Communication Plan for an Erasmus Intensive Program

Abstract

The purpose of this thesis was to produce a communication plan for an Erasmus intensive program. The objective of the thesis was to standardize and ease communication in intensive programs with the help of the communication plan. The purpose of the communication plan is to help coordinators to coordinate an intensive program. This thesis investigates organizational communication and communication planning from the project’s and coordinator’s points of view.

The theoretical section of this thesis is divided into two parts. The first part covers intensive programs, and the second part is about communication planning and organizational communi-cation. Followed by the theoretical section, is the developing process of the communication plan and it is described from the starting point to the communication plan itself.

The starting point of the development process of the communication plan was the mapping of the current status to list what kind of criteria Erasmus has set for the communication within an intensive program. The starting point for the planning of the communication plan was the communication of intensive programs, the functionality of communication and the writer’s own experiences of communication within the intensive program. After the mapping of the starting point, information was obtained through a literary analysis and theme interview. The communication plan is simple but informative. The purpose is that also people who know less about communication planning can easily read and understand the communication plan. The communication plan is targeted at intensive program coordinators.

As the result of this thesis, a communication plan is created. The communication plan is meant for the use of the intensive program’s coordinators’. The communication plan has been presented in a table format and it corresponds to the original vision of the writer. In the study special needs for further examination and for development were not found.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tuottaa viestintäsuunnitelma Erasmus intensiiviohjelmalle. Opinnäytetyön tavoitteena on standardoida ja helpottaa viestintää intensiiviohjelmissa viestintäsuunnitelman avulla. Viestintäsuunnitelman tarkoituksena on auttaa koordinaattoreita intensiiviohjelman koordinoinnissa. Opinnäytetyössä käsitellään organisaatioviestintää ja viestinnän suunnittelua projektin ja intensiiviohjelman koordinaattorin näkökulmasta.

Opinnäytetyön teoriaosa on jaettu kahteen osaan. Ensimmäisessä osassa kerrotaan Erasmus intensiiviohjelmista, sekä intensiiviohjelman viestinnälle asetuista kriteereistä. Toisessa osassa käsitellään viestinnän suunnittelua sekä organisaatioviestintää. Teoriaosion jälkeen kuvataan viestintäsuunnitelman kehittämisprosessi tutkimuksen lähtökohdasta itse viestintäsuunnitelmaan.

Viestintäsuunnitelman kehitysprosessin lähtökohtana oli lähtötilanteen kartoitus eli intensii-viohjelman viestinnän kriteerien selvittäminen. Viestintäsuunnitelman suunnittelun lähtökohtana olivat intensiiviohjelman viestintä, viestinnän toimivuus ja tekijän omat kokemukset in-tensiiviohjelman viestinnästä. Lähtötilanteen kartoittamisen jälkeen suunnittelun tueksi kerättiin tietoa tutustumalla teoriakirjallisuuteen, ja teemahaastattelun avulla. Kehittämisprosessin tavoitteena oli muodostaa informatiivinen, mutta helppolukuinen viestintäsuunnitelma, joka olisi helppo hahmottaa myös henkilölle, joka ei tunne aihetta hyvin.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi viestintäsuunnitelma, joka on tarkoitettu yleisesti intensii-viohjelmien koordinaattorien käyttöön. Viestintäsuunnitelma on esitetty taulukkomuodossa ja vastaa tekijän alkuperäistä visiota. Tutkimuksessa ei löytynyt erityisiä tarpeita lisätutkimukselle ja kehitykselle.