Ostolaskujen käsittelyprosessin kehittäminen : case Uudenkaupungin kaupunki
Vuorinen, Eeva (2022)
2022
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022110922344
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022110922344
Tiivistelmä
Uudenkaupungin kaupungilla otettiin käyttöön vuoden 2017 alussa uusi taloushallintojärjestelmä, jolloin ostolaskuprosessin kulku ja käytäntö muuttuivat kokonaan. Kehittämistyön tavoitteena oli selvittää ja kuvata kohdeorganisaation ostolaskuprosessin nykytilanne sekä luoda kehittämisehdotuksia kohdeorganisaatiolle ostolaskuprosessin tehostamiseksi.
Kehittämistyön teoreettinen viitekehys koostuu neljästä eri kokonaisuudesta: prosessit ja niiden kehittäminen, sähköinen taloushallinto, ostolaskuprosessi ja perehdyttäminen. Työssä avataan prosessi terminä sekä prosessien tunnistamiseen ja kuvaamiseen liittyvät aiheet, perehdytään taloushallinnon ja digitaalisen taloushallinnon käsitteisiin sekä avataan ostolaskuprosessin eri vaiheet. Työssä tutustutaan myös perehdyttämisen määrittelyyn, suunnitteluun, käytännön toteuttamismalliin, arviointiin ja seurantaan, koska prosessiin perehdyttämisellä tehostetaan ostolaskuprosessia.
Kehittämistyön lähestymistavaksi valittiin tapaustutkimus, koska haluttiin selvittää perusteellisesti yrityksen nykytilanne sekä pyrittiin saamaan kehitysehdotuksia. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin teemahaastatteluita, havainnointia ja kyselyä, joiden perusteella laadittiin kohdeorganisaation ostolaskuprosessin nykytilanteesta prosessikaavio sekä sanallinen selvitys. Tämän jälkeen analysoitiin prosessin eri vaiheiden kehityskohteet. Haastattelujen tukena käytettiin havainnointia, jotta pystyttiin paremmin ymmärtämään prosessin ongelmakohdat.
Kehittämistyön tuotoksena kaupungille laadittiin tehostettu prosessikaavio. Työn aikana nousi esille myös kehitysehdotuksia, joiden avulla ostolaskuprosessia voitaisiin kehittää toimivammaksi ja tehokkaammaksi. At the beginning of 2017, the City of Uusikaupunki introduced a new financial management system, which completely changed the flow and practice of the purchase invoice process. The main objective of this development work was to find out and describe the current situation of the purchase invoicing process of the target organization and to create development proposals for the target organization to make the purchase invoicing process more efficient.
The theoretical framework of the development work consists of four different entities: Processes and their development, electronic financial management, purchase invoice process and introduction. The work opens process as a term and the topics related to identifying and describing processes, deals with financial management and concepts of digital financial management and opened the different stages of the purchase invoice process. The work also introduces the definition, planning, practical implementation model, evaluation and monitoring of orientation, because induction with the process will make the purchase invoicing process more efficient.
The development approach was selected as a case study because wanted to find out thoroughly the current situation of the company and tried to get development proposals. Data was gathered through theme interviews, observation and survey, on the basis of which a process diagram and a verbal explanation of the current situation of the purchase invoice process of the target organization were prepared. After that, the development targets of the different stages of the process were analyzed. Observation was used to support the interviews in order to better understand the problem areas of the process.
As a result of the development work, an enhanced process diagram was drawn up for the City. During the work, development proposals were also brought up, with the help of which the purchase invoice process could be made more functional and efficient.
Kehittämistyön teoreettinen viitekehys koostuu neljästä eri kokonaisuudesta: prosessit ja niiden kehittäminen, sähköinen taloushallinto, ostolaskuprosessi ja perehdyttäminen. Työssä avataan prosessi terminä sekä prosessien tunnistamiseen ja kuvaamiseen liittyvät aiheet, perehdytään taloushallinnon ja digitaalisen taloushallinnon käsitteisiin sekä avataan ostolaskuprosessin eri vaiheet. Työssä tutustutaan myös perehdyttämisen määrittelyyn, suunnitteluun, käytännön toteuttamismalliin, arviointiin ja seurantaan, koska prosessiin perehdyttämisellä tehostetaan ostolaskuprosessia.
Kehittämistyön lähestymistavaksi valittiin tapaustutkimus, koska haluttiin selvittää perusteellisesti yrityksen nykytilanne sekä pyrittiin saamaan kehitysehdotuksia. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin teemahaastatteluita, havainnointia ja kyselyä, joiden perusteella laadittiin kohdeorganisaation ostolaskuprosessin nykytilanteesta prosessikaavio sekä sanallinen selvitys. Tämän jälkeen analysoitiin prosessin eri vaiheiden kehityskohteet. Haastattelujen tukena käytettiin havainnointia, jotta pystyttiin paremmin ymmärtämään prosessin ongelmakohdat.
Kehittämistyön tuotoksena kaupungille laadittiin tehostettu prosessikaavio. Työn aikana nousi esille myös kehitysehdotuksia, joiden avulla ostolaskuprosessia voitaisiin kehittää toimivammaksi ja tehokkaammaksi.
The theoretical framework of the development work consists of four different entities: Processes and their development, electronic financial management, purchase invoice process and introduction. The work opens process as a term and the topics related to identifying and describing processes, deals with financial management and concepts of digital financial management and opened the different stages of the purchase invoice process. The work also introduces the definition, planning, practical implementation model, evaluation and monitoring of orientation, because induction with the process will make the purchase invoicing process more efficient.
The development approach was selected as a case study because wanted to find out thoroughly the current situation of the company and tried to get development proposals. Data was gathered through theme interviews, observation and survey, on the basis of which a process diagram and a verbal explanation of the current situation of the purchase invoice process of the target organization were prepared. After that, the development targets of the different stages of the process were analyzed. Observation was used to support the interviews in order to better understand the problem areas of the process.
As a result of the development work, an enhanced process diagram was drawn up for the City. During the work, development proposals were also brought up, with the help of which the purchase invoice process could be made more functional and efficient.