Conducting an open tendering process - Case: The food services procurement of Laurea University of Applied sciences Otaniemi

Abstract

A public procurement which value exceeds a national or EU threshold must be tendered. The tendering process is highly regulated and there are requirements how a request for proposal is arranged. The process is time consuming and takes resources. It is important that the process is carried out effectively and within the regulation.

The focus of the thesis is on the open tendering process which is the most used procurement procedure along with a restricted process. The theoretical part focuses on public procurements in general and the legislation on public procurement. In addition the thesis presents the renewals of the ongoing Reform of Legislation on Public Procurement.

Laurea University of Applied Sciences is associated as the client company for the thesis. The author of the thesis took part in tendering the food services of Laurea's Otaniemi study unit. The tendering was conducted as an open procurement process and the value of the procurement exceeded the EU threshold. The contract was awarded to the most economically advantageous proposition and the procurement documents were provided electronically in HILMA. The process started in autumn 2013 and ended in spring 2014.

The outcome of this thesis is a process description of the open procurement process. In the thesis the open process is gone through by using the case study's process as an example and the structure of request for proposals is detailed. The process description can be used as a guide to conduct an open procurement process.

Julkinen hankinta, joka ylittää kansallisen kynnysarvon tai EU-kynnysarvon, täytyy kilpailuttaa. Kilpailutusprosessi on säännelty ja tarjouspyynnön laatimiselle on vaatimuksia. Prosessi on aikaa vievä ja se vie resursseja hankintayksiköltä. Onkin tärkeätä, että prosessi on toteutettu tehokkaasti ja säännösten mukaisesti.

Tämän opinnäytetyön painopiste on avoimessa kilpailutusmenettelyssä, joka on yleisimmin käytetty kilpailutusprosessi rajoitetun menettelyn ohella. Teoreettinen osuus keskittyy julkisiin hankintoihin yleisesti ja hankintalakiin. Lisäksi opinnäytetyö esittää hankintalainsäädännön kokonaisuudistuksen muutoksia.

Laurea ammattikorkeakoulu on mielletty opinnäytetyön toimeksiantajana. Opinnäytetyön kirjoittaja osallistui Laurean Otaniemen yksikön ruokapalveluiden kilpailuttamiseen. Kilpailuttaminen toteutettiin avoimena menettelynä ja hankinnan arvo ylitti EU kynnysarvon. Valintaperusteena käytettiin kokonaistaloudellista edullisuutta ja hankinta-asiakirjat julkaistiin sähköisesti HILMA-järjestelmässä. Kilpailutusprosessi alkoi syksyllä 2013 ja loppui keväällä 2014.

Opinnäytetyön tulos on avoimen kilpailutusmenettelyn prosessikuvaus. Opinnäytetyössä on käyty läpi avoin menettely ja tarjouspyynnön rakenne käyttämällä casea esimerkkinä. Prosessikuvausta voidaan käyttää ohjeistuksena avoimen menettelyn toteutuksessa.