Työnohjausjärjestelmän hyödyntäminen talous- ja henkilöstöhallinnossa: toimeksiantajana alalla toimiva yritys
Mustonen, Maria (2022)
Mustonen, Maria
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112924963
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022112924963
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä haluttiin selvittää uuden työnohjausjärjestelmän hyötyjä ja kehittämiskohteita niin talous- kuin henkilöstöhallinnon työntekijöiden kokemana. Toimeksiantajana oli talous- ja henkilöstöhallinnon sekä IT-palveluja tarjoava yritys. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää työnohjausjärjestelmän kehitystarpeet ja prosessien toimivuus, jotta järjestelmää voitaisiin kehittää työtä palvelevammaksi ja prosesseja toimivammiksi.
Tutkimus toteutettiin pääasiassa määrällisenä eli kvantitatiivisena tutkimuksena, mutta työntekijöille kohdistettu kysely sisälsi myös avoimia kysymyksiä, jotka käsiteltiin laadullisen tutkimuksen menetelmiä hyödyntäen. Aineistonkeruumenetelmänä oli Webropolilla tehty kyselylomake. Linkki kyselyyn lähetettiin sähköpostitse yrityksen talous- ja henkilöstöhallinnon työntekijöille. Kyselyssä tiedusteltiin työnohjausjärjestelmän toimintoihin ja käyttöön liittyviä asioita sekä selvitettiin myös viestinnän toimivuutta sisäisesti ja asiakastasolla.
Tutkimukseen vastasi 62 henkilöä. Vastaajista 50 % koki tarvetta lisäperehdytykseen työnohjausjärjestelmän käytössä. Valtaosa, eli 77 % vastaajista, koki järjestelmän tukevan nykyisiä prosesseja. Sisäisen viestinnän toimimattomuutta koettiin olevan verraten enemmän kuin asiakasviestinnän ongelmia uuden järjestelmän käytössä. Vastaajista 60 % koki, että uuden järjestelmän käyttö ei ole vaikuttanut asiakaskokemukseen merkittävästi. Tulevaisuudessa asiakkaat voivat käyttää järjestelmää itsepalveluportaalin kautta ja jatkotutkimuksena järjestelmän käyttöä voisi tarkastella asiakkaan näkökulmasta. The purpose of this study was to investigate the benefits and development targets of a new work control system, as experienced by employees in financial and personnel administration. The client was a company offering financial and personnel administration and IT services. The aim of this thesis was to find out the development needs of the new work management system and the functionality of the processes, so that the system could be developed to better serve the work and make the processes to be more functional.
The research was mainly carried out as quantitative research, but the questionnaire aimed at the employees also included open questions, which were processed using the methods of qualitative research. The questionnaire was created with Webropol survey and reporting tool. The link to the survey was sent by e-mail to the employees. The survey inquired about issues related to the functions and use of the work control system and investigated the functionality of communication internally and at the customer level.
50 % of the respondents felt the need for additional training in the use of the system and 77 % felt that the system supports current processes. When using the new system, it seemed that internal communication problems were more prevalent than customer communication issues. 60 % of the respondents felt that the use of the system has not significantly affected the customer experience. In the future, customers will be able to use the system via the self-service portal, and as a further study, the use of the system could be examined from the customer´s perspective.
Tutkimus toteutettiin pääasiassa määrällisenä eli kvantitatiivisena tutkimuksena, mutta työntekijöille kohdistettu kysely sisälsi myös avoimia kysymyksiä, jotka käsiteltiin laadullisen tutkimuksen menetelmiä hyödyntäen. Aineistonkeruumenetelmänä oli Webropolilla tehty kyselylomake. Linkki kyselyyn lähetettiin sähköpostitse yrityksen talous- ja henkilöstöhallinnon työntekijöille. Kyselyssä tiedusteltiin työnohjausjärjestelmän toimintoihin ja käyttöön liittyviä asioita sekä selvitettiin myös viestinnän toimivuutta sisäisesti ja asiakastasolla.
Tutkimukseen vastasi 62 henkilöä. Vastaajista 50 % koki tarvetta lisäperehdytykseen työnohjausjärjestelmän käytössä. Valtaosa, eli 77 % vastaajista, koki järjestelmän tukevan nykyisiä prosesseja. Sisäisen viestinnän toimimattomuutta koettiin olevan verraten enemmän kuin asiakasviestinnän ongelmia uuden järjestelmän käytössä. Vastaajista 60 % koki, että uuden järjestelmän käyttö ei ole vaikuttanut asiakaskokemukseen merkittävästi. Tulevaisuudessa asiakkaat voivat käyttää järjestelmää itsepalveluportaalin kautta ja jatkotutkimuksena järjestelmän käyttöä voisi tarkastella asiakkaan näkökulmasta.
The research was mainly carried out as quantitative research, but the questionnaire aimed at the employees also included open questions, which were processed using the methods of qualitative research. The questionnaire was created with Webropol survey and reporting tool. The link to the survey was sent by e-mail to the employees. The survey inquired about issues related to the functions and use of the work control system and investigated the functionality of communication internally and at the customer level.
50 % of the respondents felt the need for additional training in the use of the system and 77 % felt that the system supports current processes. When using the new system, it seemed that internal communication problems were more prevalent than customer communication issues. 60 % of the respondents felt that the use of the system has not significantly affected the customer experience. In the future, customers will be able to use the system via the self-service portal, and as a further study, the use of the system could be examined from the customer´s perspective.