Sähköisen dokumenttihallinnan kehittäminen kiinteistöalan yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tutkimuskohteena on Espoossa toimiva pitkän linjan kiinteistöalan yritys Matinkylän Huolto Oy. Opinnäytetyön aihe oli ajankohtainen, covid-19 pandemiasta seurannut voimakas tarve digitalisoiduille dokumenttihallinnan ratkaisuille. Opinnäytetyön tavoitteena oli löytää toimeksiantajan sähköisen dokumenttihallinnan prosesseista epäkohtia sekä selvittää miten nykyiset prosessit ja ohjeistukset toimivat ja tutkimuksen pohjalta kirjata selkeät jatkotoimenpiteet parannuksille.

Tutkimus aloitettiin tutkimuskysymyksiin pohjautuvalla tiedonkeruulla ja yrityksen nykytilanteen selvittämiseksi haastattelin yrityksen avainhenkilöitä. Tutkimuksen rajauksena oli tieto sähköisen dokumenttihallinnan muutoksien vaikutukset yhden kiinteistöalan yrityksen liiketoimintaan ja ratkaisua haettiin hallinnollisille osastoille. Tietoperustaksi hain ajankohtaista tietoa käyttäen alan kirjallisuudesta ja alan aikaisemmin tehdystä tutkimuksesta. Tiedonkeruu tulokset kirjattiin referoimalla valittuja lähteitä omin sanoin, jonka jälkeen toteutettiin kyselytutkimus. Kysely toteutettiin sähköisenä verkkokyselynä, jonka tavoitteena oli saada syvempi ymmärrys, kuinka sähköisen dokumenttihallinnan prosessit ja ohjeistukset toimivat ja löytää mahdollisesti taustalla piileviä syitä. Kyselytutkimuksen luotettavuutta varmistettiin huolellisella kysymysten asettelulla ja kysymällä kaikilta samat asiat. Kyselyn tulokset analysoitiin osastoittain sekä koko ryhmän osalta ja kirjattiin yhteenveto tuloksista. Tutkimuksen viimeisessä vaiheessa esitin kehitysideat ja suositukset jatkotoimenpiteille.

Tutkimustulokset kertovat, digitalisaation tehostavan työn tekemistä ja suurin osa kokee myös digitaalisten työkalujen helpottaneen työtehtävien hoitamista. Kuitenkin digitaalisten työkalujen hyödyt eivät ole selkeitä kaikille tai täysin ymmärrettäviä. Eniten haasteita dokumenttien löytämiselle on hallinnollisilla isännöitsijöillä. Esimiesten ja päälliköiden mielestä dokumenttihallinnan prosessit eivät ole selkeitä ja suurin osa vastanneista tiedostaa, että nykyiset toimintatavat dokumenttihallinnan osalta ei toimi. Haasteina koetaan eriävät käytännöt dokumenttien tallennuksien sijainneista dokumenttien nimeämisiin. Kansiorakenteissa koetaan olevan suuria rakenne-eroja ja sähköisen dokumenttihallinnan prosessit koetaan olevan puutteellisia, epäselviä tai ne jopa puuttuvat kokonaan. Ohjeistukset koetaan sekaviksi ja yhtenäiset käytännöt puuttuvat tai niitä ei noudateta.

Yhtiön siirtyessä lähitulevaisuudessa pilvipohjaiseen palvelinympäristön tulisi kansiot tiedostojen säilyttämiselle suunnitella etukäteen tarkasti ja tehdä tarvittavat rajaukset käyttöoikeuksiin. Dokumenttipohjat tulisi olla yhtenäiset ja helposti niitä tarvitsevien henkilöiden saatavilla, huomioiden tarvittavat käyttöoikeudet. Toimeksiantajan tulisi toteuttaa tiedonohjaussuunnitelma tai asiakirjahallinnan toimintaohjeet. Sähköisessä dokumenttihallinnassa on kyse enemmän toimintamallista eikä tekniikasta ja siksi sähköisen dokumenttihallinnan eri vaiheille tulisi tehdä täsmälliset ja ymmärrettävät prosessikuvaukset ja toimintaohjeet ja niiden tulisi olla helposti koko henkilökunnan saatavilla.