Tapahtuman järjestämisen prosessi Kajaanin Kevätsirkustelutapahtumassa 2000

Abstract

Opinnäytteen lähtökohtana on se, ettei Kajaanin Kaupunkikeskustayhdistys ry:llä ole kirjallista tietoa siitä, mitä tulee huomioida, kun suunnitellaan ja toteutetaan tapahtumia. Opinnäytteen tavoitteena on selvittää, mitä tapahtuman järjestämisprosessi sisältää. Mitä asioita tapahtumaa järjestävien tulee ottaa huomioon, kun järjestetään kaupunki- tapahtumia. Opinnäytteessä on myös käsitelty matkailun suhdetta tapahtumiin ja tapahtumakävijöiden asiakastyytyväisyyttä. Tapahtuman järjestämisprosessia pyritään kuvaamaan Kajaanin Kevätsirkustelu- tapahtuman avulla, jonka järjesti Kajaanin Kaupunkikeskustayhdistys ry 6.5.2000. Kevätsirkustelun suunnitteleminen aloitettiin maaliskuussa 2000 ja tapahtumaa oli toteuttamassa kolme henkilöä. Kevätsirkustelutapahtumassa suoritettiin myös kävijä- haastattelu, jonka tulisi hahmottaa, mitä kajaanilaiset tapahtumista ajattelevat ja minkälaisia tavoitteita ja odotuksia heillä on tapahtumista. Haastattelun avulla pyrittiin myös selventämään Raatihuoneentorin sopivuutta tapahtumiin. Tapahtuman järjestämisprosessi ei selventynyt Kevätsirkustelun avulla, koska tapahtuma suunniteltiin ja toteutettiin lyhyessä ajassa, hyvin kiireellä. Siksi tapahtuman järjestämis- prosessi tulee parhaiten esille teorian kautta. Tulevaisuudessa tapahtumien järjestäminen kannattaa organisoida ja suunnitella huolellisemmin, jotta pystytään täyttämään kohderyhmän odotukset ja tavoitteet. Opinnäytteestä on hyötyä tahoille, jotka suunnittelevat ryhtyvänsä toteuttamaan tapahtumia.

The purpose of the final year paper was to clarify the event organizing process for Kajaani Kaupunkikeskustayhdistys (The Kajaani City Center Association). What issues the event organizer has to take care of while organizing the event. Kajaani Kaupunkikeskustayhdis-tys organizes many events in Kajaani, but lacks written instructions for how to organize an event. This paper also deals with tourism and customer satisfaction. What an event organizing process includes is described through the event called Kevätsirkustelu. Planning and implementing Kevätsiskustelu was started in March 2000. The event was materialised by three persons. During the event Kevätsirkustelu there was also made an interview. The meaning of the interview was to perceive, what the inhabitants of Kajaani think about events and what kind of objective and expectation they have concerning events. The Kevätsirkustelu event was not the best way to describe what the event organizing process includes. Kevätsirkustelu was planned and implemented in a short period of time and in a hurry. The event organizing process has been described more thoroughly in theory.