Perehdyttämisprosessin kehittäminen: case Seinäjoen kansalaisopisto

Abstract

Perehdyttäminen on yksi yrityksen suurimmista investoinneista henkilöstöhallinnossa. Hyvin toteutettuna perehdyttäminen vauhdittaa työntekijän oppimista, tukee työntekijää uusissa haasteissa, vähentää virheiden ja taloudellisten vahinkojen määrää, sitouttaa työntekijää ja nopeuttaa työntekijää saavuttamaan optimaalisen osaamisen ja tuottavuuden. Perehdyttäminen selkeäksi laadittuna prosessina auttaa työyhteisöä tukemaan perehdyttämisessä ja sitoutumaan uuteen työntekijään. Uusi työntekijä yhdessä koko työyhteisön kanssa luovat tehokkaan ja toimivan organisaation. Työyhteisön halu tehdä yhdessä hyvää tulosta vaikuttaa liiketoiminnan menestymiseen.

Opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia, mitkä asiat vaikuttavat onnistuneeseen perehdyttämiseen ja mitkä ovat onnistuneen perehdyttämisprosessin vaikutukset. Opinnäytetyönä Seinäjoen kansalaisopistolle kehitetään toimiva perehdyttämisprosessi ja perehdyttämismateriaali.

Opinnäytetyön tutkimusote on kvalitatiivinen eli laadullinen ja tutkimusstrategia on konstruktiivinen tutkimus, sillä opinnäytetyönä laadittiin selkeä tuotos. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua, joka analysoitiin sisällönanalyysin menetelmällä. Kehittämistyö tehtiin fasilitoinnin menetelmällä.

Toimeksiantaja Seinäjoen kansalaisopisto on Seinäjoen kaupungin ylläpitämä, opetusministeriön järjestämislupaan perustuva vapaan sivistystyön oppilaitos, joka järjestää yleissivistävää ja pätevöittävää koulutusta sekä taiteen perusopetusta. Kansalaisopistolla työskentelee eri hankkeista riippuen noin 22 päätoimista henkilöä sekä eri kurssien ja ainealueiden tuntiopettajia lukuvuosittain noin 350 henkilöä. Seinäjoen kansalaisopisto on alueellisesti ja valtakunnallisesti suurimpia opistoja Suomessa. Kursseja järjestetään lukuvuosittain noin 900 kappaletta, ja opetustunteja on lukuvuosittain noin 35 000.

Opinnäytetyön tavoitteena on, että Seinäjoen kansalaisopistolla on toimiva perehdyttämisprosessi, jossa perehdyttäminen hoidetaan suunnitelmallisesti aikaa ja resursseja säästäen, ja jossa perehdytyksen etenemistä seurataan. Perehdyttämisprosessiin sisältyy myös nimettyjen perehdyttäjien valinta, aikataulujen luominen perehdyttämisprosessille sekä monipuolinen ja helposti käytettävä perehdytysmateriaali.

Opinnäytetyö ei pyri olemaan yleisesti perehdyttämisestä tehty opas, sillä perehdyttäminen kokonaisuutena sisältää valtavan määrän eri asioita. Perehdyttämisen eri aihealueista on valittu opinnäytetyöhön sellaiset asiat, jotka auttavat kehittämään kohdeorganisaatiolle toimivan perehdyttämisprosessin. Perehdyttämisen aihealueet ovat avattu teoriassa sillä tarkkuudella, kuin niitä opinnäytetyön kirjoittamiseen ja kehittämistyöhön tarvitaan. Opinnäytetyön teoriaan valitut teemat ovat valittu sen vuoksi, että ne tukevat Seinäjoen kansalaisopiston perehdyttämisprosessin kehittämistyötä.

Keskeisinä tuloksina voidaan nostaa neljä aihetta, jotka nousivat niin teoriasta, kuin haastatteluiden vastauksista. Nimetty perehdyttäjä nousi tärkeimpänä aiheena, koska tärkeäksi koettiin, että on joku, jolta voi kysyä ja kenen puoleen voi kääntyä. Myös perehdyttäjän osaaminen ja persoona, sekä innokkuus perehdyttämistä kohtaan koettiin tärkeäksi. Toisena aiheena ovat resurssit, kuten perehdyttämismateriaali, aikaresurssit ja perehdyttämisen suunnitelmallisuus. Kolmantena aiheena on tieto ja sen saavutettavuus. Tietoa tulee olla riittävästi sekä tieto siitä, mistä sitä on saatavilla. Neljäntenä aiheena on kannustavan työyhteisön tuki, joka vaikuttaa perehdytettävän kokemukseen odotetuksi ja tervetulleeksi tulemisesta. Kannustavan työyhteisön tuki näkyy myös siten, että työyhteisössä uskaltaa kysyä ja tehdä virheitä, sekä se, että työyhteisössä halutaan auttaa.