Ohjelmisto-omaisuuden hallinnan kehittäminen toimeksiantajaorganisaatiossa

Abstract

Organisaatiot tarvitsevat erilaisia ohjelmistoja toiminnassaan. Ohjelmistokulut voivat olla merkittävä osa organisaation toimintamenoista ja siten niiden hallintaan on hyödyllistä panostaa. Kaikella omaisuudella, myös ohjelmistoilla on elinkaari. Ohjelmistojen elinkaari alkaa tarpeen syntymisestä ja päättyy mahdollisten sopimusten päättymiseen ja käytöstä poistoon. Ohjelmiston elinkaareen kuuluu useita huomioon otettavia ja yhteensovitettavia näkökulmia. Ohjelmiston elinkaari kattaa muun muassa hankinta- ja sopimusmenettelyt, ostotoiminnan, ohjelmistojen jakelun, päivitykset ja käytön seurannan sekä ohjelmistoista syntyvien kustannusten tarkastelun aina kirjanpidosta budjetointiin. Koska ohjelmistoista syntyvät kustannukset ovat suuria, on perusteltua, että niiden käyttöä pyritään optimoimaan ja hallitsemaan koko niiden elinkaaren ajan mahdollisimman tehokkaasti. On myös huomioitava, että mahdollinen ali- ja ylikäyttö sopimuksiin nähden voivat aiheuttaa merkittäviä kustannuksia. Ohjelmisto-omaisuuden hallinnassa on kysymys tämän kokonaisuuden suunnitelmallisesta hallinnasta.

Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa toimeksiantajaorganisaation ohjelmistojen hallinnan nykytila toimijoineen yhden omaisuuslajin, työasemaohjelmistojen osalta. Nykytilakuvausten pohjalta tutkittiin, mitä ongelmia kokonaisprosessiin ja sen osiin liittyy. Tavoitteena oli luoda nykytilasta yhteisesti ymmärretty kokonaiskuva, kartoittaa toimintaan liittyvät ongelmat ja esittää näiden pohjalta kehittämissuositukset kokonaishallinnan parantamiseksi. Kehittämissuosituksia ei toteutettu osana opinnäytetyötä. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja primaariaineiston kerääminen tehtiin teemahaastattelun keinoin. Aineisto analysoitiin luokittelun ja teemoittelun keinoin, ja syntyneistä tuloksista johdettiin niihin kohdistuvat kehittämissuositukset.

Tutkimuksen tuloksina syntyi useita mallinnuksia nykytilasta, kuvaukset nykytilanteen ongelmista sekä kehittämissuositukset, joiden toimeenpanolla toimeksiantajaorganisaation on mahdollista saavuttaa eri näkökulmat yhdistävä malli työasemaohjelmisto-omaisuuden hallintaan. Kehittämissuositukset suunniteltiin siten, että ne ovat käytettävissä myös muiden omaisuuslajien hallintaa kehitettäessä. Erityisen tärkeäksi tutkimuksessa nousi esille selkeiden roolien ja vastuiden sekä tiedon saatavuuden merkitys monimutkaisen ja useita toimijoita sisältävän kokonaisuuden yhteistoiminnassa.

Organizations need different kind of software and applications to run their business. Costs from those can be a significant part of organizations´ total expenses, and the management of software used within company can therefore be beneficial to any organization. Like every other type of property or assets, purchased software has a lifespan. The lifespan begins when a need for something emerges and ends when a contract ends, and software is retired from use. There are many aspects to consider during that lifespan, for example tasks such as procurement, purchasing and agreements, distribution and updates, monitoring of use and finance related operations such as budgeting and accounting. Because costs from software can be significant, it is mandatory that software is managed efficiently and with well-planned, clear processes. It is notable that possible expenses from under- or overuse of software can be remarkable. Asset management is all about managing all that in a controlled manner.

The objective of this study was to map out the current state of desktop software asset management in the commissioner organization and research what kind of problems might rise concerning the process as a whole or its parts. The aim of the study was to form a joint understanding of the big picture, map out its problems and based on those, form development recommendations as corrective actions to fix them. Recommendations were not implemented as part of the thesis. The research was conducted as a qualitative study, and primary research material was gathered by interviews. The results were analyzed by classifying and theming, and development recommendations were formed based on the results.

As a result, the research generated multiple models and documents about the current state, descriptions of found problems and development recommendations. By implementation of those recommendations, it is possible for commissioner organization to achieve a model combining different aspects of the workstation software management to work as a whole. The development recommendations were designed so that they can be adapted to management of any other type of IT asset. The most important things to consider according complex and multi-actor environment like IT asset management are clarity of roles, responsibilities and getting right and up to date information during the whole process.