tietopyyntöihin liittyvien epäselvyyksien takia. Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena ja siinä tutustuttiin muun muassa Helsingin poliisilaitoksella todistusten kirjoittamiseen liittyvään ohjeistukseen ja toimintatapaan sekä keskityttiin niissä mahdollisesti havaittuihin puutteisiin tai kehittämiskohteisiin. Opinnäytetyössä käytiin läpi myös Suomessa vallitsevaa yleistä julkisuusperiaatetta, tiedonsaantioikeutta sekä yleisemmällä tasolla lakeja, asetuksia määräyksiä yms.

Opinnäytetyön tietoperustana toimi viranomaistoiminnan julkisuuteen ja tietopyyntöihin liittyvä lainsäädäntö aina Suomen perustuslaista lähtien, mutta myös poliisin julkisuuskäsikirja sekä Helsingin poliisilaitoksen sisäinen ohjeistus. Opinnäytetyön aikana tutustuttiin yleiseen ohjeistukseen liittyen tietojen luovuttamiseen hätäkeskustietojärjestelmä Ericasta, mutta myös konkreettiseen prosessiin todistusten kirjoittamisesta Helsingin poliisilaitoksella.

Opinnäytetyön aikana havaittiin, että osa Helsingin poliisilaitoksella todistusten kirjoittamiseen liittyvästä ohjeistuksesta ei ollut ajan tasalla muun muassa käytänteiden osalta. Opinnäytetyön aikana havaittiin myös, että todistuksia kirjoitettiin niin sanotusti oman työn ohella eli niihin erikoistuneet henkilöt tekivät koko ajan myös muita töitä ja todistusten kirjoittaminen oli lisätyötä. Lisäksi todistusten kirjoittamista helpottavia valmiita asiakirjapohjia ei ollut poliisilaitoksen puolelta olemassa, vaan jokainen todistus piti kirjoittaa ikään kuin tyhjästä.

Opinnäytetyön tuloksina Helsingin poliisin johtokeskuksen todistuksista vastaavalle taholle ehdotettiin ohjeiden ajantasaisuuden tarkastamista sekä valmiiden asiakirjapohjien luomista. Myös todistusten kirjoittamista lisätöinä tulisi tarkastella kriittisesti niiden jatkuvasti kasvava määrä, erittäin tiukka lainsäädännöllinen vaatimus sekä epäselvä ja ajastaan jälkeenjäänyt julkisuuslaki huomioon ottaen.

This thesis studies the information requests made to the police, the legislation governing those requests and especially the handing over of information from the Emergency Response Centre Information System, Erica, i.e., how official reports are written. The subject was chosen because of its topicality and the fact that some aspects concerning the information requests have been unclear. The thesis was research-based and examined, among other things, the instructions and procedures concerning how official reports are written at the Helsinki Police Department and focused on possible defects or areas of improvement. The thesis also covers the general principle of openness that prevails in Finland, the right to information, and different laws and decrees at a more general level.

The theoretical framework includes the legislation governing the openness of the public sector and information requests starting from the constitution of Finland, but also the handbook on openness used by the police and the internal instructions of the Helsinki Police Department. The thesis looked more closely into the general guidelines concerning the handing over of information from the Emergency Response Centre Information System, Erica, but also the concrete process of writing the official reports at the Helsinki Police Department.

During this thesis project, it was discovered that some of the instructions concerning writing the reports at the Helsinki Police Department were not up to date when it came to some practices. During this thesis project it was also discovered that the reports were written as a so-called side job, meaning that the people who specialize in them were also doing other work at the same time and writing the reports was additional work. In addition, the police department did not have any ready-made document templates to help the writing process, but every single report had to be started from scratch.

As a result of this thesis project, a suggestion was made to the party responsible for the reports at the Police Operations Command Centre in Helsinki to bring the instructions up to date and to create ready-made document templates. Also, writing the reports as additional work should be critically evaluated taking into account the constantly increasing number, extremely strict legislative standards and the unclear and outdated act on openness.