Tilahallinnan prosesseja ohjaavat asiakirjat

Abstract

Puolustusvoimien hallintoyksiköt edustavat tilahallinnan projekteissa loppukäyttäjää. Heillä on rooli kaikissa tilahallinnan elinkaarivaiheissa. Muita osapuolia tilahallinnan prosesseissa ovat Pääesikunta, Puolustusvoiminen Logistiikkalaitoksen Esikunta, Logistiikkarykmentti ja Puolustuskiinteistöt. Vuoden 2021 alussa perustetussa Puolustuskiinteistöissä yhdistyi Senaattikiinteistöjen osia ja Puolustushallinnon Rakennuslaitos. Samalla tilahallinnan sopimuksia ja normeja uudistettiin. Tutkimuksessa tilahallinnan sopimusasioista vastuullisten osapuolten kanssa käytyjen keskusteluiden perusteella tunnistettiin voimassa olevat ja luonnosvaiheessa olevat sopimukset ja normit. Lisäksi kartoitettiin tilahallintaan ja rakentamiseen liittyviin luonnosvaiheessa ja voimassa olevaa lainsäädäntöä. Sopimuksista, normeista ja laista tunnistettiin loppukäyttäjälle tärkeimpiä aiheita, kuten tilahallinnan prosesseja, sanastoa ja vastuuosapuolia. Tuloksena pyritään selkeyttämään koko tilahallinnan aihe- ja tehtäväkenttää siten, että tilojen loppukäyttäjät saavat yleiskäsityksen tilahallinnan ohjausasiakirjoista, tilahallinnan osapuolista ja prosesseista. Johtopäätöksenä tunnistettiin tarvetta sopimusten ja osapuolten vastuiden tarkentamiselle loppukäyttäjän näkökulmasta. Lisäksi tunnistettiin tarve henkilöstön koulutukselle, selkeille prosessikaavioille ja erillisten sekä rinnakkaisten tilahallinnan prosessien vieminen ns. vuosikelloon. Johtopäätöksenä tunnistetut tarpeet tullaan tekemään jatkotyönä viranhaltijan toimesta.

The administrative units of the Defence Forces represent the end user in facility management projects and play a role in all phases of the lifecycle of facility management. Other parties in the facility management processes are the General Staff, the Headquarters of the Finnish Defence Forces Logistics Department, the Logistics Regiment and Defence Properties. Defence Properties, established at the beginning of 2021, combined parts of the Senate Properties and the Construction Establishment of the Defence Administration. At the same time, facility management contracts and standards were renewed.

The study, based on discussions with the parties responsible for contract management matters, identified existing and draft agreements and standards. In addition, the legislation was studied with the current and draft laws related to facility management and construction. Agreements, standards and legislation are intended to identify the most important topics for example, vocabulary and responsible parties for the end user.

The result was to clarify the whole subject and task field of facility management, so that the end users of the facilities get a general understanding of facility management control documents, facilities management parties and processes.

As a conclusion, a need was identified for specifying contracts and parties' responsibilities from the end user's point of view. In addition, the need for personnel training, clear process diagrams and the transfer of separate and parallel facility management processes to the so-called annual clock was recognized. The needs identified as a conclusion will be carried out as follow-up work by the office holder.