Microsoft Office SharePoint Server 2007 käyttöönotto : case: Lahden tiede- ja yrityspuisto Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee Microsoft Office SharePoint Server 2007 käyttöönottoa Lahden tiede- ja yrityspuisto Oy:ssä. Ryhmätyöteknologioiden käyttöönotto on osoittautunut hankalaksi. Hankaluutta lisää ryhmätyöteknologioiden vaikutuksien ja muutoksien vaikea arviointi etukäteen organisaatioon tai ryhmiin. Tästä syystä opinnäytetyön tavoitteena on antaa suuntaviivoja ryhmätyöteknologioiden käyttöönottoon pienissä organisaatioissa, tuoda esiin esiintyneitä ongelmakohtia ja havaita mahdollisia kehitystarpeita organisaatiossa ja MOSS 2007 käytössä.

Tämän opinnäytetyön avulla etsitään vastauksia seuraaviin aiheisiin. Mitä työryhmätietojärjestelmän onnistunut käyttöönotto vaatii pienessä organisaatiossa? Työryhmätietojärjestelmän käyttöönoton ongelmat ja niiden vaikutukset käyttöönottoprojektissa? Miten työryhmätietojärjestelmää käytettiin organisaatiossa? Miten MOSS 2007 käyttöönotto onnistui organisaatiossa ja oliko sillä vaikutusta, että lähes kaikilla käyttäjillä oli korkeakoulututkinto?

Opinnäytetyössä aineistonkeruumenetelminä käytettiin kyselyä ja osallistuvaa havainnointia. Nämä aineistonkeruumenetelmät siksi, että käyttöönotosta saatiin selville käyttäjien ja havainnoijan näkökulmat. Lisäksi opinnäytetyössä hyödynnettiin MOSS 2007 käyttötietoraportointia, jotta saatiin lisätietoa tietojärjestelmän käytöstä. Analyysimenetelmänä opinnäytetyössä toimi sisällönanalyysi.

Tutkimuksesta selvisi onnistuneen ryhmätyöteknologian käyttöönoton pienessä organisaatiossa vaativan tietojärjestelmän käyttöä kaikilta käyttäjiltä ja ryhmiltä. Tämä on saavutettavissa onnistuneella tietojärjestelmän pilotointivaiheella, oikeanlaisella käyttäjien koulutuksella ja organisaation ohjeistuksella ryhmille käytöstä. Ryhmätyölle tulee olla lisäksi tarve, koska muuten käyttäjät saattavat hyödyntää ryhmätyöteknologiaa henkilökohtaisena työkaluna tai he saattavat hylätä sen kokonaan.

Johtopäätöksenä tutkimuksesta voidaan todeta, että MOSS 2007 käyttöönotto organisaatiossa ei ole parantanut havaintoaikana dramaattisesti ryhmien tai organisaation työskentelyä, mutta mentaalisten mallien kehittyessä parannukset ovat mahdollisia ja odotettavia. Tämän selvityksen pohjalta muutos ei kuitenkaan tapahdu hetkessä eikä ilman työtä.

This thesis discusses the implementation of MOSS 2007 in Lahti Science and Business Park Ltd. Implementing collaboration technology has turned out to be a challenging task. It is complex to anticipate what impacts collaboration technology will have and what adjustments will have to be made in an organization. The purpose of this thesis is to examine and give guidelines to collaboration technology implementations in small organizations and to identify the case organization’s needs as to how to evolve towards using of MOSS 2007.

The aim of this thesis is to get answers to the following questions. Firstly, what a successful collaborative information system implementation entails. Secondly, what problems there were in implementing a collaborative information system and how these problems influenced the implementation project. Thirdly, how the collaborative information system was used in the organization. Lastly, how the implementation project succeeded in an organization where nearly every user had a degree and had it affect to the MOSS 2007 implementation and usage?

The data collection method was participant observation and a questionnaire because there was demand to study both the users’ and the implementation person’s perspective. Additionally, MOSS 2007 Site Usage Reports were used to get further information about the usage of the information system. The analysis method was content analysis.

This thesis established that in order to succeed in the implementation of collaboration technology in a small organization all users and groups have to use the information system. This is obtainable by a successful pilot phase, correct user training and organizational directions to groups. There also has to be a need to collaborate because otherwise the users may use the system only for personal purposes or not at all.

In conclusion, MOSS 2007 has not dramatically improved the working processes of the groups or the organization yet, but as the organizational and the users’ mental models evolve, changes are possible and to be expected. According to the results of this thesis, the change takes place neither quickly nor without work.