Sopimusten sähköinen hallinta yrityksen keinona vahvistaa kilpailuetua

Abstract

Tässä opinnäytetyössä keskitytään sopimusten sähköiseen hallintaan kilpailuedun vahvistamisen näkökulmasta. Opinnäytetyön tarkoituksena on luoda case-yritykselle sopimusten sähköinen hallintapohja yrityksen asettamien tavoitteiden ja toiveiden mukaisesti. Hallintapohjalla tarkoitetaan sopimusten sähköiseen hallintajärjestelmään luotua arkistoa, johon on koottu erilaisia sopimusten hallinnointiin liittyviä toimintoja. Yritys voi hyödyntää pohjaa aluksi sopimusten arkistoinnissa ja myöhemmin mahdollisesti myös sopimusten aktiivisessa muokkaamisessa ja hallitsemisessa.

Opinnäytetyö rakentuu kolmesta eri luvusta. Ensimmäiseksi käsitellään kilpailuedun näkökulmasta yrityksen strategiaa, sisäistä arvoketjua, operatiivisten toimintojen tehostamista sekä asiakkaalle tuotettavan arvon eri tasoja. Seuraavaksi syvennytään tietojen- ja erityisesti sopimustenhallintaan sekä sen tehostamiseen ja kehittämiseen.

Tutkimusongelmana on se, miten luodaan toimiva sopimusten sähköinen hallintapohja ja mitä sopimustietoja järjestelmään tallennetaan, jotta sopimuksia voidaan hyödyntää strategisena voimavarana ja että ne vahvistavat kilpailuetua.

Opinnäytetyö toteutettiin syksyn 2009 ja alkuvuoden 2010 aikana. Opinnäytetyö tehtiin toiminnallisena työnä. Teoriaosuuden lähteinä käytettiin sekä kirjallisia että elektronisia julkaisuja. Opinnäytetyö sisältää myös kaksi asiantuntijahaastattelua, sekä työn laatijan omia näkemyksiä. Haastateltavina ovat olleet case-yrityksen markkinointipalvelupäällikkö ja markkinoinnin/myynnin kehityspäällikkö.

Tämän opinnäytteen tuotoksena syntyi sopimusten sähköinen hallintapohja, joka on tehty yrityksen tavoitteiden ja toiveiden mukaisesti sekä teoriaosuuden tietoja hyödyntäen. Pohja muodostuu sopimusarkistosta, jonka sarakkeisiin on koottu kaikki tarvittavat sopimustiedot sekä muut toiminnot, esimerkiksi tietojen suodatus raportointia varten.

This thesis focuses on electronic contract management from the perspective of increasing competitive advantage. The purpose of this study is to create a electronic contract management system template for the case company using the company’s expectations and objectives. First, the case company can utilize the template for filing in contracts. Second, the template can be used for updating and managing contracts. This study is in three sections. The first part discusses company’s strategy, internal value chain, intensification of the operational processes and different levels of value produced for customers from the perspective of increasing competitive advantage. The second part dwells on data and especially on contract management as in how to optimize and develop them.

The research problem is how to create a functional contract management system template and what kind of information should be saved in the system, so that contracts can be used as strategic asset and so that they strengthen competitive advantage.

The study was conducted in autumn 2009 and in the beginning of year 2010. This thesis was done as a functional study and sources include both literature and publications on the Internet. The study also includes two specialist interviews and authors own opinions. The Manager Marketing Services and Development Man-ager of Sales/Marketing at the case company were also interviewed.

First a general review about contract management and knowledge is presented. Theoretical section of the study is based on both literature and Internet sources. The analytic section of this study includes the presentation of the contract management template made with Microsoft Office SharePoint. Development proposals are given in the final part of the study.

A result of the study was the creation of an electronic contract management template for the case company in consideration of the company's expectations and objectives as well as the information in the theoretical section of the study. The template consists of a contract file which contains contract information columns.