Asianhallinnan suunnittelija

Abstract

Sosiaali- ja terveysala digitalisoituu nopeasti ja työtehtävät tehdään uusilla sähköisillä ohjelmilla, joka antoi mahdollisuuden osallistua projektiin hyvinvointialueella. Tein opinnäytetyöni päiväkirjan muodossa. Rajasin tämän opinnäytetyön sosiaalihuollon tiedonohjaussuunnitelman tekoon ja siihen sisältyviin arkistonmuodostussääntöihin, joita pitää ottaa huomioon, kun tekee sosiaalihuollon tiedonohjaussuunnitelmaa.

Sosiaali- ja terveysalalla työskennellessäni olin Lapin hyvinvointialueella asianhallinnan suunnittelijana ja siellä projektin käyttöönotto alkoi maaliskuussa 2022. Toimin tässä tehtävässä vuoden 2022 loppuun saakka. Suunnittelijan tehtävänä oli tarkoitus tehdä Lapin hyvinvointialueen tiedonohjaussuunnitelmaa ja asianhallintajärjestelmän käyttäjien kouluttaminen. Pystyimme tekemään yhteistyötä kansallisarkiston ja muiden asianhallinnan suunnittelijoiden sekä atk-henkilöiden kanssa.

Haasteita projektissa oli paljon, esimerkiksi lyhyellä aikavälillä toteutettava iso projekti, jossa piti perehtyä tiedonohjaussuunnitelman tekemiseen sekä pääkäyttäjän rooliin ja muihin tehtäviin nopeasti. Prosessi oli haastava, koska sen pitäisi valmistua vuoden 2022 loppuun mennessä.

Tiedonohjaussuunnitelman tekeminen eteni kuitenkin suunnitelmallisesti ja yhteistyö projektin tekemisessä oli erittäin mielenkiintoista ja mukavaa hyvien kollegoiden kanssa toimiessa. Uusi organisaatio Lapin hyvinvointialueelle oli vielä keskeneräinen, ja sitä suunniteltiin ja toteutettiin koko vuoden 2022. Nähtäväksi jää miten toimivat palvelut, jotka siirtyvät kunnilta ja kuntayhtymiltä hyvinvointialueille 1.1.2023.

The social and health sector is digitizing quickly, and tasks are done with new digital programs, which gave me the opportunity to participate in the project in the welfare area. I did my thesis in the form of a diary. I limited this thesis to the creation of a social care information management plan and the rules of archive creation included in it, which must be taken into account when making a social care information management plan.

While working in the social and health sector, I was a document management designer in the welfare area of Lapland, and there the implementation of the project started in March 2022. I will work in this position until the end of 2022. The task of the designer was to create management plan for the welfare area of Lapland and to train the users of the document management system. We were able to cooperate with the National Archives and other document management planners and IT people.

There were many challenges in the project, for example a large project to be implemented in a short period of time, where we had to familiarize ourselves with the creation of a data control plan and the role of the main user and other tasks quickly. The process was challenging because it should be completed by the end of 2022.

However, the creation of the document management plan proceeded according to plan and the collaboration in the creation of the project was very interesting and pleasant when working with good colleagues. The new organization for Lapland's welfare area was still unfinished, and it was planned and implemented throughout 2022. It remains to be seen how the services will function, which will be transferred from the municipalities and municipal associations to the welfare areas on January 1, 2023.